Учет документов в ведомственном архиве

Основанием каждой записи в учетных документах при поступлении  дел является годовая опись дел  структурного подразделения, номенклатура дел организации – источника  комплектования ведомственного архива.

Основанием каждой записи в учетных документах при выбытии  документов являются акт приема – передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акт о неисправимых повреждениях дел.

Сведения о каждой единице  учета документов на электронных  носителях вводятся в базу данных с указанием ее информационного  объема в мегабайтах (Мбайт).

Изменение количества единиц хранения и/или информационного  объема документов на электронных носителях, произошедших в результате перезаписи на новые носители, вносятся в акт  о миграции и перезаписи (в новую  итоговую запись к описи дел и  лист архивного фонда).

Первичными учетными документами  для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу являются описи дел. Учетные номера присваиваются описям дел по листу фонда в валовом порядке. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом самостоятельного номера. Суммарный учет дел осуществляется в соответствии со сведениями итоговой записи к описям. К завершенной описи дел проставляется общая итоговая запись. При выбытии единицы хранения (единицы учета) в графе «Примечание» описи дел ставится отметка «Выбыла».

Список фондов ведется  в ведомственном архиве организации, хранящем документы двух и более  архивных фондов. Архивный фонд вносится в список фондов при первом поступлении  их документов в ведомственный архив  организации. Каждому архивному  фонду присваивается очередной  номер по списку фондов в хронологической  последовательности его поступления. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года. В  итоговой записи указывается количество поступивших и выбывших в течение  предыдущего года и общее количество хранящихся архивных фондов, а также  количество архивных фондов, содержащих особо ценные документы.

Лист архивного фонда  составляется на каждый архивный фонд при первом его поступлении. В  нем учитывается все поступления  и выбытия описанных и неописанных  документов. Листы нумеруются и хранятся в папках с клапанами в порядке  возрастания номеров архивных фондов. Завершенный в делопроизводстве ведомственного архива лист помещается в дело архивного фонда с указанием  даты, должности и подписи работника.

Книга учета поступления  и выбытия документов предназначена  для учета всех текущих, итоговых изменений в составе и объеме архивных фондов и являются основой  для составления листов архивных фондов, паспорта ведомственного архива. Учет каждого поступления или  выбытия документа ведется под  самостоятельным порядковым номером. Количество каждого поступления  или выбытия документов на электронных  носителях указывается дробью: в  единицах учета/единицах хранения с  указанием их информационного объема в Мбайтах.

В ведомственном архиве создаются  картотеки по личному составу  и истории организации. Картотека  по личному составу предназначается  для поиска сведений о трудовом стаже, размере заработной платы и других данных работников организации. Карточки картотеки по личному составу  содержат информацию о фамилиях, именах, отчествах работников, поисковых  данных архивных документов, в которых  имеются сведения о них. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, в пределах одинаковых фамилий – по алфавиту имен и  отчеств. Карточки картотеки по истории  организации содержат информацию о  ее создании, реорганизации (ликвидации) со ссылками на соответствующие нормативные  правовые акты, распорядительные документы, поисковые данные архивных документов и систематизируются в хронологическом  порядке. Ведомственный архив принимает  на хранение справочные, тематические и другие картотеки, образованные в делопроизводстве организации, проводит необходимый комплекс работ по их усовершенствованию и подготовке к передаче в государственный архив.

Паспорт ведомственного архива – документ, отражающий состав, количество документов, хранящихся в организации  по состоянию на 01. 01. каждого года. Паспорта составляются во всех архивах  и содержат итоги учетных данных. В паспорте архива учреждения дается подразделение этих данных для материалов постоянного хранения и материалов по личному составу. Кроме того, указывается  объем материалов, находящихся не в архиве, а еще в структурных  подразделениях. Паспорт составляется в двух экземплярах – один находится  в архиве, второй посылается в архивные органы.

 

 

4. Выявление и  учет особо ценных документов.

 

Выявление и учет особо  ценных документов в ведомственном  архиве проводится по согласованию с  государственным архивом. На выявленные особо ценные документы каждого  архивного фонда составляется отдельная  опись дел. Особо ценные документы  подлежат микрофильмированию с целью  создания их страховых копий. Совокупность страховых копий составляет страховой  фонд, который хранится отдельно от подлинников особо ценных документов. Одновременно со страховым фондом из позитивных микрофильмов, микрофиш и  ксерокопии документов создается фонд пользования. В электронном архиве создаются резервные и рабочие экземпляры документов. 

5. Проверка наличия  и состояния дел.

 

Важнейшим мероприятием, имеющим  целью обеспечить сохранность материалов ведомственного архива, наряду с учетом, является проведение проверки их наличия и состояния.

Под проверкой наличия  и состояния документов понимается проверка их фактического наличия и  физического состояния, сопровождаемая выверкой учетно-справочного аппарата.

Проверка наличия и  состояния дел является постоянной плановой работой ведомственного архива. Основными задачами проверки наличия  и состояния дел являются:

• установление фактического наличия дел, числящихся по описям;
• выявление дел, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации.
• устранение недостатков в учете;
• организация розыска отсутствующих дел.

    Помимо основной  цели – содействовать обеспечению  сохранности документов, - проверка  их наличия и состояния помогает  выявить недочеты в проведении  ряда других работ архива: фондирование  документов, их систематизация, описание, соблюдения правил при выдаче  документов из архивохранилища  и других работ. Проверка наличия  и состояния документов проводится  в ведомственном архиве периодически. Проверка дел постоянного хранения  осуществляется не реже одного  раза в 5 лет, временного (свыше  10 лет) хранения и дел по  личному составу – 10 дет, документов  на электронных носителях –  3 года. Внеочередная проверка проводится  до и после перемещения дел  в другое архивохранилище; после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в архивохранилища посторонних лиц; при смене руководителя ведомственного архива, реорганизации (ликвидации) организации. При проверке проводится сверка сведений, внесенных в описи, со сведениями на обложках дел. Не допускается делать какие-либо пометки или записи в описи дел и другие учетные документы. При обнаружении отсутствия дел организуется их розыск, изучаются учетные документы по выдаче, проверяются рядом находящиеся архивные фонды, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, ранее составленные акты проверки. Розыск проводится в течение года после завершения проверки. По итогам розыска составляется справка, подлежащая утверждению руководителем организации по согласованию с ЭПК соответствующего уполномоченного органа. На основании утвержденной справки необнаруженные дела снимаются с учета. Дела, выданные во временное пользование, считаются имеющимися в наличии. Все обнаруженные в ходе проверки недостатки вносятся в акт . По завершении проверки в конце каждой описи дел подклеивается дополнительный лист, который подписывается работниками, проводившими проверку, с предоставлением записи «Проверено» и даты. Проверка считается завершенной после внесения выявленных изменений в учетные документы и предоставления сведений о наличии учтенных дел архивного фонда в государственный архив.

    При проведении  проверки особое внимание обращается  на физическое состояние материалов  и режим их хранения, поэтому  проверка предупреждает порчу  материалов от сырости и других  неудовлетворительных условий хранения. 

 

6. Учет документов государственными архивами.

 

Ежегодно на основе предоставляемых  ведомственными архивами паспортов  и других учетных документов (карточек фондов, сведений об изменении в  составе и объеме фондов, описей дел и др.) государственными архивами составляется отчет о состоянии  ведомственных архивов по утвержденной статистической форме. Учет архивных фондов и дел, хранящихся в ведомственных архивах, ведется в государственном архиве централизованно, одним структурным подразделением (лицом). 

7. Современное состояние и перспективы развития ведомственных архивов.

 

За время существования  России как самостоятельного государства  произошло несколько полных реорганизаций  структуры федеральных органов, что естественно сказалось на сохранности документов и деятельности архивов организаций.

История создания ведомственных  архивов показывает, что появление  их связано с объективными потребностями  общества в сохранении использовании  архивных документов до поступления  на вечное хранение.

Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в  состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды  с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

Все три названных типа архивов в той или иной степени  в настоящее время испытывают воздействие нескольких факторов. Первый фактор – это законодательное  регулирование их деятельности. Применительно  к решению задач управления, главным  последствием воздействия этого  фактора стало обособление архивных служб отдельных государственных  структур (Президента Российской Федерации, силовых ведомств, МИД, Госфильмофонда и др.) в системе организации  ведомственных архивов. 

Второй фактор – это  организационная перестройка экономической, политической, социальной и интеллектуальной сфер жизнедеятельности российского  общества. Он способствовал бурному росту различных видов негосударственных архивов, ограничению полномочий государственной и ведомственных архивных служб в отношении контроля за негосударственными архивами, породил известные трудности в решении вопросов, связанных с судьбами архивных документов негосударственного происхождения.

Третий фактор – изменение  ценностных ориентиров жизнедеятельности  общества, подчас противоречивое, что  особенно характерно для переходных периодов, - привел отчасти к снижению общественного статуса ведомственных  архивов и одновременно способствовал  повышению престижа отдельных подвидов негосударственных архивов.

Четвертый фактор – концептуальная неготовность архивистов к пересмотру сложившихся, имевших давние традиции профессиональных представлений в  новых политических и социально-экономических  условиях.

Нынешняя ситуация предельно  обострила накапливаемые годами проблемы ведомственного хранения и  создала новые: нехватка площадей, перегруженность  архивохранилищ, сокращение количества штатных работников.

За последние годы во многих министерствах и ведомствах утрачена подведомственная сеть. В прежнем  виде «отраслевой» подход к работе с документами невозможен. Но, тем  не менее, многие федеральные органы осуществляют общеотраслевую координацию  деятельности подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, осуществляют проверки обеспечения  сохранности документов.

В последнее годы активизировалась деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение. Возникают  новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение – хранение документов органами власти и организациями в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ:

 

    Источники:

        Федеральный  закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном  деле в Российской Федерации» // Принят Государственной Думой  1 октября 2004 года.

        Примерное  положение об архиве государственного  учреждения, организации, предприятия. 18.08.1992 г. N 176

        Положение  о постоянно действующей экспертной  комиссии учреждения, организации,  предприятия от 19.01.1995 г. N 2

        ГОСТ  Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.

        Основные  правила работы архивов организаций,  одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002 – М., 2002.