Історія розвитку діловодства в незалежній Україні. Сучасне діловодство

З удосконаленням виробництва і  розповсюдження по всьому світу паперу він став найголовнішим матеріалом для виготовлення документів.

Різної щільності і фактури, папір використовувався і подекуди ще використовується у вигляді перфокарт  та перфострічок, інформація на яких записується  і зчитується з допомогою пристрою – перфоратора.

В сучасному діловодстві не обминули увагою і такий вид матеріалів для документування, як фотоплівка.

Містким і зручним у користуванні матеріалом для виготовлення документів є комп’ютерна дискета.

Майбутнє технологій документування – у використанні природних та синтетичних матеріалів-мінералів, в першу чергу кварцу.

Входять у практику діло ведення  і документи – голограми. Голограма  – документ, який містить зображення, запис і відтворення якого  здійснюється за допомогою лазерного  променя без використання лінз. Голограма може бути пласкою та об’ємною.  Голографічний документ можна зображати та відтворювати в трьох вимірах.

Різноманіття матеріалів для виготовлення документів дає змогу створювати їх для різних цілей і, відповідно, різного призначення.

Отож, документ – матеріальний об’єкт із інформацією, зафіксованого, створеного людиною певним способом для передачі її в просторі і часі (визначення дано за ДСТУ 3017-95).

У службових документах реалізується офіційно – діловий стиль. При  складанні тексту документів мають виконуватись певні вимоги, найголовніші з яких такі:

• достовірність і об’єктивність змісту;
• точність;
• повнота інформації;
• максимальна стислість;
• переконливість.

Стиль і зміст тексту визначаються видом документа. Однак у практиці сучасного діловодства склалися загальні вимоги, які застосовують до текстів більшості сучасних ділових документів.

Текст службових документів є його найважливішим реквізитом. Він поділяється  на логічні елементи, кожен з яких має певне значення. Текст будь-якого  документа складається з таких частин:

• вступ – адресат готується до сприйняття теми;
• доказ – викладається суть питання;
• закінчення – формулюється мета, заради якого складено документ. Закінчення може бути активним чи пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Пасивне закінчення інформує про якісь події, обставини, факти.

За способом викладу матеріалу  документи можна поділити на дві  категорії:

1. документи з високим рівнем стандартизації (ВРС);
2. документи з низьким рівнем стандартизації (НРС).

Документи з ВРС складаються за затвердженою формою. Уніфікація як один з напрямків раціоналізації документів втілюється в розробці і застосуванні на практиці типізованих і трафаретних текстів.

Типізація текстів – це процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути побудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути якнайточніше збережені основні конструкції і формулювання тексту-зразка.

Трафаретизація – це процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланку документа. Отже, трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформації з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У документах з НРС добір слів і словосполучень кожний раз залежить від конкретної ситуації і за способом викладу документи з НРС прийнято поділяти на: розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події, явища, факти в тій хронологічній  послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності.

В описі характеризуються явища, люди, події з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей.

Важливе місце в документознавстві  посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

• надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;
• бути юридично правильно оформленим;
• подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;
• бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;
• бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає. Неграмотно складний документ ускладнює його зрозуміння;
• оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;
• бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;
• складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

Всі службові документи, як правило, повинні  оформлятись на бланках установ. Бланки виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов’язковим додержанням ряду правил. Зокрема, встановлюється два види бланків: банк для листів та загальний для інших управлінських документів.

Деякі внутрішні документи та документи, створювані від імені двох або  кількох організацій, оформляються не на бланках.

 

 

 

ВисновКИ

Сучасне діловодство – система  життєвою важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з  діловою документацією, яка необхідна  для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між  діловими партнерами. Він є засобом  підтвердження правомірності дій  керівників з  юридичної точки зору.

Діло виробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність  знань з організації окремих  ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових  заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.

Таким чином, знання основ  діловедення на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати з найменшими зовнішніми і внутрішніми видатками, допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів.

 

 

 

Список використаних джерел

1. Блощинська В.А. Сучасне діло ведення. Навч. посіб. – Ів.-Франкіськ. Інст. менедж. та економіки, 2000. – 270 с.
2. Головач А.С. Оформлення документів. – К.; Донецьк: Вища школа, 1983. – 352.
3. Віденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Вища школа, 1998. – 157 с.
4. Палеха Ю.І. Документацій не забезпечення управління: Підручник. – К.: МАУП, 1997. – 344 с.
5. Фельзер А.Д., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. – К.: Вища школа, 1988 – 558 с.
6. Документальні виставки on line: http://www.archives.gov.ua/Sections/Nezalezhnist/D-files-4.php