Сутність планування як функції управління

Сутність  планування як функції управління

Щоб спільні  зусилля співробітників організації  були успішними, вони повинні знати, що від них очікується. Для цього  необхідно:

сформулювати  цілі, до яких прагне організація;

визначити шляхи досягнення встановлених цілей;

на підставі цього поставити задачі перед  підрозділами організації та конкретними  виконавцями. 

Все це у сукупності і характеризує у  широкому розумінні сутність функції  планування. Планування – процес визначення цілей організації та прийняття  рішень щодо шляхів їх досягнення. 

Зміст процесу планування полягає у  пошуку відповідей на три ключових питання:

де організація  знаходиться у даний момент (теперішній стан)?

чого  організація прагне досягти (куди вона прямує)?

як організації  потрапити звідти, де вона є, туди, куди вона прагне? 

Планування  є первісною з-поміж решти функцій  управління, оскільки прийняті в процесі  її реалізації рішення визначають характер здійснення всіх інших функцій управління. 

До підфункцій планування відносяться: цілевстановлення, прогнозування, моделювання, програмування. 

Мета  планування полягає у створенні  системи планових документів, які  визначають зміст та певний порядок  дій для забезпечення тривалого  існування організації. 

Схематично  процес планування в організації  можна представити як послідовність таких етапів (рис. 5. 1):

Встановлення  цілей діяльності організації.

Розробка  стратегії діяльності організації (шляхів досягнення цілей).

Надання стратегії конкретної форми (впровадження стратегії у конкретні дії  організації). Цей етап здійснюється шляхом розробки забезпечуючих планів та бюджетів. 

На практиці існує багато критеріїв класифікації планів організації. Найчастіше з них  використовують такі:

за критерієм  широти охоплюваної сфери розрізняють  стратегічні й оперативні плани;

за критерієм  часового горизонту планування плани  поділяють на довгострокові й  короткострокові;

за ступенем конкретизації виділяють завдання й орієнтири. 

Стратегічні плани – це плани, які визначають головні цілі організації, стратегію  придбання та використання ресурсів для досягнення цих цілей. 

Оперативні  плани – це плани, у яких стратегія  деталізується у розрахованних  на короткий термін рішеннях щодо того:

що конкретно  треба зробити,

хто повинен  це зробити,

як це має бути зроблено. 

Короткострокові плани – це плани, які складаються на період до 1 року. Вони, як правило не мають змінюватися. 

Довгострокові плани – це плани розраховані  на перспективу 3-5 років. Ці плани мають  враховувати зміни у зовнішньому  середовищі організації та вчасно реагувати  на них. 

Завдання  – це плани, що мають чіткі, однозначні, конкретно визначені цілі. Їх не можна тлумачити двозначно (збільшити  виробництво на 3% за рік). 

Орієнтири – це плани, що носять характер напрямку дій. Їх використання доцільне за умов невизначенності середовища, великої ймовірності непередбачуванних змін, які вимагають гнучкості управління. Вони визначають курс дій, але не прив’язують управління до жорстких конкретних цілей, тобто вони надають у певних межах свободу для маневру (збільшити обсяги виробництва на 3-4% за рік). 
 
 

1. Планування 

Функція планування передбачає рішення про  ті, якими повинні бути цілі організації  і що повинні робити члени організації, щоб досягнути цих цілей. 

Стратегічне планування являє собою набір  дій і рішень, зроблених керівництвом, які ведуть до розробки специфічних стратегій, призначених для того, щоб допомогти організації досягнути своїх цілей. 

Процес  стратегічного планування є інструментом, що допомагає в прийнятті управлінських  рішень. Його задача - забезпечити нововведення і зміну в організації в достатній мірі. Точніше кажучи, процес стратегічного планування є тією парасолькою, під якою ховаються всі управлінські функції. 

Суть  стратегії. Слово "стратегія" сталося  від грецького strategos, "мистецтво  генерала".  

Стратегія являє собою детальний всебічний комплексний план, призначений для того, щоб забезпечити здійснення місії організації і досягнення її цілей. 

Стратегічній  план повинен розроблятися швидше з  точки зору перспективи всієї  корпорації, а не конкретного індивіда. Хоч, на особистих підприємствах фундатор підприємства може дозволити собі відносну розкіш поєднувати особисті плани зі стратегією організації. 

Стратегічній  план повинен влаштовуватися обширними  дослідженнями і фактичними даними. Щоб ефективно конкурувати в сьогоднішньому світі бізнесу, фірма повинна постійно займатися збором і аналізом величезної кількості інформації про галузь, ринок, конкуренцію і інші чинники. 

Стратегічній  план додає фірмі визначеність, індивідуальність, що дозволяє їй залучати певні типи працівників, і, в тій же година, не залучати працівників інших типів. Цей план відкриває перспективу для організації, яка направляє її співробітників, залучає нових працівників і допомагає продавати вироби або послуги. 

Нарешті, стратегічні плани повинні бути розроблені так, щоб не тільки залишатися цілісними протягом тривалих періодів годині, але і бути досить гнучкими, щоб при необхідності можна було здійснити їх модифікацію і переорієнтацію. 

Планування  і успіх організації. Деякі організації, як і індивіди, можуть досягнути певного рівня успіху, не затрачуючи великого труда на формальне планування. Більш того стратегічне планування саме по собі не гарантує успіху. Організація, що створює стратегічні плани, може потерпіти невдачу через помилки в організації, мотивації і контролі.  

Проте, формальне планування може створити ряд важливих і часто істотних сприятливих чинників для організації. 

Сучасний  темп зміни і збільшення знань є настільки великим, що стратегічне планування представляється єдиним способом формального прогнозування майбутніх проблем і можливостей. Стратегічне планування дає основу для прийняття рішення. Формальне планування сприяє зниженню ризику при прийнятті рішення. Планування, оскільки воно служити для формулювання встановлених цілей, допомагає створити єдність загальної мети всередині організації. 

Для стратегічного  планування характерні наступні положення. 

1. Невеликий  плановий відділ (менше за 6 чоловік) корпорації доповнюється плануванням на нижчих рівнях. 

2. Вік  функції планування навіть в  найбільш великих корпораціях  нараховується менш десяти років.  

3. Стратегічні  плани розробляються на нарадах  вищого керівництва корпорації, що проводяться щорічно. 

4. Річній  стратегічний план об'єднується  з річним фінансовим планом. 

5. У  більшості організацій вважають, що функція планування 

може  бути вдосконалена. 

Цілі  організації. Першим і, можливо, самим істотним рішенням при плануванні буде вибір цілей організації. 

Основна загальна мета організації - чітко виражена причина її існування - означається  як її місія. Цілі виробляються для  здійснення цієї місії. 

Місія деталізує статус фірми і забезпечує напрям і орієнтири для визначення цілей і стратегій на різних організаційних рівнях. Формулювання місії організації повинне містити наступне: 

1. Задача  фірми з точки зору її основних  послуг або виробів, її основних  ринків і основних технологій. Простіше кажучи, якою підприємницькою  діяльністю займається фірма? 

2. Зовнішня  Середа по відношенню до фірми,  яка визначає робочі принципи  фірми. 

3. Культура  організації. Якого типу робочий  клімат існує всередині фірми?  Якого типу людей залучає цей  клімат? 

Щоб вибрати  відповідну місію, керівництво повинно відповісти на два питання: "Хто наші клієнти?" "і Які споживи наших клієнтів мі можемо задовольнити?" Клієнтом в даному контексті буде будь-хто, хто використовує результати діяльності організації. Клієнтами некомерційної організації будуть ті, хто використовує її послуги і забезпечує її ресурсами. 

Загальнофірмові цілі формулюються і встановлюються на основі загальної місії організації  і певних цінностей і цілей, на які орієнтується вище керівництво. Щоб внести істинний внесок в успіх  організації, цілі повинні володіти рядом характеристик. 

1. По-перше,  цілі повинні бути конкретними  і вимірними. Виражаючи свої  цілі в конкретних вимірних  формах, керівництво створює чітку  базу відліку для подальших  рішень і оцінки ходу роботи. 

2. Конкретний  горизонт прогнозування являє собою іншу характеристику ефективних цілей. Цілі звичайно встановлюються на тривалі або короткі тимчасові проміжки. Довгострокова мета має горизонт планування приблизно рівний п'яти рокам. Короткострокова мета в більшості випадків представляє один з планів організації, який потрібно завершити в межах долі. Середньострокові цілі мають горизонт планування від одного до п'яти років. 

3. Мета  повинна бути досяжною, - щоб служити  підвищенню ефективності організації.  

4. Щоб  бути ефективними, множинні цілі організації повинні бути взаємно підтримуючими - дії і рішення, необхідні для досягнення однієї мети, не повинні заважати досягненню інших цілей. 

Цілі  будуть значущою частиною процесу стратегічного управління тільки в тому випадку, якщо вище керівництво правильне їх сформулює, потім ефективно їх інституціоналізірує, інформує про них і стимулює їх здійснення у всій організації. Процес стратегічного управління буде успішним в тій мірі, в якій вище керівництво бере долю в формулюванні цілей і в якій мірі ці цілі відображають цінності керівництва і реалії фірми. 

Реалізація  стратегічного плану 

Стратегічне планування придбаває значення тоді, коли воно реалізовується. 

Після вибору основоположної загальної стратегії  її необхідно реалізувати, об'єднавши з іншими організаційними функціями. 

Важлівім  механізмом ув'язки стратегії є розробка планів і орієнтирів: тактика, політики, процедур і правил. 

Тактика являє собою конкретні короткострокові  стратегії. Політіка представляє загальні орієнтири для дій і прийняття рішень. Процедури наказують дії, які повинні бути зроблені в конкретній ситуації. Правила точно вказують, що потрібно робити в конкретній ситуації. 

Оцінка  стратегічного плану 

Розробка  і подальша реалізація стратегічного  плану здається пробачимо процесом. На шкода, дуже багато які організації застосовують метод "впровадити негайно" по відношенню до планування і катастрофічно провалюються. Безперервна оцінка стратегічного плану має надзвичайне значення для довгострокового успіху плану. 

Оцінка  стратегії провестися шляхом порівняння результатів роботи з цілями. Процес оцінки використовується як механізм зворотного зв'язку для коректування стратегії. Щоб бути ефективною, оцінка повинна провестися системно і безперервно. Належним образом розроблений процес повинен охоплювати всі рівні - зверху вниз. При оцінці процесу стратегічного планування потрібно відповісти на п'ять питань: