Глава 3. Требования к оформлению реквизитов документов ………….…13

     Глава 4. Требования к бланкам документов…………………………… .…23

     Заключение ……………………………………………………………...……25

Список литературы ……………..…………………………………………...27

     Приложения……………………………………………………..……………29

     ВВЕДЕНИЕ

   В настоящее время стандартизации документов уделяется особенное  внимание: разрабатывается законодательная  база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.

   Раскрытие темы контрольной работы необходимо начать с  понятия "нормативной базы делопроизводства". Рассмотрим конкретный пример. Представьте себе, что спортивная команда обратилась к трём организациям с просьбой об оказании спонсорской помощи, и в ответ пришло три письма, в каждом из которых сообщается, что организация готова перечислить запрашиваемую сумму. Но одно письмо подписано начальником отдела рекламы, другое - заведующим производства, а третье пришло за подписью генерального директора. Какое письмо имеет юридическую силу?

   Очевидно, что нельзя доверять документу, если человек, его подписавший, не имел на это полномочий. Очевидно также, что на всех предприятиях должны быть одни и те же правила оформления однотипных документов. Должны быть определены нормы (правила) в которых прописано, как оформляются те или иные документы, кто имеет право подписи того или иного документа, какие печати должны удостоверять его подлинность и т.п.

   Иными словами, необходимо иметь четко  прописанные нормы создания, оформления и работы с документами (нормативная база делопроизводства), которые обеспечивают юридическую силу документа.

   Нормативная база делопроизводства - это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и продвижение документов, описывают структуру и функции  служб делопроизводства.

   Составляющие  нормативной базы делопроизводства показаны на рис. 1. 
 

Рис. 1.  Нормативная база делопроизводства 

   К законодательным и правовым актам  в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти.

   Например, Гражданский кодекс Российской Федерации  устанавливает виды документов, создаваемых  для фиксации актов гражданских  взаимоотношений, подтверждения правоотношений и др. Закон Российской Федерации "Об Архивном фонде и архивах" регулирует правила хранения документов, их учет, использование архивных фондов и управление ими. Закон Российской Федерации "О стандартизации" устанавливает порядок стандартизации, осуществление государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность за их нарушение.

   Как уже говорилось, для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным разными организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Стандартизация документов упрощает их создание, учет и хранение.

   Стандартизация  — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.

   Стандартизация - сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в  широком смысле типизация — это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов тех эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.

   Так как на сегодняшний день стандартизация документов изучена неполно и требует дальнейшего рассмотрения, целью контрольной работы является систематизация, накопление и закрепление знаний о стандартизации документов.

   Для реализации этой цели необходимо решить следующие задачи:

      - исследование стандартизации документов.

      - анализ требований к документам.

   Цель  и задачи контрольной работы обусловили выбор ее структуры. Контрольная работа состоит из введения, четырёх глав, заключения, списка использованной при написании работы литературы, приложений к работе. 
 

Глава 1. Понятие документа, виды документов

   Собственно  термин «документ» происходит от латинского слова «documentum», что означает «свидетельство», «доказательство». Современная наука  определяет документ как «материальный  носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве».

   Юридическую трактовку понятия «документ» дает Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», в котором термины «документированная информация» и «документ» рассматриваются как синонимы. Согласно этому Закону «документированная информация (документ)» есть «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». В этом же значении термин «документ» используется и в двух основных Государственных Стандартах, регулирующих создание, оформление и использование документов – ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

   В целом весь спектр такой документации охватывает три больших группы документов:

   1. Документы, не относящиеся к категории международных (документы внутрироссийского оборота);

   2. Международные документы;

   3. Дипломатические документы.

   Документы, не относящиеся к категории международных, представляют собой документы, исполняемые  в различных ведомствах и не предназначенные  для направления за рубеж. Как  правило, сюда включаются документы, регулирующие порядок функционирования ведомств и документы, создаваемые в результате их деятельности.

   В наиболее общем виде такие документы  можно подразделить на следующие  категории:

   - организационные документы, определяющие  порядок организации какого-либо вида деятельности, структуру и штатную численность учреждений и ведомств, их место в общей структуре органов государственной власти и управления либо в системе негосударственных организаций данной отрасли, инструкции и функциональные обязанности должностных лиц т.д.;

   - распорядительные документы, включающие  в себя приказы, указания, решения  и распоряжения по каким-либо  вопросам деятельности ведомства;

   - информационно-справочные документы,  создаваемые в ходе деятельности  ведомства и при обмене информацией с другими министерствами и ведомствами. Это документы, содержащие фактические данные о конкретных лицах, организациях, событиях, действиях, отношениях, планах и замыслах. Сюда относят письма, телеграммы, запросы, тематические обзоры, требования, телефонограммы, справки, докладные записки и т.д.;

   - управленческие документы, регулирующие  процесс деятельности и обеспечивающие  системный, плановый характер  работы министерств, ведомств  и их подразделений – планы  работ, графики выполнения заданий,  отчеты по планам и заданиям и т.п.;

   - кадровые документы (документы  по личному составу), отражающие  расстановку кадров на конкретных  участках деятельности, перемещение  кадров, поощрения и взыскания,  накладываемые на отдельных должностных  лиц, исполнение сотрудниками своих должностных обязанностей и регламента работы и т.д.;

   - финансовые документы, отражающие  результаты хозяйственно-финансовой  деятельности учреждений и ведомств, фиксирующие размеры и направление  движения финансовых потоков,  а также распределение денежных средств.

   Международные документы включают в себя весь комплекс документации, исполняемый любым  субъектом международной деятельности (кроме МИД и высших органов  государственной власти и управления) и используемая на внешнеполитической арене, за исключением документов, относимых к категории дипломатических. Таким образом, любая организация, действующая на внешнеполитической арене и включенная в международный информационный обмен, создает и использует данную категорию документов.

   Дипломатические документы это документы, образующиеся в результате деятельности министерства иностранных дел и высших органов государственной власти и управления на международной арене. Эта группа включает в себя следующие подгруппы документов:

     1. Внутриведомственные дипломатические документы;

     2. Дипломатическая переписка;

     3. Международные правовые акты.

     Глава 2. Основные правила составления и оформления документов

   Основные  правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

   На  основе законодательных, нормативных  и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к  работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

     - права и обязанности должностных  лиц, отдельных сотрудников в  процедурах оформления документов;

     - состав применяемых в аппарате  управленческих документов;

     - компетенция руководителя, его заместителей  и руководителей среднего звена,  их право на издание различных  видов распорядительных документов;

     - порядок подписания, согласования  и визирования документов, их  заверение печатью;

     - обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

   Независимо  от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются  следующие основные требования:

     - обеспечение юридической силы  документа;

     - создание условий для оперативного исполнения документов;

     возможность оперативного поиска документов (использования  их в справочных целях);

     - возможность использования для  создания, копирования, обработки  документов средства организационной  техники.

   Действующие государственные нормативно – технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

   Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

   При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

     01 - Государственный герб Российской  Федерации;

     02 - герб субъекта Российской Федерации;

     03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

     04 - код организации;

     05 - основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

     06 - идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

     07 - код формы документа;

     08 - наименование организации;

     09 - справочные данные об организации;

     10 - наименование вида документа;

     11 - дата документа;

     12 - регистрационный номер документа;

     13 - ссылка на регистрационный номер  и дату документа;

     14 - место составления или издания документа;

     15 - адресат;

     16 - гриф утверждения документа;

     17 - резолюция;

     18 - заголовок к тексту;

     19 - отметка о контроле;

     20 - текст документа;

     21 - отметка о наличии приложения;

     22 - подпись;

     23 - гриф согласования документа;

     24 - визы согласования документа;

     25 - оттиск печати;

     26 - отметка о заверении копии;

     27 - отметка об исполнителе;

     28 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

     29 - отметка о поступлении документа  в организацию;

     30 - идентификатор электронной копии  документа.

   Каждый  конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

   Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.

   В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

   Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к  бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

   Схемы расположения реквизитов документов приведены  в приложении 1; образцы бланков  документов - в приложении 2.

   Требования  настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

     Глава 3. Требования к оформлению реквизитов документов

   Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

   Герб  субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов  Российской Федерации.

   Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

   Код организации проставляют по Общероссийскому  классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

   Основной  государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

   Идентификационный номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют  в соответствии с документами, выдаваемыми  налоговыми органами.

   Код формы документа проставляют  по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

   Наименование  организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных  документах.

   Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

   Наименования  организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

   Наименование  организации на государственном  языке субъекта Российской Федерации  или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном  языке Российской Федерации.

   Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

   Наименование  филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

   Справочные  данные об организации включают в  себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

   Наименование  вида документа, составленного или  изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам  документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

   Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для  акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

   Дату  документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

   Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

   Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

   Регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера, который можно  дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

   Регистрационный номер документа, составленного  совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров  документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

   Ссылка  на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный  номер и дату документа, на который  должен быть дан ответ.

   Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

   В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные  или физические лица. При адресовании  документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже.

   Документ  не должен содержать более четырех  адресатов. Слово "Копия" перед  вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе  адресатов составляют список рассылки документа.

   В состав реквизита "Адресат" может  входить почтовый адрес. Элементы почтового  адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

   Документ  утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

   При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

   При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

   Гриф  утверждения документа располагают  в правом верхнем углу документа.

   Резолюция, написанная на документе соответствующим  должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

   Допускается оформление резолюции на отдельном  листе.

   Заголовок к тексту включает в себя краткое  содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием  вида документа.

   Заголовок может отвечать на вопросы:

     о чем (о ком)?, например:

   Приказ  о создании аттестационной комиссии;

     чего (кого)?, например:

   Должностная инструкция ведущего эксперта.

   К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок  допускается не указывать.

   Отметку о контроле за исполнением документа  обозначают буквой "К", словом или  штампом "Контроль".

   Текст документа составляют на государственном  языке Российской Федерации или  на государственных языках субъектов  Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

   Тексты  документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

   При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

   Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы  с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

   Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают  причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

   В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

   Если  текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно  разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

   В документах (приказ, распоряжение и  т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

   В документах коллегиальных органов  текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

   В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

   Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

   В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

   В письмах используют следующие формы  изложения:

     - от первого лица множественного  числа ("просим направить", "направляем  на рассмотрение");

     - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

     - от третьего лица единственного  числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

   Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим  образом:

     Приложение: на 5 л. в 2 экз.

   Если  письмо имеет приложение, не названное  в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

   Приложение: 1. Положение об Управлении регионального  кредитования на 5 л. в 1 экз.

   2. Правила подготовки и оформления  документов Управления регионального  кредитования на 7 л. в 2 экз.

   Если  приложения сброшюрованы, то число  листов не указывают.

   Если  к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

   Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и  приложение к нему, всего на 3 л.

   Если  приложение направляют не во все указанные  в документе адреса, то отметку  о его наличии оформляют следующим образом:

     Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

   В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем  углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

   Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер  относительно самой длинной строк.

   В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

   Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной  строки.

   При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи  не указывают.

   При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

   При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагают на одном уровне.

   При подписании совместного документа  первый лист оформляют не на бланке.

   В документах, составленных комиссией, указывают  не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в составе  комиссии в соответствии с распределением.

   Гриф  согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

   Согласование  документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

   Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

   Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в  нижней части лицевой стороны  копии отправляемого документа.

   Возможно  оформление виз документа на отдельном  листе согласования.

   Допускается, по усмотрению организации, полистное  визирование документа и его  приложения.

   Оттиск  печати заверяет подлинность подписи  должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

   Документы заверяют печатью организации.

   При заверении соответствия копии документа  подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

   Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

   Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

   Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

   Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

   Отметка о поступлении документа в  организацию содержит очередной  порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

   Допускается отметку о поступлении документа  в организацию проставлять в  виде штампа.

   Идентификатором электронной копии документа  является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

     Глава 4. Требования к бланкам документов

   Документы изготавливаются на бланках. ГОСТом установлено два основных формата бланков - А4 и А5 (См. табл. 1).

     Таблица 1

   Все бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью средств вычислительной техники на белой бумаге или бумаге светлых тонов. При изготовлении документа на бланках оставляются поля, которые должны быть не менее указанных в таблице 2. Максимальные значения размеров полей не оговариваются.

     Таблица 2

   На  практике в большинстве ведомств приняты бóльшие размеры полей, что допускается действующим  ГОСТом. При этом наибольшее распространение  получили размеры полей, предусматривавшиеся  ранее ГОСТ 6.39-72 (табл. 3):

     Таблица 3

   Бланки  бывают продольные и угловые. В продольных бланках реквизиты располагаются  по ширине листа, в угловых - в левом верхнем углу. В угловом бланке реквизиты располагаются либо центрованным способом, либо флаговым (т.е. выровненными по левому краю). При изготовлении документа на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номер страницы проставляется арабскими цифрами без слова «страница» посередине верхнего поля листа. В номере страницы никаких знаков, кроме цифры, не проставляется.

   Размещение  основных реквизитов на бланке показано в приложениях 3-7. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

   Создание  в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

   Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

   Информация  фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

   Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

      Список литературы

   1. Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»//«Российская газета», № 39, 22 февраля 1995 г.

     2.  Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

   3. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003.

   4. ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28.

    5. М.В.Кирсанова, Ю.М.Аксенов. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001.

   6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.

   7. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 - №2.

   8. Лопатникова Е.А., Делопроизводство. Образцы документов с комментариями.. М.: Омега-А, 2007

   9.   Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – СПб.: «Альфа», 2002.

   10. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф., Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Дело, 2003.

   11. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999.

Приложения

     Схемы расположения реквизитов документов

     Приложение №1

     Расположение  реквизитов и границы зон на формате  А4

     углового  бланка

                                                        Приложение № 2 

     Расположение  реквизитов и границы зон на формате  А4

     продольного бланка

      Приложение № 3

     Образцы бланков документов 

     Образец общего бланка организации 

     Приложение № 4 

     Образец углового бланка письма организации 

     Приложение  №5 

     Образец продольного бланка письма организации 

Приложение № 6 

   Образец продольного бланка письма должностного лица

Вариант 3.

     Задача 1. Оформите заявления:

    1. На имя Генерального директора  автозавода «Москвич» С.С. Сидорчука,  которое подает инженер сборочного  цеха этого завода М.М. Михайлов  с просьбой предоставить ему  очередной отпуск с 12 апреля  текущего года. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                           Генеральному директору

                                                                                   автозавода «Москвич»

                                                                       Сидорчуку С.С. 

                                                                                  инженера сборочного

                                                                                     цеха завода «Москвич»

                                                                          Михайлова М.М. 
 

Заявление 

      Прошу Вас предоставить мне очередной  отпуск за 2010 год на 24 календарных  дня с 12 апреля по 05 мая. 
 

 «____»  ______________ 20___ г.                 подпись                      М.М. Михайлов 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    2. Ректору Московского государственного  университета от Вашего имени  с просьбой допустить Вас к  сдаче итогового государственного  экзамена по специальности на  юридическом факультете. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                 Ректору Московского государственного

                                                                 университета имени М.В. Ломоносова

                                                                д.ф-м.н., профессору Садовничему В.А. 

                                                               студента Московского государственного

                                                           университета имени М.В. Ломоносова

                                                             юридического факультет группы Ю-5.1

                                                                   Пырьевой И.А. 
 

Заявление 

      Прошу Вас допустить меня к сдаче  итогового государственного экзамена по специальности «Юриспруденция»  на юридическом факультете. 
 

   «____» ______________ 20___ г.                 подпись                       И.А. Пырьева 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Задача 2. Составьте акт. Министерство образования и науки Российской Федерации, Управление образования и науки администрации Тамбовской области. Акт утверждается начальником управления образования Е.А. Стрижовой 15.05.2009, составляется 14.05.2009 в г. Тамбове и имеет порядковый номер 54.

    Акт составляется на основании приказа  начальника управления образования  Е.А. Стрижовой от 21.04.2009года № 76 «О проверке хранения управленческих документов», комиссией в составе: председателя – заместителем начальника по учебной работе А.А. Сорокиной и членов комиссии: начальника общего отдела Л.А. Малышевой, специалиста по кадрам В.В. Мироновой, документоведа А.В. Егоровой.

    В период с 11 по 14 мая 2009 года комиссия проверила  организацию и условия хранения управленческих документов в Управлении образования и науки администрации Тамбовской области. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе. Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Тамбовским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено. Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива управления. Акт составлен  в  3-х  экз.:   1   экз.  -  в  дело  05-11,  2  экз.  - директору предприятия, 3 экз. – начальнику общего отдела. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         УТВЕРЖДАЮ

                Начальник управления образования

 подпись             Е.А. Стрижова 

                        «  15 »       мая       2009 г. 
 
 

АКТ

14.05.2009                                                                                                         № 54

Тамбов 

О проверке хранения управленческих документов 

Комиссия в  составе: 

на основании  приказа начальника управления образования  Е.А. Стрижовой от 21.04.2009года № 76 «О проверке хранения управленческих документов», в период с 11 по 14 мая 2009 года, проверила организацию и условия хранения управленческих документов в Управлении образования и науки администрации Тамбовской области. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе. Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Тамбовским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено. Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива управления. 

Акт составлен  в 3-х экз.:  1 экз. – в дело 05-11,  2 экз. – директору предприятия,  3 экз. – начальнику общего отдела. 

Председатель: зам. начальника по учебной работе    подпись    Сорокина А.А 

            Члены: начальник общего отдела  подпись      Малышева Л.А.

                         специалист по кадрам  подпись      Миронова В.В.

                         документовед    подпись      Егорова А.В. 

     Задача 3. Составьте докладную записку начальника отдела кадров С.С. Никанорова руководителю корпорации «Проспект» Л.А. Дружинину о нарушении трудовой дисциплины Тимофеевой Е.А., специалистом операционной службы. Остальные реквизиты укажите самостоятельно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Отдел кадров                                         Руководителю корпорации «Проспект»

                              Л.А.  Дружинину  

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 
 

16.05.2010                                    №    234  . 

О нарушении трудовой дисциплины 

      Довожу  до вашего сведения, что 15 мая 2010г., специалист операционной службы Тимофеева Е.А. нарушила трудовую дисциплину: убыла с рабочего места ранее положенного срока без уважительной причины. 
 
 
 

Начальника отдела кадров

корпорации «Проспект»                      подпись                           Никанорова С.С.