Виды документов и их классификация

      Договор – это юридический документ устанавливающий права, обязанности договаривающихся сторон и ответственность за их выполнение. Договора могут быть заключены между организациями или организацией и гражданином или гражданами между собой. Если в договорные отношения вступает организация и гражданин договор называют трудовым соглашением. Существуют такие договора как: Д. о поставках, Д. о материальной ответственности, Д. аренды, Д. банковского счёта и т.п.

      Договор считается заключённым, если между сторонами достигнуты соглашения по всем пунктам.

      Реквизиты договора:

• название док-та: договор
• дата, номер и место составления
• заголовок к тексту
• текст: состоит из вводной части:

      наименование  сторон

      должности и фамилии лиц подписывающих  договор

      предмет договора

      изложение порядка рассмотрения вопросов

      общая сумма договора

• Юр. адреса сторон
• Подписи и печати сторон

      Договор составляется в нескольких экземплярах в зависимости от потребностей участков (чаще всего их бывает 2)

      Текст договора разделяют на разделы и  подразделы. Каждая часть нумеруется арабскими цифрами. Часто договоры фин. назначения  визируются юрист-консультом.

      Контракт представляет собой особую форму срочного  трудового договора, заключённого между предприятием в лице директора и работником. Контракт устанавливает условия найма организации, оплату труда, взаимные обязательства, права, ответственность сторон и основания для досрочного расторжения контракта.

      По  сравнению с трудовым договором  контракт  позволяет более чётко  и конкретно сформулировать условия, организацию и оплату труда с  учётом индивидуальной особенности  работника.

      Контракт  может заключиться на время выполнения работы или на определённый срок. После окончания действия контракта он может перезаключиться на новый срок или продлеваться.

Содержание  контракта:

• наименование сторон и их реквизиты;
• цель и предмет заключения контракта;
• требования к результатам работы;
• срок действия;
• условия организации труда (правила внутреннего распорядка, продолжительность отпуска и т.д.);
• условия оплаты труда (не могут быть ниже min з/п, должен быть установлен порядок выплаты, требования и др. вопросы, а так же вознаграждения);
• обязательства сторон и ответственность за их нарушение;
• порядок разрешения вопросов(не должен противоречить законодательству);
• основание и условия для срочного расторжения контракта;
• адреса сторон и подписи.

 

     Основные виды документов по личному составу

      Резюме. В настоящее время распространенным документом при приеме на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.

      Реквизиты резюме: наименование вида документа, дата, текст, подпись, а также указываются данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон).

      Текст может состоять из разделов:

      Трудовые  контракты. Документом, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их, является трудовой контракт (договор). Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.

      При заключении контракта рекомендуется  указывать следующие основные условия: контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работников. В контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия. Трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.

      Контракт  составляется в двух экземплярах, подписывается  руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта  хранится на предприятии, второй у работника.

      Приказ  по личному составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по личному составу оформляется на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации.

      Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить, который печатается прописными буквами. Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении).

      Приказ  о приеме на работу оформляется также на бланке типовой межотраслевой формы №Т–1. Бланк размером А5 имеет лицевую и оборотную стороны. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия.

      Приказ  о прекращении трудового договора составляется на бланке формы №Т–8.

      В графе «основание» указываются  документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья Трудового кодекса  Республики Беларусь, соответствующая  причине увольнения.

      Все приказы визируются юристом и другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.

      Все приказы по личному составу объявляются  работнику под расписку. Отметка  об ознакомлении с приказом проставляется  самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

      Трудовая  книжка. На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.

      На  титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника полностью без сокращений, а также указывается дата рождения, которая содержит число, месяц и  год.

      Сведения  об образовании и специальности или профессии указываются на основании соответствующих документов (аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее). На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была заведена.

      Все записи на последующих страницах  трудовой книжки производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

      При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования  в сейфах не менее 50 лет.

      Личная  карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы №Т–2, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

      Все записи в карточке делаются на основании  документов, предоставленных работником. На основании паспорта и записей  в трудовой книжке заполняется раздел 1 «Общие сведения». Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

      Главным разделом карточки является раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Записи в этом разделе должны содержать  ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника.

      Личная  карточка заводится на работника  в одном экземпляре, хранится в  сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

      Карточки  уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело также по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет.

      Личные  дела. Совокупность документов, содержащих сведения о работнике представляет собой личное дело (досье). Чаще всего, оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.

      В состав личного дела должны входить  следующие документы:

     1. Внутренняя опись документов, имеющихся  в личном деле. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

     2. Анкета или личный листок по  учету кадров. Личный листок по  учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он заполняется от руки работником при поступлении на работу. Анкета отличается от личного листка тем, что подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником ответственным за персонал предприятия.

     3. Автобиография или резюме. На  коммерческих предприятиях поступающие  на работу, как правило, предоставляют  резюме.

     4. Копии документов об образовании. Можно снимать только с подлинников данных документов.

     5. Копии документов об утверждении  в должности. Помещаются в личные  дела руководителей фирмы. (Копия  протокола заседания Совета директоров  или учредителей фирмы).

     6. Характеристики или рекомендательные письма. Подшиваются в личное дело работника, в том случае, если они предоставлялись при приеме на работу или при утверждении в должности.

     7. Трудовой контракт (договор). Он может  входить в состав документов  личного дела или храниться  отдельно.

     8. Дополнение к личному листу по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листа по учету кадров (или анкеты).

     9. Справки и другие документы,  относящиеся к данному работнику (списки изобретений, научных трудов и пр.)

      Личное  дело заводят после издания приказа  о приеме работника. Они хранятся инспектором по персоналу или  секретарем-референтом в сейфе и  выдаются во временное пользование  лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.

      Таким образом, составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.