Средства хранения документов

СРЕДСТВА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Классификация средств хранения документов представлена на рис. 7.3. При наличии больших объемов документов вопрос о рациональном способе их хранения становится весьма актуальным. Основными требованиями к системе хранения документов являются:

• удобство и простота организации, пополнения и замены документов;
• удобство и простота поиска документов;
• минимальный размер занимаемой площади;
• невысокая стоимость.

Рис. 7.3. Классификация средств хранения документов

Средства хранения документов это прежде всего папки, альбомы, конверты, футляры, которые размещаются в картотеках, на полках, стеллажах, в шкафах, сейфах.

Наибольший интерес представляют картотеки.

Картотека это устройство, содержащее большое количество карт (документов стандартной формы, папок и т. п.), объединенных общностью содержания и расположенные в систематизированном порядке.

Разработано и применяется большое  число конструкций различных  картотек: плоских, вертикальных, вращающихся  и др. Карты в картотеках располагаются  по порядковым номерам, алфавиту, по темам, а иногда и произвольно. Для облегчения поиска карт в массиве применяются  разделители (индикаторы) с четко  видимыми классификационными признаками подмассивов.

Плоские картотеки карточки располагаются таким образом, чтобы один из краев последующей карты выступал изпод всех предыдущих и можно было бы видеть идентификатор каждой карты. Плоские картотеки часто называют также ступенчатыми, обозримыми.

Вертикальные картотеки представляют собой ящики (лотки) с вертикально расположенными в них картами. Карты могут размещаться свободно или закрепляться горизонтальным стержнем, проходящим через пробитые в картах отверстия. Вертикальные картотеки получили чрезвычайно широкое распространение. Их используют для работы с картами учета документов в бухгалтериях, отделах кадров и других отделах предприятий, в архивах, библиотеках и др. Достоинство вертикальных картотек: простота, дешевизна, большая вместимость; недостаток относительная трудность поиска карт.

Для хранения документов на рабочих  местах в ящиках рабочих столов получили широкое применение подвесные вертикальные картотеки. Для этих картотек используют специальные папки подвесного хранения, в которые закладываются карты  или документы, содержащие необходимую  информацию.

Вращающиеся картотеки это барабаны, вращающиеся вокруг вертикальной (реже горизонтальной) оси, в секциях которых расположены карты или папки с помещенными в них документами. Другой разновидностью вращающихся картотек является устройство, на стержне которого жестко закреплены информационные карты. Подобного типа картотеки обычно используются для организации справочных установок массового пользования, например, в каталогах библиотек. Вращающиеся картотеки обоих видов часто оборудуются механизмами автоматизированного поиска.

Элеваторные картотеки представляют собой устройство, в котором организована автоматизированная подача подвешенных к роликовой цепи лотков (ящиков) картами или иными документами на рабочее место оператора. Подача лотков осуществляется в соответствии с адресом (кодом, идентификатором) рабочего места, набираемым на пульте управления.

Картотеки с перфокартами на картах с краевой перфорацией позволяют осуществлять легкий механизированный поиск. Карта с краевой перфорацией представляет собой прямоугольник из плотной бумаги, вдоль всех краев, которые нанесены ряды калиброванных отверстий: с одним или несколькими (чаще двумя) отверстиями в каждой позиции. При занесении поискового кода на карте производится вырезка перемычки, отделяющей соответствующее отверстие от края перфокарты, так, что образуется открытая щель. На центральное информационное поле перфокарты, свободное от отверстий, заносится вся необходимая информация печатным способом, копированием документа или вручную. Поиск карт с нужной информацией осуществляется протыканием стержнем через отверстие, соответствующее поисковому коду, выровненной колоды карт и встряхиванием этой колоды. При встряхивании нужные перфокарты из колоды выпадают. С помощью подобной процедуры можно из массива, содержащего 67 тыс. карт, легко отобрать все интересующие карты по 5 6 признакам.

Картотеки микрофильмов, содержащие занесенные в информационное поле перфокарты микрофотокопий документов, позволяют легко создавать удобные информационнопоисковые системы в весьма распространенных и эффективных системах хранения микрофильмированной документации. Микрофотокопия документа представляет собой уменьшенную во много раз копию документа на рулонной (микрофильм) или плоской (микрокарта) фотопленке. Основное назначение микрофильмирования: создать емкие хранилища документов с сокращением необходимой для хранения площади в десятки раз; облегчить процедуры поиска документов; обеспечить простой и оперативный процесс копирования и размножения документов. Из всех используемых на практике систем хранении документов системы хранения информации на микрофильмах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации. Известны информационнопоисковые системы на микрофильмах емкостью несколько десятков миллионов документов со средним временем поиска нужного документа и получения с него фотокопии 10 20 мин. Выпускается большая гамма всевозможных устройств микрофотокопирования, репродуцирования, копирования, визуального просмотра, автоматизированного поиска и хранение микрофотокопий.

СРЕДСТВА ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ  ДОКУМЕНТОВ

Транспортирование документов между  служебными помещениями фирмы, банка, библиотеки или другой организации  может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др. (рис. 7.4).

Тележки универсальное, но не всегда удобное средство транспортирования. В условиях регулярного перемещения больших объемов документации, книг, журналов и т.п. используются автоматизированные транспортные средства: конвейеры, лифты, пневмопочта.

Рис. 7.4. Классификация средств транспортирования документов

Чаше других используются тросовые и ленточные конвейеры.

Грейферные транспортеры тросовые конвейеры, наиболее простые по устройству; перевозимые грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами или помещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе.

Ленточные транспортеры могут достигать большой протяженности (до 500 м), иметь скорость движения до 1 м/с, наибольший подъем 20°. Пространственные ленточные конвейеры способны осуществлять перемещение документов по всем направлениям в горизонтальной и наклонной плоскости, с автоматическим исполнением сложного маршрута. Так же, как и у тросовых, у ленточных конвейеров существуют две разновидности организации транспортировки: документ без использования дополнительных контейнеров закрепляется на ленте (например, магнитом); документ помещается в транспортный контейнер: кассету, коробку, папку и т. д. Заслуживают внимания ленточные конвейеры с узкой вертикально расположенной лентой, к которой крепятся документоносители карманы с программатором, автоматически сбрасывающим карманы в месте назначения.

Лифтовые транспортеры (или подъемники) применяются для вертикального перемещения документов. По принципу действия они могут быть дискретные и непрерывные. Если лифты имеют непрерывное перемещение, тогда на их платформах (поддонах) используются программируемые устройства автоматической выгрузки и захвата груза.

Пневматическая почта обеспечивает перемещение документов по пневмотрубопроводу с большой скоростью и на большие расстояния. Многие пневмопочты обеспечивают передачу грузов в разных направлениях с автоматической маршрутизацией по заданной программе; пневмопочта "Аэропост", например, имеет 18 модификаций.

Пример 7.1. Пневмопочта "Дуплекс" передает по пневмотрубопроводу патрон диаметром 45 мм и длиной 320 мм на расстояние 250 м со скоростью 8 м/с; "Транз1П", "Магистраль" такие же патроны на расстояние 400 м. Пневмопочта "Аэротранс" пересылает грузы до 500 г.

Средства  хранения документов в организации

Для того чтобы сохранить  документы организации в надлежащем виде необходимо следовать законодательным  требованиям, которые регламентируют способы использования различных  средств хранения документов. Каковы же основные средства хранения документов на предприятии?

Общие требования к архиву организации

 

Архив для хранения документов должен размещаться в специально приспособленном для этого здании или в отдельном помещении, которые  удалены от опасных взрывоопасных (бензоколонок, автостоянок, гаражей  и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух.

На первоначальном этапе  проводится экспертиза, в ходе которой  устанавливается пригодность помещений (огнестойкость здания, долговечность  конструкций, прочность перекрытий и др.) установленным требованиям  со стороны различных комиссий.

Такую экспертизу проводят представители архива, пожарных, охранных, санитарно-эпидемиологических и пр. служб, по результатам чего составляется специальный акт. После осуществления  экспертизы производится оборудование архива различными средствами хранения документов.

Важно: Нельзя размещать архивные документы в помещениях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Технические средства хранения документов

 

Технические средства необходимы для создания необходимого температурно-влажностного режима в архивохранилище. Согласно архивным нормам, температура должны поддерживаться на уровне 17-19°C, а относительная  влажность воздуха 50-55%.

Если организация не имеет  возможности вести контроль климата  в помещении с помощью средств  регулирования температурного режима, нужно установить механические средства увлажнения. Кроме того, нельзя забывать о проветривании архивного хранилища.

Документы текущего делопроизводства можно хранить в обычных помещениях, однако этот срок не должен превышать  более полугода.

Специальные средства хранения документов

 

Немаловажным моментом в  организации правильного архива является использование специальных  средств хранения: стеллажей, шкафов, сейфов, коробок и папок.

Использование сейфов, коробок  и папок необходимо для того, чтобы  защитить документы от воздействия  света. Помните, что хранение архивных документов производится в темноте. Для этого предназначены специальные  архивные стеллажи, папки и архивные коробки. Не используйте в качестве средства хранения документов полиэтиленовые файлы. Если для освещения используются лампы искусственного освещения, тогда  нужно учесть, чтобы они находились в закрытых плафонах.

Расстояние между архивными  стеллажами должно составлять 75-120 см, между нижней полкой и полом –  не менее 15 см.

Средства  защиты документов при хранении

 

Для обеспечения охранного  режима нужно принять комплекс мер  по обеспечению архива средствами охранной сигнализации и пожарной безопасности. Для этого нужно заключить  договор с подразделением охраны, который предусматривает обязанности  сторон по соблюдению охранного режима, включая досмотровые мероприятия.

В обязательном порядке средствами охранной сигнализации, а также опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, где хранятся архивные документы. Опечатывать  нужно металлические шкафы и  сейфы, в которых находятся выданные в архивохранилище документы, учетные  документы и научно-справочный аппарат, если они хранятся в неопечатываемых помещениях.

В качестве усиления средств хранения документов архивохранилища и другие помещения необходимо оборудовать дверями с повышенной технической укрепленностью и замками повышенной секретности, чтобы предотвратить возможный взлом.

В нерабочее время архивохранилище  должно быть закрыто на ключ, а в  рабочее время он должен находиться у заведующего архивохранилищем. Право доступа в помещение  с документами имеет заведующий или работник организации-заказчика  в сопровождении заведующего  архивохранилищем или лица, его замещающего.