Виды и назначение служебных документов. Акты. Правила составления и оформления

1. Виды и назначение  служебных документов. Акты. Правила составления  и оформления. 
 

     Характерным свойством документов является то, что они служат источниками и  носителями информации. Документ, а  так же процессы работы с ним является основным объектом в делопроизводстве.

     Документ (от лат. documentum – поучительный пример, свидетельство) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать¹.

     Зафиксировав  информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранность и накопление, а так же возможность передачи ее другому лицу, многократное повторное обращение к информации. Следовательно, документ может выполнять несколько функций.

     Акт – это документ, составленный несколькими  лицами и подтверждающий установленные  факты и события.

     В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: ликвидации организации, приема-передачи (дел, материальных  ценностей и т.д.), списания, инвентаризации, проведения испытаний, испорченных  товаров и др.

     Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В водной части документа указывают основание, которым является, как правило, распорядительный или нормативный документ. Затем перечисляют состав комиссии (должность, инициалы и фамилия каждого ее члена, обязанность, выполняемая в комиссии).

     В констатирующей части акта излагают цели и задачи активирования, описание и характер проведения работ, установленные  факты, а так же выводы и заключения.

     В конце текста перед ссылкой на приложение дают сведения о количестве экземпляров акта и о том, в какие структурные подразделения они направлены.

     Акт подписывают председатель и члены  комиссии, причем указывают их временные  обязанности, а не должность. Для  ряда актов (по материальным, финансовым вопросам) необходимо утверждение руководителем организации (предприятия) и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу. 

 

      2. Номенклатура дел.  Виды, требования  к номенклатуре  дел, оформление. 

     Номенклатура  дел является указателем индексации документов и дел. При индексации документов индекс дела по номенклатуре входит в индекс документа. В номенклатуре дел указываются сроки их хранения, с помощью проводится первый этап экспертизы ценности документальных материалов, определяется время их хранения.

     Номенклатура  дел используется как схема построения справочной картотеки на исполненные документы и как учетный документ при сдаче в архив учреждения (организации, предприятия) дел временного хранения (до 10 лет).

     Номенклатура  дел должна охватывать весь объем  документов, связанных с деятельностью учреждения, при этом учитывается как внутренняя документация, так и получаемая извне.

     Заголовок дела, включенного в номенклатуру, должен отражать один вопрос, один срок хранения документов конкретного дела. В заголовке должны быть указаны: вид документов, хранящихся в данном деле (приказы, протоколы, акты и т.д.); вопрос; автор, корреспондент; период, за который создан документ.

     При составлении номенклатуры дел обязательно  учитываются сроки хранения документов. В зависимости от  практической и научной ценности документов определяют и срок их хранения – временный (до 10 лет включительно), долговременный и постоянный.

     Название  дел в номенклатуре располагают  в определенной последовательности. Вначале помещают дела с распорядительной документацией вышестоящих органов, затем с организационными документами (уставами, положениями). Далее идут распорядительные документы самого учреждения (приказы, распоряжения руководителя), планы, отчеты, переписка с вышестоящими организациями. При наличии большого количества корреспондентов переписка располагается по алфавиту корреспондентов или административно-территориальных названий.

     Номенклатура  дел составляется или обновляется  ежегодно. Она вводится в действие 1 января.

     Номенклатура  дел подготавливается структурными подразделениями  учреждения (организации, предприятия).

     Номенклатуры  дел подразделяются на индивидуальные, примерные, типовые. Индивидуальная номенклатура дел отражает документы одного контрольного учреждения. Примерные и типовые  номенклатуры дел разрабатывают в целях унификации группирования документов определенной категории учреждений с однотипными характером деятельности и составом документов. Типовой номенклатурой устанавливается единая индексация дел для учреждения всей системы.

     Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые – обязательный.

     Каждое  дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения  структурного подразделения и порядкового  номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения. Например: 03-12, где 03 – индекс структурного подразделения; 12 – номер дела по порядку.

     Номенклатура  дел составляют по унифицированной  форме: 
 

     НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ                                    УТВЕРЖДАЮ

     __ ___ _____ № _______               (Наименование должности

     _____________________                                    руководителя организации)

             (место составления)                                               (подпись (расшифровка подписи)

     на _______________ год                                     (Дата) 
 

     (Наименование должности

     руководителя  службы доку-)

     ментационного обеспечения)           (подпись)                   (расшифровка подписи)

       (дата)

     Виза  зав. архивом

     (лица, ответственного за  архив) 

     СОГЛАСОВАНО                                                       СОГЛАСОВАНО

     Протокол  ЦЭК (ЭК)                                                   Протокол ЭМК (ЭПК)

     Наименование  организации                                      архивного учреждения

     ______№_______________                                        ______№____________

     Председатель  ЦЭК (ЭК)                                           Председатель ЭМК (ЭПК) 
 

     В первой графе проставляют индекс дела. Во вторую графу вносят заголовки  дел и наименования структурных  звеньев. При отсутствии структурных подразделений в качество разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия. В третьей графе проставляют (в конце года) количество дел и томов. В четвертой графе указывают срок хранения дела со ссылкой на номер статьи ведомственного или типового перечня документальных материалов. Пятую графу заполняют в том случае, когда делают отметки об уничтожении дел, о передаче их в архив и т.д. В конце года составляется итоговая запись, в которой отдельно подсчитываются дела постоянного, временного и долговременного хранения и учитываются переходящие дела.

     Номенклатура  дел составляется как минимум  в трех экземплярах: для канцелярии, структурного подразделения и архива.

       

 

      3.Составить и оформить  приказ 

Государственный комитет по Народному  образованию 
 

15.03.2001 № 165 
 

г.  Минск 
 
 
 

Об утверждении  примерной номенклатуры дел и

типового положения  о состоянии действующей 

экспертной комиссии профессионально-технических

учебных заведений  г. Минска 
 
 

     В целях совершенствования работы с документами в профессионально-технических учебных заведениях Минска 

     ПРИКАЗЫВАЮ: 

     1.  Утвердить примерную номенклатуру  дел и типовое положение о  постоянно действующей экспертной  комиссии профессионально-технических  учебных заведениях Минска, разработанные ВНИИДААД и согласованные с Главным архивным управлением при Совете Министров Республики Беларусь.

     2.  Профессионально-техническим учебным  заведениям г. Минска в работе  со служебными документами руководствоваться  утвержденной настоящим приказом примерной номенклатурой дел.

     3. Главному управлению по Народному  образованию Минска установить  постоянный контроль за работой  со служебными документами в  подведомственных учебных заведениях  в соответствии с настоящим  приказом. 
 
 
 
 

Заместитель председателя

Государственного  комитета

по народному  образованию РБ                 ________________                  _________________

     (подпись)                                                           (Инициалы, фамилия) 

 

4.  Оформить протокол  Заседания ученого совета 
 

Государственный комитет республики беларусь по Народному  образованию научно-исследовательский  институт СРЕДНЕ -СПЕЦИАЛЬНЫХ  учебных заведений 
 

ПРОТОКОЛ 
 

12.07.2001 № 615

г. Минск 
 

Протокол Заседания  ученого совета 

Председатель  – В.И. Фомин

Секретарь -

Присутствовали: члены ученого совета  ________ человек (список прилагается)

                                                                                                                   (количество человек) 
 

Повестка дня:

1. Об утверждении программы обучения детей шестилетнего возраста.

Доклад _________________ Фомина В.И.

     (должность)

2. Рассмотрение  методических рекомендаций к  «Учебным заданиям по стенографии».

Доклад зав. лабораторией обучения стенографии _____________________

     (фамилия,  инициалы) 

1. СЛУШАЛИ:

Фомина  В.И. – Познакомил членов ученого  совета с программой подготовки к  проведению экспериментального обучения в ряде школ Минска. Вниманию ученого  совета предложена программа обучения детей шестилетнего возраста.

ВЫСТУПИЛИ:

____________ - рассказал  о первых результатах экспериментальной  проверки программы 

  (фамилия,  инициалы)

обучения шестилеток. Результаты хорошие. 
 

 ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Утвердить  экспериментальную программу обучения  детей шестилетнего возраста.

1.2. Отделу учебных заведений определить до 27.08.2001 три школы Минска для организации экспериментального обучения по утвержденной программе. 

2.  СЛУШАЛИ:

____________  - Рассказал о работе, проделанной  лабораторией обучения стенографии  по 

  (фамилия,  инициалы )

разработке  методических рекомендаций к «Учебным заданиям по стенографии».

ВЫСТУПИЛИ:

____________  ________________________________________________________________

  (фамилия,  инициалы)            (основные положения выступления)