МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                                        ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

                              

                                             ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

                                        ВЫСШЕГО ПРФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

                    ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

                            

                                ФАКУЛЬТЕТ ИСТОРИИ И ПОЛИТИЧЕСКИХ  НАУК

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 
 

                      

                        ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА 
 

 

                                             Студентки 5 курса

                                УЧЕТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ОТДЕЛА ПО РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛОМ ООО «СЕРВИСНАЯ ТРАНСПОРТНАЯ КОМПАНИЯ» г.НОЯБРЬСК 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                        Ноябрьск 2007 

                                                     СОДЕРЖАНИЕ 

                 ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………….3                                                                                                                                                                                                                                                                                    

     ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА ПО РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛОМ ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «СЕРВИСНАЯ ТРАНСПОРТНАЯ КОМПАНИЯ»

1. Законодательная и нормативно – методическая регламентация деятельности общества и кадровой службы …………………………..16
2. Структура, основные виды деятельности и функции общества ...…...25
3. Задачи и функции отдела по работе с персоналом…………………....31

    ГЛАВА  2. СОСТАВЛЕНИЕ И ХАРАКТЕРИСТИКА УЧЕТНОЙ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

                 2.1 Порядок заполнения первичной учетной документации…………….36

                 2.2 Состав и оформление журналов и книг по учету кадров…………….50

                 2.3 Практика оформления личного  дела, ведения трудовых книжек работников………………………………………………………………54

     ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ОТДЕЛЕ

                 3.1 Автоматизация кадрового учета……………………………………….66

                 3.2 Проектирование инструкции по кадровому делопроизводству и табеля форм документов………………………………………………..70

                 ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………...…....80

                 СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ..….………………………...82

                 ПРИЛОЖЕНИЯ                                                                                    

      
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

            Руководитель организации, нанимая сотрудников для определенных должностных обязанностей, должен знать, что все действия, связанные с их приемом, переводом, увольнением, поощрением и прочим, необходимо фиксировать в специальных документах, называемых кадровой документацией или документацией по личному составу. Иначе будет нарушено российское законодательство, так как Трудовой кодекс Российской Федерации предписывает кадровым службам заключать трудовые договоры, оформлять прием на работу приказом (распоряжением), вести трудовые книжки, выдавать справки о работе и заработной плате.      

     Документирование  процесса трудовой деятельности сотрудников  организации – важная часть деятельности этой организации, так как кадровая документация является основанием для начисления им пенсии, поскольку в ней фиксируется трудовой стаж и размер заработной платы. В результате документирования создаются организационные, учетные, информационно – справочные и другие документы различных видов и разновидностей. Поэтому все кадровые документы должны обладать юридической силой¹ – по своему составу, правилами составления, оформления, хранения, нормативам, рекомендациям, существующим в РФ. Для своевременного и правильного выполнения этих процедур представляется наиболее целесообразным максимально регламентировать как состав кадровых документов, так и технологию работы с ними за счет создания комплекса локальных нормативных актов по делопроизводству: Табеля форм документов, Альбома форм документов, Графика документооборота кадровой службы, Инструкции по кадровому делопроизводству².       

     При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которое всегда сопровождается предоставлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической силы.

       При отсутствии четко установленного  порядка работы с документами руководство предприятия не сможет принимать юридически и организационно выверенные решения, в результате чего предприятие рано или поздно утратит свои позиции на рынке.

     Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не  отвлекались от главных производственных целей предприятия. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

      Актуальность выбранной темы обуславливается тем, что слабо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе всей организации. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят к ошибкам в оплате труда сотрудников, в оплате больничных листов, в подготовке документов для предоставления в государственные социальные органы.

     Объектом  данного исследования является отдел по работе с персоналом ООО «СТК».

     Предметом исследования данной дипломной работы является учетная документация отдела по работе с персоналом Общества с ограниченной ответственностью «Сервисная транспортная компания» (далее ООО «СТК») с момента создания Общества 01.09.2003 по настоящее время.

      

          Цель настоящей работы – провести анализ оформления учетной документации документирования трудовых правоотношений работников с работодателями, чтобы избежать негативных последствий в будущем, как для работников, так и для работодателей.

          В процессе выполнения  квалификационной  работы необходимо решить следующие  задачи:

- выявить  организационную структуру  ООО «Сервисная транспортная компания»;

-  изучить функции, задачи, основные виды деятельности  ООО «Сервисная транспортная компания»;

 - проанализировать нормативно-правовую базу деятельности отдела по рабо-те с персоналом в обществе;

-  дать характеристику учетной кадровой документации;

-  показать все особенности оформления учетных документов;

   - разработать проекты табеля унифицированных  форм документов и ин-струкции по кадровой службе ООО «СТК»

   При  написании  данной  работы  были  использованы  законодательные  акты, нормативно – правовая  документация,  регламентирующая  деятельность организации:

      - Законы Российской Федерации;

      - Подзаконные акты;

      - Нормативно-методические документы;

      - Организационно - правовые документы ООО «СТК».

     Трудовой   Кодекс  РФ   регулирует   трудовые   правоотношения.  Для   любой  кадровой службы, в том числе и для КС «СТК»  Трудовой  Кодекс, является основным законом,  которым руководствуется работодатель.  В  ТК  установлена  обязательность применения ряда  правовых  актов: коллективный  договор,  соглашение, правила  внутреннего трудового распорядка,  а  также таких  документов,  как  трудовой договор, трудовая книжка, график отпусков, заявление работника, приказы работодателя о приеме, увольнении, переводе, отпуске, поощрении и другие.  ООО  «СТК»   находится  в районе  Крайнего Севера, то трудовые  отношения регулируются статьями  главы  50  Трудового Кодекса  РФ «Труд лиц, работающих в районах Крайнего  Севера и приравненных к ним местностях».  Эта глава закрепляет основные права  и гарантии лицам, работающим в РКС – это  районный коэффициент  и процентная  надбавка к заработной плате, сокращенная рабочая неделя, дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск, компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа  к месту использования отпуска и обратно, а также компенсация расходов, связанных с переездом³.

       Современные законы содержат  определения, касающиеся информации  и ее документирования. Особую  важность в этом отношении  представляет Федеральный закон  от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах  с ограниченной ответственностью»⁴. Закон устанавливает обязательность хранения документов общества по месту нахождения его исполнительного органа, обязательность передачи документов на государственное хранение. Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями  и рекомендациями архивных органов.

      Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании»⁵, принятый Государственной Думой Российской Федерации от 15 декабря 2002 года, регулирует  отношения, возникающие при разработке, принятии, применении и исполнении обязательных требований к продукции, процессам производства, оценке соответствия.

        Федеральный закон от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации ( с изм. и доп. от 28   июля 1998  г.)⁶. Его положение конкретизируется в других законах применительно к ведению делопроизводства в таких областях, как связь, транспорт.

         Особую важность представляет  Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»⁷. Настоящий закон - создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

        Федеральный закон  от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».⁸ Данный правовой акт обеспечивает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

       Закон Российской Федерации от 01 июня 2005 года «О государственном языке Российской Федерации» уточняет, что в случае использования других языков тексты на русском языке и языках других народов Российской Федерации должны быть идентичны по содержанию и техническому оформлению.

        Федеральный закон от 17.12.2001 № 173-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», ФЗ от 25.07.2002 №116-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», ФЗ от 01.04.19996 №27-ФЗ «Об индивидуальном учете в системе государственного пенсионного страхования»⁹. В соответствии с этими тремя законами в Российской Федерации устанавливаются и выплачиваются пенсии по  государственному пенсионному обеспечению и трудовые пенсии. Создана система персонифицированного учета Пенсионного фонда РФ, обеспечивающая в будущем возможность определения размера пенсии в зависимости от трудового вклада каждого конкретного человека. Разработаны и внедрены все основные технологические процессы персонифицированного учета. Введено новое понятие «страховой стаж», установлен порядок назначения, выплаты, перерасчета и доставки трудовых  пенсий, порядок сохранения и преобразования  ранее приобретенных прав и другое.