- проводить экспертизу проектов  нормативных актов по вопросам  делопроизводства:

     - оценивать качество методических  разработок, учебных программ и  пособий межотраслевого характера:

     - определять основные направления  документоведческих исследований  межведомственного характера, разрабатывать предложения по включению документоведческих исследований в Федеральные целевые программы;

     - вырабатывать рекомендации и  предложения по гармонизации  терминологии, совершенствованию работы служб делопроизводства, унификации и стандартизации служебных документов, разработке информационно-поисковых систем, средств хранения документов и другим аспектам работы с документами;

     - заслушивать информацию органов  государственной власти и местного  самоуправления, организаций, отдельных  исследователей о состоянии и  перспективах развития делопроизводства;

     - давать рекомендации в пределах своей компетенции по разрабатываемым нормативным и методическим документам, проектным и технологическим решениям в области делопроизводства;

     - рассматривать предложения о  профессиональной подготовке кадров  и проведении научных исследований в сфере работы с управленческой документацией;

     - изучать отечественный и зарубежный  опыт делопроизводства и возможность  его применения, организовывать  обмен опытом и пропаганду  новых современных методов и  приемов работы с документами;

     - осуществлять подготовку предложений по заключению международных договоров, направленных на совершенствование делопроизводства. В Комиссию было бы целесообразно включить представителей федеральных органов власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, руководителей и специалистов учреждений Росархива, работников делопроизводственных подразделений и архивов коммерческих и некоммерческих организаций, а также независимых специалистов-экспертов.

     Для осуществления своих функций  Комиссия может создавать из числа своих членов и привлекаемых в установленном порядке специалистов секции, рабочие группы, действующие под руководством членов Комиссии, а также запрашивать и получать от органов власти и управления материалы и информацию по вопросам, входящим в ее компетенцию.

     Кроме предложенного выше закона о документации, в стране должны действовать правовые акты и нормативные документы, устанавливающие  единые требования к административной документации. В их число целесообразно включить:

     - государственную систему документационного обеспечения управления;

     - типовые инструкции по документационному  обеспечению управления в различных  отраслях деятельности или хозяйствования;

     - типовые положения о службе  документационного обеспечения;

     - типовые положения о порядке документирования деловой информации:

     - типовые положения о порядке  организации поиска документов  и использования документированной информации;

     - регламент государственного учета  документов Архивного фонда Российской  Федерации;

     - типовые перечни документов постоянного срока хранения;

     - перечни типовых документов с  указанием сроков хранения;

     - государственные стандарты;

     - общероссийские классификаторы  документов и систем документации, реквизитов документов и иных информационных элементов.

     Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, рекомендациях международных организаций, а также учитывать условия документирования и документооборота в Российской Федерации, и не нарушать положения, установленные Конституцией Российской Федерации и иным законодательством.

     В настоящее время подготовлен  ряд общероссийских нормативно-методических документов, которые прямо или  косвенно способствуют реализации некоторых вопросов автоматизации обмена межведомственной информацией и документацией.

     Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения межведомственного документооборота (делопроизводства, документации) и меры ответственности за их нарушение.

     Решению технологических задач автоматизации  межведомственного документооборота способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6 30-2003 УСД. Система ОРП Требования к оформлению документов.

     Стандарт, предъявляя жесткие требования к  унификации и стандартизации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного обмена информацией и документацией между ведомствами

     Однако  для обеспечения межведомственной автоматизации документооборота исключительно важное значение имеет также ведение и постоянное обновление стандартов общероссийских классификаторов, в т.ч. форм управленческой документации на федеральном уровне, и соответствующая нормативно-методическая регламентация табелей и альбомов форм документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.

     Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного обмена информацией.

     Недавно решен вопрос электронного юридического атрибутирования документов для организации межведомственного документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа. Для этого принят Федеральный закон «О цифровой электронной подписи».

     Все более возрастающее значение в последнее  время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения межведомственной информации и документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и организациях и практически не регулируются общегосударственными нормами. Прежде всего речь идет о так называемом «электронном документообороте, неурегулированность которого соответствующими правовыми актами и технико-технологическими регламентами вызывает все большую озабоченность у специалистов-практиков и общественную неудовлетворенность низким уровнем теоретической и методической проработки. Данный комплекс проблем по изучению электронного документа заслуживает выделения в особую научно-исследовательскую программу (проект) на общегосударственном уровне. В России все большее распространение получает информационный менеджмент или управление информацией. Фактически его использование предполагает создание единой инфраструктуры организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного документационного (информационного) обеспечения процессов управления. Объективные условия для перехода к применению методологии информационного менеджмента, включая методики оргпроектирования в современных российских организациях, к настоящему времени уже созданы.

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Таким образом, документированная информация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.

     В связи с усложнением структуры  и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

     В рамках работ по совершенствованию  организационных структур и методов  управления, улучшению системы правового  регулирования хозяйственной деятельности все более отчетливо выделяется комплекс целенаправленных мероприятий по упорядочению социальной и технико-экономической информации, совершенствованию документирования и документооборота в системах государственного управления.

     Совершенствование информационной деятельности предполагает прежде всего ее рационализацию, т. е. унификацию и стандартизацию форм документов, разработку систем кодирования, внедрение классификаторов технико-экономической информации. Рационализация связана с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления и направлена не только на упорядочение информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной совместимости АСУ. Одна из ее важных задач — повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления.

     Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Вместе с тем в процессе хозяйственной деятельности на предприятиях создаются собственные внутриорганизационные унифицированные формы документов, которые в силу своего повсеместного применения имеют большое значение для документирования управленческой деятельности.

     Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники  при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых методов разработки унифицированных форм документов с учетом возможности их компьютерной обработки.

      СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ.
2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.
3. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Издательство стандартов, 1991.
4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.
5. Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. – М.: Госстандарт, 1993.
6. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.
7. Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике: Учебник, Астрахань, 2003
8. Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям//Секретарское дело – 2001 - №2.
9. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991 - 271 с.
10. Еремченко В.А. Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления// Делопроизводитель – 2001 - №1.
11. Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. М.: Финансы и статистика, 2000.
12. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 288 с.
13. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе. - М.: Инфра-М, 1998 - 572 с.
14. Райхцаум А.Л.. Деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в 20-30-х гг. ХХ века//Делопроизводитель – 2001 - №1.
15. Райцхаум А.Л.. У истоков организации секретарского дела в нашей стране//Секретарское дело. – 2001 - №1.
16. Санкина Л.В. Совершенствование документов методами стандартизации и унификации//Секретарское дело – 2003 - №4.
17. Сокова А.Н. Об использовании кодов формы по ОКУД//Секретарское дело – 2001- №1.
18. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2002.
19. Трубилин И.Т., Семенов М.И., Лойко В.И., Барановская Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: Финансы и статистика, 2002.
20. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводитель – 2001 - №1.
21. Сокова А.Н. Перспективы развития правил оформления управленческих документов//Делопроизводство – 2004 – №2.