Тематическая и биографическая справка архива

     В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

     В тексте архивной справки не допускаются  комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

     После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также  номера листов в деле).

     Архивная  справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива, право подписи справки устанавливается в положении о службе ДОУ или в положении об архиве организации. Справка заверяется печатью организации; второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.

     Архивные  справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством².

     Получатель  архивной справки, копии или выписки  расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 2. ОБЩИЕ СВОЙСТВА ТЕМАТИЧЕСКОЙ И БИОГРАФИЧЕСКОЙ СПРАВКИ

 

1. Общие характеристики запросов

 

     Запрос  – это письмо организации или  заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

     Исполнение  запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.

     Исполнение  запросов осуществляется в три этапа:

     1. Прием запроса и работа с заявителем.

     2. Поиск запрашиваемой информации.

     3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы.

     При приеме запроса необходимо уделить  внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил  в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов.

     Если  запрос относится к категории  платных, следует известить об этом заявителя.

     Государственный архив не может взимать плату  за исполнение социально-правовых запросов, запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и другое.  

      Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.

      При исполнении повторных запросов или  составлении по просьбе гражданина справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

     При поиске запрашиваемой информации следует  помнить о сроках исполнения.

     Срок  пересылки непрофильного запроса  в другие архивные учреждения с информированием  об этом заявителя или предоставление ему письменных рекомендаций о месте  хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.

     Срок  исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие запросы исполняются на основании просмотра описей, каталогов.

     Срок исполнения запросов, требующих обращения к документам архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней³.

     Исполнение  запросов граждан и организаций  является одной из основных форм информационного обеспечения пользователей, которое предусматривает выявление архивом запрашиваемой информации по документам, подготовку и предоставление пользователям соответствующих информационных документов.

     Архивная справка должна содержать в себе точное и ясное изложение имеющихся в документах сведений по запросу заявителя.

     Из  года в год возрастает количество запросов поступающих в архив  от учреждений, организаций и граждан. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Виды  запросов

 

     Запросы бывают четырёх видов:

- Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Тематическими являются запросы имущественно-правового характера – подтверждение права наследования, владения имуществом, включая недвижимость и земельные участки, запросы о подтверждении факта рождения, смерти, бракосочетания. В запросе должно быть указано событие (факт), о котором требуется выявить сведения, время его совершения, наименование и дата необходимого документа, базовые биографические сведения о лице. Выделение земельного участка - необходимо указать время выделения земельного участка, ФИО лица, которому он был выделен, местонахождение участка, а также название организации выделившей участок.

      Тематические  запросы поступают в основном от организаций.

- Биографический запрос - запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.

- Запросы генеалогического характера - о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, история семьи, рода.

     В запросе необходимо указать данные о лице, с которого необходимо начать поиск - деде, прадеде (ФИО, дату или  год рождения, место рождения, место  проживания, имена родителей, число детей в семье или первый ли ребёнок в семье, вероисповедание), а также всю имеющуюся информацию о лицах, о которых запрашиваются сведения (наличие братьев и сестёр, их имена, даты рождения, занятие родителей, бабушек, дедушек, места проживания, работы и другое).

- Запросы социально-правового характера - о подтверждении стажа работы, о заработной плате за определенный период времени, фактов рождения, бракосочетания и смерти, о награждении, раскулачивании, репрессиях и другие.

• О подтверждении стажа работы - необходимо указать ФИО на момент работы в организации (при условии её отличия от ФИО заявителя), место работы (наименование предприятия, структурного подразделения), время работы в организации (по возможности - номера приказов о назначении и увольнении); желательно приложить к запросу копии страниц трудовой книжки с записями о времени работы в организации.
• О подтверждении фактов рождения, бракосочетания и смерти - необходимо указать ФИО на момент рождения, брака, смерти (женщинам - девичью фамилию), точную дату события или примерный год, место события.
• О награждении - необходимо указать ФИО на момент награждения, наименование награды, место работы на момент награждения, год награждения.
• О раскулачивании - необходимо указать ФИО раскулаченного лица, возраст, состав его семьи, место проживания.
• О репрессиях - необходимо указать ФИО репрессированного лица, возраст, место рождения, проживания, время репрессии.

     Они делятся на три группы:

• служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти;
• от физических и юридических лиц;
• запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские⁴.

     Вообще, некоторые архивы принимают не только социально-правовые запросы, составленные на бумаге, но и отправленные по электронной почте, а некоторые – даже по телефону.

     При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет  ответы в виде следующих информационных документов:

§  архивная справка;

§  архивная копия;

§  архивная выписка.

     Помимо  основных форм ответов на запросы, архив  может составлять информационное письмо либо по собственной инициативе,  либо в ответ на запрос пользователя. Письмо содержит сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.

     При исполнении тематических запросов организаций  и граждан в государственном  архиве могут создаваться такие  информационные документы, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов.

     Тематический  перечень документов – систематизированный  перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых  данных.

     Тематическая  подборка документов – комплект копий  документов или цитат из документов на данную тему.

     Тематический  обзор документов – информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.

     Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.

     Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом⁵.

     Органами  правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

     На  место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных  архивных документах делается отметка  об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 3. ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ И ВЫДАЧА АРХИВНЫХ СПРАВОК В ИСТОРИЧЕСКОМ АРХИВЕ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ 

     В бюджетном учреждении Омской области  «Исторический архив Омской области» по исполнению запросов работает 2 отдела:

- Отдел использования и публикации документов;

- Отдел по обращениям граждан и исполнению социально-правовых запросов.

     Отдел использования документов состоит из трех участков:

• Участок публикации;
• Фотоучасток;
• Читальный зал.

     Участок публикации осуществляет следующие  виды работ: