Стадии обработки документов

     Когда работа над документом завершена (составлен  ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на нем проставляется  отметка о его исполнении и  направлении в дело.

     Обработка отправляемых документов.

     Отправляемые  из фирмы документы называют исходящими.

     Обработка исходящей документации состоит  из следующих операций:

     1) составление проекта документа  исполнителем;

     2) согласование проекта документа;

     3) проверка правильности оформления  проекта документа секретарем;

     4) подписание документа руководителем;

     5) регистрация документа;

     6) отправка документа адресату;

     7) подшивка второго экземпляра (копии)  документа в дело.

     Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в  одном экземпляре.

     Отправляемые  документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

     Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

     1) индекс документа, включающий  номер дела;

     2) дата документа;

     3) адресат (корреспондент);

     4) краткое содержание или заголовок;

     5) отметка об исполнении (запись  о решении вопроса, номера документов-ответов);

     6) исполнитель;

     7) примечание.

     Номер фиксируется машинописным способом на обоих экземплярах. Оформление внутренних документов такое же, как и отправляемых.

      
 
 

     2 (33) Внутренняя опись документов дела, опись дел как учетный документ архива  

     Оформление  дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. 

     Оформление  дел проводится работниками службы документационного обеспечения  управления (ДОУ) организации или  другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при  методической помощи и под контролем  архива организации. 

     В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При  этом полное оформление дел предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). 

     Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

• не проводить систематизацию документов в деле,
• не нумеровать листы дела,
• не составлять заверительные надписи.

     При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

     Дела  постоянного хранения, состоящие  из особо ценных документов или неформатных  документов, хранятся в закрытых твердых  папках с тремя клапанами с  завязками или в коробках. 

     При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти  документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При  наличии большого количества таких  документов, последние изымаются  из дел и на них составляется отдельная  опись. 

     В конце каждого дела подшивается  чистый бланк листа-заверителя, а  в начале дела (для учета особо  ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела. 

     В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. 

     При нумерации листов дела необходимо соблюдать  следующие правила:

• листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;
• фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;
• сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;
• лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;
• подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
• подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;
• в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;
• при наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. 

     Для учета количества листов в конце  дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

     Для учета документов постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела– учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

     Внутренняя опись  дела составляется на отдельном листе по установленной форме. При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

     Внутренняя  опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито  без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме  опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

     Изменения состава документов дела (изъятия, включения  документов, замена их копиями и  т.д.) отражаются в графе "Примечания" внутренней описи со ссылками на соответствующие  акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись  дела.

     Внутренняя  опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. После завершения делопроизводственного  года выдача отдельных документов из дела не допускается. Если требуется  выдать целиком все дело, заполняется  карта заместитель, в которой  указывается номер выданного  дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении  и приеме после возращения документов.

     Чтобы грамотно составить опись, рассмотрим три важнейшие ее функции в  системе научно-справочного аппарата: информационную, учетную и классификационную.

     Информационная  функция описи реализуется в  процессе описания каждого дела, при  составлении такого важного элемента, как заголовок дела, который раскрывает состав документов и содержание единицы  хранения. Архивная опись, законченная  и правильно оформленная, дает представление  о составе и содержании документов фонда в целом.

     Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения  в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда.  Кроме того, наличие порядковых номеров  дел способствует и быстрому поиску необходимой информации.

     Классификационная функция закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного  фонда понимается их научная группировка  в соответствии со структурой учреждения или основными направлениями  и вопросами его деятельности.

     Опись состоит из двух частей: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата  к описи.

       Отдельные описи составляются  на  дела постоянного хранения (это будет опись № 1 дел  постоянного хранения), дела по  личному составу (опись № 2 и опись №3 личных дел уволенных  работников).

       При выявлении групп единиц  хранения, на которые следует  составлять отдельную опись, вы  должны опираться или руководствоваться  номенклатурой дел, в которой  уже  проставлены сроки хранения  дел и перечислены все заголовки  единиц хранения, образующихся в  вашей организации в течение  года.

     В каждом структурном подразделении  описи составляются не позднее, чем  через год после завершения дел  в делопроизводстве. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат для подготовки сводной описи, которая  продолжается в течение ряда лет. Сводная опись составляется ответственным  за делопроизводство организации, обязательно  рассматривается экспертной комиссией, утверждается руководителем.

     При составлении описи дел соблюдаются  следующие требования:

     -заголовки  дел вносятся в опись в соответствии  с принятой схемой систематизации  на основе номенклатуры дел;

     -каждое  дело вносится в опись под  самостоятельным порядковым номером  (если дело состоит из нескольких  томов, то каждый том вносится  в опись под самостоятельным  номером);