Унифицация и стандартизация документов

Наименование вида документа, составленного или изданного  организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и  должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа  оформляют арабскими цифрами  в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют  двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в  последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Регистрационный номер  документа состоит из его порядкового  номера, который можно дополнять  по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях и  др.

Регистрационный номер  документа, составленного совместно  двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров  документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный  номер и дату документа включает в себя регистрационный номер  и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления  или издания документа указывают  в том случае, если затруднено его  определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления  или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные  подразделения, должностные или  физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций  или в несколько структурных  подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов  составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в  последовательности, установленной  правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным  лицом гриф утверждения документа  должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности  лица, утверждающего документ, его  подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой  длинной строки.

При утверждении документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном  уровне.

При утверждении документа  постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверж-дения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф утверждения  документа располагают в правом верхнем углу документа.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным  лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при  необходимости), срок исполнения, подпись  и дату.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата  А5, заголовок допускается не указывать.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных  языках субъектов Российской Федерации  в соответствии с законодательством  Российской Федерации и субъектов  Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков  характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в  именительном падеже или словосочетанием  с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и  т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы  должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк  должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем  на одной странице, графы таблицы  должны быть пронумерованы и на следующих  страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как  правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер  документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и  т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые  нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих  на принципах единоначалия, а также  документах, адресованных руководству  организации, текст излагают от первого  лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных  органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих  права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения  текста от третьего лица единственного  или множественного числа ("отдел  осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица  множественного числа ("просим  направить", "направляем на  рассмотрение");

- от первого лица  единственного числа ("считаю  необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица  единственного числа ("министерство  не возражает", "ВНИИДАД считает  возможным").

Отметку о наличии  приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Если письмо имеет  приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число  листов и число экземпляров; при  наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу  прилагают другой документ, также  имеющий приложение, отметку о  наличии приложения оформляют следующим  образом:

Если приложение направляют не во все указанные в документе  адреса, то отметку о его наличии  оформляют следующим образом:

В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем  углу пишут "Приложение №" с указанием  наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и  сокращенное - на документе, оформленном  на бланке); личная подпись; расшифровка  подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа  на бланке должностного лица должность  этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей  занимаемой должности.

При подписании совместного  документа первый лист оформляют  не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности  лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Согласование документа  оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись  и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают  и прилагают к документу.

Для документа, подлинник  которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной  стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник  которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой  стороны копии отправляемого  документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе  согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование  документа и его приложения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права  лиц, фиксирующих факты, связанные  с финансовыми средствами, а также  на иных документах, предусматривающих  заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью  организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию  документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе  включает в себя инициалы и фамилию  исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его  в дело включает в себя следующие  данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа  краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором  будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его  в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем  структурного подразделения, в котором  исполнен документ.

Отметка о поступлении  документа в организацию содержит очередной порядковый номер и  дату поступления документа (при  необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку  о поступлении документа в  организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной  копии документа является отметка (колонтитул), простав-ляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Документы изготавливают  на бланках.