Требования к изготовлению документов. Форматы бумажных документов

Содержание

Введение………………………………………………………………………….3

1. Основные требования к изготовлению документов……………………….5
2. Форматы бумажных документов…………………………………………..19

Заключение…………………………………………………….………………..21

Список литературы…………..…………………………………………………22

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

    Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

      Документ  – это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая  организацией или частным лицом  в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.¹

     Документ  – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.²

      Все документы по отражаемым в них  видам деятельности делятся на две  большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

      Документы по наименованию, форме и составу  реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

     Правила составления и оформления служебных  документов изложены в Российском стандарте  ГОСТ Р 6.30-97 УСОРД. Он распространяется  на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) -постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

• федеральных  органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая  субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

•       предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности». 
 
 
 
 
 
 

1  Основные требования к изготовлению документов

    Документы допускается изготавливать на пишущей  машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники.

    Отдельные внутренние документы, авторами которых  являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

    Все реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервала. Реквизиты оформляют через 2-3 интервала друг от друга. Максимальная длина строки каждого реквизита (кроме текста) - 28 знаков. Текст документа печатают через 1,5 интервала (на бланках А4). Реквизиты располагаются на документе:

    1. От границы левого поля

    "заголовок  к тексту", "текст" (без абзацев), "отметка о наличии приложений", "фамилия исполнителя и номер  его телефона", "отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело", наименование должности в реквизитах "подпись", "гриф согласования", заверительные надписи "верно"; слова "примечания" и "основание", если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ"; в протоколах слова: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ".

    2. Отступив пять печатных знаков  от границы левого поля, печатают  начало абзацев.

    3. Отступив 32 печатных знака - реквизит "адресат".

    4. Отступив 40 печатных знаков - реквизиты  "гриф ограничения доступа  к документу" и "гриф утверждения".

    5. Отступив 48 печатных знаков, печатают  инициалы и фамилию должностного  лица в реквизите "подпись".

    Реквизит  – обязательный элемент оформления официального документа.3   Применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнения с документами. Реквизиты документа равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы, другие носят чисто служебный характер и необходимы для организации работы с документами, третьи выполняют  учетную функцию. Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов используются при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполнения документа. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов.  Только тогда  она становится документом. От  полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

    Каждому реквизиту отведено определенное место  на листе бумаги, но все реквизиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них взаимоисключающие, например, вид документа и справочные данные об организации; гриф утверждения и адресат. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

     Применение  государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации  работы с ними, повышает культуру управленческого  труда.

     Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов можно грамотно оформить любой документ.

    Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований:

    01 - Государственный герб Российской  Федерации;

    02 - герб субъекта Российской Федерации;

    03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

    04 - код организации;

    05 - основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

    06 - идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

    07 - код формы документа;

    08 - наименование организации;

    09 - справочные данные об организации;

    10 - наименование вида документа;

    11 - дата документа;

    12 - регистрационный номер документа;

    13 - ссылка на регистрационный номер  и дату документа;

    14 - место составления или издания  документа;

    15 - адресат;

    16 - гриф утверждения документа;

    17 - резолюция;

    18 - заголовок к тексту;

    19 - отметка о контроле;

    20 - текст документа;

    21 - отметка о наличии приложения;

    22 - подпись;

    23 - гриф согласования документа;

    24 - визы согласования документа;

    25 - оттиск печати;

    26 - отметка о заверении копии;

    27 - отметка об исполнителе;

    28 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

    29 - отметка о поступлении документа  в организацию;

    30 - идентификатор электронной копии  документа.

    Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.³

    Реквизиты 1-14 – реквизиты, размещенные на  поле углового или продольного штампа, 15-27 – на рабочем поле, 28-30 – на границе со служебным полем документа.

    Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов на верхнем поле документа в соответствии с Федеральным конституционным  законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ  «О Государственном гербе Российской Федерации».  Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

    Наименование  организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных  документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

    Справочные  данные  указываются в бланках  писем и включают в себя: почтовый адрес  органа исполнительной власти, номер телефона, факса, официальный  адрес электронной почты, Интернет-адрес  и другие сведения по усмотрению.

    Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

  Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

    Дату  документа оформляют арабскими  цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

    Например, дату 7 декабря 2010 г. следует оформлять 07.12.2010.

    Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 07 декабря  2010 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2010.12.07.

    Дата  документа проставляется должностным  лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Службой делопроизводства при регистра-ции документа, или непосредственно составителем при подготовке докумен-та (докладная, служебная записка, заявление и др.).

    Регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера, который можно  дополнять по усмотрению организации  индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.