Типы документов

4. Типы документов 

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как  уже отмечалось, документ – это  деловая бумага, оформленная с  учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и  имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством  регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или  отдельных должностных лиц. 

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени  доступности содержащейся в ней  информации. Обобщая цели, задачи и  условия документирования, специалисты  выделяют ряд факторов, позволяющих  разделить все документы на отдельные  типы и виды. 

По фактору адресации  документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется  между должностными лицами, подразделениями  одной организации, учреждения. При  этом адресант и адресат документа  состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной. 

Внешняя деловая  переписка ведется между разными  организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в  прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами. 

По содержанию и  назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и др. виды документов, каждый из которых  характеризуется общностью требова­ний, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов. 

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая  информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов. 

По фактору доступности  документируемой информации документы  могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа  и конфиденциального характера. 

Документы разделяют  по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают  оригинал (первый эк­земпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа [4, 14-16]. 

В последнее время  выделяют еще один классификационный  признак – форма отправления  официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существует электронная  деловая корреспонденция и фак-совые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправлениями. 

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются: 

·           организационно-правовая документация; 

·           плановая документация; 

·           распорядительная документация; 

·          информационно-справочная и справочно-аналитическая  документация; 

·          отчетная документация; 

·          документация по обеспечению кадрами (по личному составу); 

·          финансовая документация; 

·          документация по материально-техническому обеспечению; 

·          договорная документация и другие системы  документации, включая и те, которые  отражают основную деятельность учреждения. 

Общим для всех видов  и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. 

Далее подробнее  будут рассмотрены системы документации, включающие наиболее часто используемые виды служебных документов и официальных  писем.