Учет документов как составная часть по обеспечению их сохранности

Список  фондов

       Список фондов ведется в архиве  организации, хранящем документы  двух и более фондов.

     Архивный  фонд, архивная коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении  их документов в архив организации. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.

Объединенному архивному фонду, образованному  из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного.

Если  фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ".

Лист  фонда

     Лист  фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В  нем учитываются все поступления  и выбытия описанных и неописанных  документов фонда.

В графе "Название фонда" в хронологической  последовательности перечисляются  все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

Для объединенных архивных фондов в графе указывается  обобщенное название фонда, а затем  перечисляются названия всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.

Все последующие  изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления  в архив документов фонда.

Описи дел

     Описи дел являются первичным учетным  документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу.

Описи составляются в четырех экземплярах. Учетный номер присваивается  описи по листу фонда в валовом порядке.

Реестр  описей

     Реестр  описей ведется в архиве организации  при наличии двух и более описей. Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Дело  фонда

     Дело  фонда ведется на каждый фонд. В  него включаются документы, отражающие историю организации-фондообразователя и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д.

Акты  и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

     Все документы в деле фонда располагаются  в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. Ведение учетных баз данных.

       Учетные базы данных (БД) ведутся для:

составления в автоматизированном режиме документов централизованного учета;

подготовки  в автоматизированном режиме различного рода статистических сведений, аналитических  таблиц, в том числе о динамике изменений объема, состава и состояния архивных документов;

оперативного  представления сведений о наличии  в архиве документов за определенный отрезок времени.

       Перечень реквизитов учетных  БД составляется в соответствии  с основными показателями, описывающими  объект учета, – фонд, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в опись, – в традиционных учетных документах. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение. 

     Учет  архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива .

     Учету подлежат ВСЕ документы, хранящиеся в архиве.

     Основными единицами учета в архивах  являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме  основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться  документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел. Неописанные документы учитываются по количеству листов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Литература 

1. Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 13.05.2008 №68-ФЗ) // Парламентская газета, №201, 27.10.2004.
2. Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 // СПС «Консультант Плюс» - официально документ опубликован не был.
3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 (в ред. Решения Росархива от 27.10.2003) // Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение, №2, 2001.
4. Гладких С.Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях» // Право и экономика, 2005, №6.
5. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2
6. Правительство обсуждает вопросы сохранности и использования архивов //Отечественные архивы. - 2001.- № 1.
7. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. - 2000.- № 1.
8. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях //Отечественные архивы. - 1999. - № 2.