Требования к составлению и оформлению распорядительной документации

Согласно  сложившейся практике издание распоряжений происходит, как правило, в организациях, занятых в сфере производства и имеющих сложную структуру. В иных организациях издание распоряжений нецелесообразно. Документирование решений по оперативным вопросам в них следует осуществлять путем издания приказов, в т.ч. приказов по административно-хозяйственным вопросам, а также указаний.

Так как  распоряжения издаются для решения  оперативных вопросов деятельности организаций, не допускается издание  распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным, принципиальным задачам, стоящим перед организацией (в этих целях должны издаваться (приниматься) приказы, постановления, решения).

Право издания распоряжений закрепляется в организационно-правовых документах организации (например, уставе) либо делегируется руководителем своим заместителям или главным специалистам (например, главному инженеру предприятия) путем издания распорядительного документа (приказа).

Распоряжение  является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем организации, поэтому к его составлению и оформлению предъявляются требования, аналогичные установленным для приказов.

Как и  приказы, распоряжения делятся на две  основные группы: по основной деятельности и по личному составу.

Распоряжения оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для распоряжений.

Кроме реквизитов бланка при составлении  и оформлении распоряжения используются следующие реквизиты:

1. - заголовок к тексту;
2. - текст;
3. - визы;
4. - подпись;
5. - дата;
6. - регистрационный индекс.

Заголовок распоряжения формулируется по тем  же правилам, что и заголовок приказа, например:

«Об обеспечении  сохранности бланков строгой  отчетности»;

«Об обеспечении  выполнения плана выпуска продукции  в III квартале»;

«Об утверждении  структуры и штатной численности комитетов и управлений Минского горисполкома».

Текст распоряжения обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и  причины издания распоряжения. Констатирующая часть начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания распоряжения излагаются предложениями с отглагольными существительными. В основном используются существительные в творительном или родительном падеже, к примеру:

«В соответствии с указаниями…»;

«В целях  обеспечения сохранности бланков  строгой отчетности…»;

«В целях  выполнения плана выпуска продукции…».

Если  распоряжение издается на основании  или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Констатирующая часть распоряжения в этом случае может оформляться следующим образом:

«Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от … № … «О…»;

«Основание: Указ Президента Республики Беларусь от … № … «О…».

Если  распорядительная часть распоряжения не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная  часть распоряжения по основной деятельности начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются прописными буквами  от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) без кавычек и без разрядки. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в том случае, если исполнителю поручается выполнить то, что не входит в его непосредственные обязанности по занимаемой должности. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение распоряжения предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам.

Пункты  и подпункты распоряжения излагаются в форме повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя  или наименование структурного подразделения в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения.

 

   Оформление постановлений и решений

   Управленческие  решения могут быть оформлены  письменно в форме документов, на электронных носителях, либо переданы вербальным путем (например, устные распоряжения).

   Документы можно классифицировать по следующим  основным признакам:

   а) уровень иерархии, нормативно-методического  обеспечения -международное сообщество, страна, регион (республика, край, область), город, село, фирма;

   б) правовой статус документа - обязательные к исполнению (законы, стандарты, указы, постановления, положения, программы, планы, формальные распоряжения) и рекомендательные (инструкции, методики, рекомендации и т.п.);

   в) содержание документа - технические (инвестиционные проекты, конструкторско-технологическая документация, методики и т.п.), экономические (технико-экономические обоснования, финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, бизнес-планы и т.п.), организационные (организационные проекты, устав, организационные структуры, протокол, инструкции и т.п.).

   Обязательные  атрибуты документов фирмы - цель документа, основание для разработки, место данной цели (задачи, функции и т. п. подсистемы системы менеджмента), основание для разработки, ссылки на научные подходы и принципы, которые должны соблюдаться при решении цели (задачи), потребитель информации, нормы и правила их использования, возможный круг исполнителей, требования к качеству работ, экономии ресурсов, срокам, санкции, источники информации. В методических документах, кроме этих данных, должны быть приведены конкретные методы.

   Во  всех документах должен быть раздел "Основные положения" и в большинстве  — "Информационное обеспечение". Примерное содержание раздела "Основные положения":

1. основание для разработки;
2. актуальность (с точки зрения положения дел в мире, стране, на фирме в данной области);
3. назначение документа;
4. основные термины и определения;
5. область применения документа (кому предназначен);
6. органы, контролирующие применение документа;
7. ответственность за несоблюдение требований документа.
8. Примерное содержание раздела "Информационное обеспечение":
9. классификация информации, используемой при применении документа;
10. требования к информации;
11. источники получения информации;
12. технология и технические средства получения (сбора), обработки, передачи, накопления и использования информации.

   Документы предлагается оценивать по следующим  критериям качества:

   1) комплексность документа, т.е.  рассмотрение в нем технических, экологических, эргономических, экономических, правовых, организационных и других вопросов в их взаимосвязи, целенаправленность документа;

   2) степень соответствия документа  (объекта) международным требованиям  по экологичности, безопасности, взаимозаменяемости, патентной чистоте, правовой защите и др. вопросам;

   3) степень использования мировых  достижений и гармонизации, интегрированности  документа с мировыми системами;

   4) количество примененных при разработке  документа научных подходов (системный, маркетинговый, воспроизводственный, функциональный и др.);

   5) количество примененных при разработке  документа современных методов (функционально-стоимостный анализ, моделирование, прогнозирование, оптимизация и др.). Если эти методы рекомендуется применять при разработке объекта, то это требование должно быть зафиксировано четко в документе;

   6) экономическая обоснованность управленческих  решений;

   7) повторяемость документа, его  перспективность, масштаб применения;

   8) степень апробированности документа в научных кругах, федеральных и региональных органах управления, на практике;

   9) имидж организаций - разработчиков  документа и квалификация его разработчиков;

   10) органы, согласовавшие и утвердившие  документ;

   11) степень соблюдения стандартов на оформление документа, однозначность понятий, четкость, доступность изложения, наглядность.

   Документы, отвечающие перечисленным критериям (требованиям) качества, будут конкурентоспособными на внутреннем и внешнем рынках. Качество документа является основным условием обеспечения конкурентоспособности товаров, фирм, страны.

   Одним из условий качественного оформления управленческого решения в соответствующем  документе является обеспечение  высокого качества межотраслевой документации, оформленной в виде государственных стандартов Российской федерации. В настоящее время действуют более 20 систем документов:

1. Государственная система стандартизации (ГСС);
2. Единая система конструкторской документации (ЕСКД);
3. Единая система технологической документации (ЕСТД);
4. Единая система технологической подготовки производства (ЕСТПП);
5. Единая система обеспечения единства измерений (ГСН);
6. Система стандартов безопасности труда (ССБТ);
7. Разработка и постановка продукции на производство (СРПП);
8. Государственная система "Надежность в технике"
9. Системы качества (СК);
10. Система сертификации и др.

 

       Список использованных информационных источников

  1. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: АО "Бизнесшкола "ИнтелСинтез". Издание второе. 2010

  2. Андреева В.И., Батюк С.Н. Инструкция  по документационному обеспечению организации. М.: АО "Технолюкс2". 2009

  3. Ермакова И.Н. Артемов О. Ю.  Фирма: Управление. Кадры. Документы.  М.: АтлантЦентр. 2007.

  4. Кузнецова Т.В. Лосев В.И. Управленческая  документация: Учебное пособие. М.: Экономика 2009.

  5. Фельзер А.Б. Миссерман М.А.  Делопроизводство: Справочное пособие. Киев: Высшая школа 2008.

  6. Делопроизводство [Документальное обеспечение управления] : учебник / М.И Басаков, О.И. Замыцкова. – Изд. 11–е  - Ростов н/Д : Феникс, 2012 – 376с. – (Среднее профессиональное образование).