Унификация и стандартизация

сокращения количества и повышение  количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

      Основные положения  ГСДОУ охватывают  вопросы документирования

управленческой деятельностью, организации  работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

5. Государственный стандарт. Ежедневно множество служащих встречается в своей работе с различными документами. Документ является носителем информации, в нем отражаются события, факты, приметы окружающей действительности и результаты мыслительной деятельности человека. Для удобства ежедневной работы с одинаково функционирующими документами, созданными различными организациями, и придания им юридической силы, необходимо предъявлять единые требования к их оформлению. Именно поэтому оформление служебных документов строго регламентировано стандартами⁵.

Установлены следующие  категории стандартов:

 - государственные стандарты (ГОСТ).

 - отраслевые стандарты (ОСТ);

 - республиканские стандарты (РСТ).

- стандартов предприятий, учреждений  и организаций (СТП).

В соответствии с ГОСТ 1.0-92 стандарт – это нормативный  документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (или предприятием), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.     

Закон Российской Федерации  «О стандартизации», принятый 10 июня 1993 г., определяет стандартизацию как деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

- безопасности продукции,  работ и услуг; жизни и здоровья

-технической и информационной  совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией

- экономии всех видов  ресурсов.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС) – иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов. Серия 1 ГСС содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения о порядке их разработки, построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации и введении в действие стандартов, о порядке внесения в них изменений, их отмены и др. Серия 6 ГСС содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико – экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87 Единая система  классификации и кодирования  технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.3-83 Унифицированные  системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные  системы документации. Придание юридической  силы документам, создаваемым вычислительной техники. Основные положения.

ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированные  системы документации. Требования к  построению формуляра-образца.

ГОСТ 6.10.6-87 Единая система  внешнеторговой документации. Формуляр-образец.

ГОСТ 6.10.7-90 Единая система  внешнеторговой документации. Счет.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Состав реквизитов, которые  используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные  об организации;

10 - наименование вида  документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения  документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии  приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении  копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении  документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении  документа в организацию;

30 - идентификатор электронной  копии документа.

Документы изготавливают  на бланках. Устанавливают три стандартных формата бланков документов — А4 (210х297 мм); А5 (148х210 мм) и А3 (297х420мм)⁶.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так  и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее⁷. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

В зависимости  от расположения реквизитов устанавливают  два варианта бланков — угловой и продольный. В пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным - начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов;

- флаговым – каждая строка реквизитов начинается от левой границы поля

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают  следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме  письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08,11,14.

Бланк письма в зависимости  от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ и расположения реквизитов 11,12,13,14,15, 17,18,19,20.

Бланк конкретного вида документа, кроме  письма, в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при  необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11,12,13,18,19.

Для организаций  субъектов  РФ, имеющих наряду с  государственным языком РФ государственным  язык субъекта РФ, целесообразно использование  продольного бланка; при этом реквизиты 08,09,14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Бланки документов оформляют (Приложение 1 рис.1 и 2). Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром.

Правила и требования ГОСТ 6.30-2003 носят универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время  на их составление и обработку.

Работы по унификации и стандартизации активно ведутся  и за рубежом.

Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные организации, Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.

В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают  участие более десяти международных  организаций, в том числе Комитет  по развитию внешней торговли Европейской  Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная  организация стандартизации (НСО) и др. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

 

 

 

 

Заключение

Таким образом, унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

          Внедрение унифицированных текстов управленческих документов позволяет получить социальный и экономический эффект. Социальный эффект достигается за счет повышения исполнительской дисциплины работников аппарата управления, оперативности составления и оформления документов, культуры документирования, что в целом способствует совершенствованию работы управленческого аппарата и повышению качества управленческих решений. Внедрение унифицированных текстов позволит свести к минимуму количество ошибок в текстах, отказаться от черновиков, редактирования документов, повторной перепечатки текста.

          Экономическая эффективность определяется в целях обоснования разработок по унификации текстов документов и выбора наиболее рационального объема сборника унифицированных текстов.

Унификация текстов управленческих документов проводится на основе существующих нормативно-методических материалов в области документационного обеспечения управления: государственных стандартов на документы, Единой государственной системы делопроизводства, унифицированных систем документации, общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.

Стандартизация —  это деятельность, направленная на разработку и установление требований, норм, правил, характеристик как  обязательных для выполнения, так  и рекомендуемых, обеспечивающая право  потребителя на приобретение товаров надлежащего качества за приемлемую цену, а также право на безопасность и комфортность труда. Цель стандартизации — достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач. Основными результатами деятельности по стандартизации должны быть повышение степени соответствия продукта (услуги), процессов их функциональному назначению, устранение технических барьеров в международном товарообмене, содействие научно-техническому прогрессу и сотрудничеству в различных областях.

Стандартизация осуществляется на разных уровнях. Уровень стандартизации различается в зависимости от того, участники какого географического, экономического, политического региона мира принимают стандарт. Так, если участие в стандартизации открыто для соответствующих органов любой страны, то это международная стандартизация.

Региональная стандартизация — деятельность, открытая только для соответствующих органов государств одного географического, политического или экономического региона мира. Региональная и международная стандартизация осуществляется специалистами стран, представленных в соответствующих региональных и международных организациях, задачи которых будут рассмотрены ниже.

Национальная стандартизация — стандартизация в одном конкретном государстве. При этом национальная стандартизация также может осуществляться на разных уровнях: на государственном, отраслевом уровне, в том или ином секторе экономики (например, на уровне министерств), на уровне ассоциаций, производственных фирм, предприятий (фабрик, заводов) и учреждений.

Единая государственная  система делопроизводства помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации  документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за использованием документов и группировки их в дела.