Становление и развитие документоведения в России и СССР

Определенную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТы). Первые стандарты на организационно-распорядительную документацию были разработаны в 1972 году - ГОСТ 6.38-72 "Система организационно-распорядительной документации. Основные положения" и ГОСТ 6.39-72 "Система организационно-распорядительной документации. Формуляр - образец". Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств. Все эти нормы были включены в отдельный раздел "Подготовка служебных документов" в ЕГСД. В 1990 г. они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 "Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным с введением ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Он был переработан в 1983 году.

Появившиеся на практике в 80-е гг. проблемы с внедрением ЕГСД были, в первую очередь, связаны с появлением новых информационных технологий, с появлением электронно-вычислительных машин различного класса.

В 80-х гг. с учетом сложившихся условий была подготовлена ее вторая редакция, получившая название "Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ)". Разработка этого документа была вызвана следующими причинами:

- внедрением в практику управления, в процессы подготовки и обработки документов вычислительной техники, а затем и персональных компьютеров, что и повлекло за собой изменение ряда традиционных (ручных) делопроизводственных операций, а также необходимость упорядочения работы с машинограммами и т.д.

- идей распространения основных положений ЕГСДОУ на документы всех систем документации, создаваемых и используемых в управленческой деятельности.

ЕГСДОУ - это документ, развивающий, уточняющий и дополняющий Основные положения Единой государственной системы делопроизводства в связи с изменениями, которые претерпело делопроизводство к этому периоду времени. На основе ЕГСДОУ был подготовлен новый нормативный документ "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения", который одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.88 и утвержден приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33. До настоящего времени он остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране.

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Устанавливаются нормативные требования в организации службы делопроизводства, в частности предусматриваются некоторые условия ее создания в управленческих структурах негосударственных форм собственности.

"Основные правила работы ведомственных архивов", утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.85 № 263 установили:

- основные требования для систематизации документов в текущем делопроизводстве;

-   принципы и критерии ценности документов, организация экспертизы ценности документов и порядок ее проведения;

          -   правила подготовки и передачи дел на хранение в архив.

Утвержденный 1989 году "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения документов", состоящий из двух частей, предназначался для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов.

В 1992 году по распоряжению Правительства Российской Федерации от 24.06.92 №1118-р руководителем Государственной архивной службы утверждена и зарегистрирована в Министерстве юстиции Российской Федерации 05.08.93 № 321 "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации". Данная инструкция устанавливала общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственном аппарате с целью совершенствования документационного обеспечения управления на единой основе. В данном документе впервые нормативно были закреплены требования не только к оформлению реквизитов, но и к текстам конкретных видов документов (проектам указов Президента, приказам, указаниям, инструкциям, протоколам). В ней была расписана процедура регистрации документов, построения поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирования дел, составления описей, оперативного хранения дел и передачи их на архивное хранение. Необходимо отметить, что данная инструкция предназначалась в первую очередь для министерств и ведомств и носила рекомендательный характер для организаций и учреждений любых форм собственности при составлении инструкции по делопроизводству конкретной организации. Данная инструкция отменена в 2000 году в связи с введением "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

С 70-х годов в управление стали внедрять средства вычислительной техники, в связи с этим возникли планы создания автоматизированных систем управления (АСУ) и Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления хозяйством (ОГАС). Для реализации этих планов необходимо было разработать унифицированные системы документации, представляющие собой комплексы взаимосвязанных правил и требований, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД). Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД действовал еще ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в области экономики, финансов и т.д. Например, Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др. Концепция ОГАС была в 1980-х гг. была реализована в народном хозяйстве лишь частично.

Развитие делопроизводства в советский период положило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Необходимо отметить, что многие нормативные документы, созданные и принятые в этот период, действуют и в настоящее время.

3.4. Структура документоведения в современных условиях.

              Новый этап в развитии отечественного документоведения начался в 1990-е годы, когда под влиянием внутренних и внешних факторов произошло существенное изменение информационно-документационных процессов. В России произошла смена политического и экономического строя, в работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала быстро входить в мировое информационное пространство. Приоритетное развитие в научных исследованиях в это время получают такие направления как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов и другие. Иначе говоря, дальнейшее развитие документоведения как комплексной научной дисциплины стимулируется всё возрастающими и существенно изменившимися социально-политическими, экономическими, культурными, техническими и иными потребностями.

              Результаты научных исследований обнародуются в монографиях и статьях, в диссертациях и выступлениях на научных конференциях, находят отражение в учебно-методических пособиях, в методических рекомендациях для органов управления и т.д. С середины 1990-х годов в России выходит специализированный информационно-практический журнал  «Делопроизводство”.               Теоретические и практические вопросы документоведения, исторические его аспекты находят отражение также на страницах журналов “Отечественные архивы”, “Вестник архивиста”, “Секретарское дело”, “Кадровое дело”, “Управление персоналом” и некоторых других.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативная база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем. В её состав входят:

·        нормативные правовые акты федеральных органов власти и субъектов Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления (Гражданский кодекс РФ, Федеральные Законы “Об информации, информатизации и защите информации”, “О государственной тайне”, “О стандартизации”, “Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах” и др.;

·        ведомственные и общеотраслевые нормативные, инструктивные и методические документы, издаваемые органами исполнительной власти различного уровня;

·        инструктивные и методические материалы, устанавливающие требования к документам, технологии их создания и обработки на уровне отдельной организации или её структурного подразделения.

              В  наш век информационных и нано- технологий, всё большую популярность приобретает  «электронный» документ, «электронная» подпись, электронные архивы.

Благодаря развивающимся информационным технологиям, мы можем быстро и своевременно обмениваться необходимой информацией и документацией.  Но я уверена в том, что «файл» никогда не заменит бумажного носителя и именно, поэтому, в своей работе специалиста по кадрам я больше доверяю «бумаге».

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.

1.Азарова Т.И. О перьях, чернилах и человеческих причудах // Секретарское дело. 2002. №2. с. 80-82.

2.Басовская Е.Н. Редактирование служебных документов // Секретарское дело. 1998. № 4. 84-90.

3.Басовская Е.Н. Языковые трудности, связанные с составлением документов // Секретарское дело. 1997. № 1. 28-35. № 2. 69-76.

4.Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: МЭИ, 2004.

5.Данилин С.Н. О современном понятии информации // Информационные технологии. 2003. №11. с.53-57.

6.Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: Учебн. пособие. М.: РГГУ, 1993.

7. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа. М., 1986.

8.Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации: Учеб. пособие. М., 1977.

9.Исаев Г.Н., Фрайтаг Ю. Документальные источники научной информации (теоретические основы). М., 1996.

10.История делопроизводства в СССР: Учебн. пособие. М., 1974.

11.Истрин И.А. Возникновение и развитие письма. М., 1965.

12.Католиков М.Г. Появление и развитие состава удостоверения документа (подпись и печать) // Секретарское дело. 2004. №4. с. 18-22.

13.Костомаров М.Н. Международные и общероссийские классификаторы информации как стандартный язык описания данных. М., 2000.

14.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М., 2000.

15.Кузнецова Т.В. История профессии документоведа в XIX-XX вв. // Делопроизводство. 2003 №1. - с. 74-77.

16.Кузнецова Т.В. История профессии документоведа в советский и постсоветский периоды // Делопроизводство. 2003. №2. - с. 59-66.

17.Левин В.И. Носители информации в цифровом веке. М.: КомпьютерПресс, 2000.

18.Митченко О.Ю., Рысков О.И. Международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489-2001 // Делопроизводство, 2003. №3.

19.Мосеев Р.Н. Современное документоведение. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2007.

20.Организация работы с документами. М.: ИНФРА-М, 1998.

21.Переписка с зарубежными партнерами // Секретарское дело. 1999. № 4. С. 7-16.

22.Подольская И.А., Санкина Л.В. Методика и практика стандартизации и унификации документов: Учеб. пособие. М., 1987.

23.Привалов В.Ф., Попова Е.Н. К вопросу о сохраняемости современных принтерных и рукописных текстов документов // Делопроизводство. 2003. №3. с. 93-99.

24.Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.). М.: Главархив. ВНИИДАД, 1983.

25.Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов: Учебн. для вузов. - М.: Высшая школа, 1986.

26.Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Документирование управленческой деятельности. М., 1986.

27.Соколов А.В. Общая теория социальной коммуникации. - СПб., 2002.

28.Составление и оформление служебных документов: Практ. пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М., 1999.

29.Столяров Ю.Н. Документный ресурс: Учебн. пособие. М.: Либерия, 2001.

30.Столяров Ю.Н. Материальный носитель информации как составная часть документа // Делопроизводство. 2003. №3. с. 33-35.

31.Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Международные стандарты на документацию.