Способы создания документов и их развитие

Содержание:

Введение……………………………………………………………….………….2

1. Из истории делопроизводства  ……………………………………..…………3

2. Средства составления  и изготовления документов……………..……..……4

2.1 Ручные пишущие средства……………………………………….…...…4

2.2 Пишущая машинка…………………………………………………….…7

2.3 Компьютеры……………………………………………………………...9

2.4 Механическая запись(диктофоны)………………………………….…11

2.5 Принтеры……………………………………………………………..…13

2.6 Сканер……………………………………………………………..…….16

2.7 Фотохимический способ (фото-документирование)…………………17

2.8 Кино-документирование (видеозапись)……………………………….19

3. Выводы и  рекомендации……………………………………………..….…..23

4. Перечень сокращений…………………………………………………….….25

5. Приложение …………………………………………………………….…....26

6. Библиографический список……………………………………………..…...27

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Тема моей курсовой работы –«Способы создания документов и их развитие».

Объект исследования: способы создания документов.

Предмет исследования: средства используемые для создания документов.

Цель работы: изучение основных этапов развития способов создания и обработки документов в делопроизводстве.

Я считаю, что проблема, затронутая в моей курсовой работе достаточно актуальна тем, что с  развитием информационного общества во все сферы деятельности человека, в том числе и делопроизводство внедряются все более новые технологии. С каждым годом документооборот в организациях увеличивается и необходимы технические средства для упрощения обработки, хранения, составления документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала. Роль технических средств управления во всех сферах производства позволяет ускорить процесс деятельности на предприятии, усовершенствовать работу, что и подтверждает актуальность выбранной темы.

 

 

 

 

 

 

1.    Из  истории  делопроизводства.

С давних времен люди пытались передавать свои знания и опыт из поколения в поколение. Сначала, в первобытном обществе; с помощью нечленораздельных  звуков, мимики и жестов. Затем появились  наскальные изображения, чуть позднее, с появлением речи, накоплением знаний и опыта, возникает необходимость фиксации информации. И появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. На следующих этапах это уже написание на бумаге талмудов, дневников, книг.

А в наше время  можно выделить конкретную отрасль  управленческой деятельности, занимающуюся фиксированием и обработкой информации(документирование). Однако научно-технический прогресс не стоит на месте и с его  развитием процесс документирования автоматизировался. С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношении между обществом и государством, а также между людьми. Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений,, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. После образования древнерусского  государства  письменность стала необходимой для ведения переписки с другими странами, а также для заключения межгосударственных договоров.

Для изготовления документов применяются различные  средства нанесения графических  элементов на какой-либо материал, как  правило, на бумагу. Средствами исполнения рукописного текста могут быть ручка, карандаш, кисточка и т.п. Для изготовления печатных текстов используются пишущие машины, печатные формы множительных средств, множительная техника и принтеры-компьютеров. 
Исследование машинописных текстов производится в криминалистической практике довольно часто. Машинопись применяется не только как самостоятельное средство исполнения печатных текстов на бумаге, но и как исходный материал (оригинал) для последующего размножения на множительных аппаратах.

 

 

2. Средства составления и изготовления документов.

2.1  Ручные пишущие средства.

Наиболее древними средствами документирования являются ручные пишущие средства. Их появление было неразрывно связано с переходом к начертательному способу закрепления, передачи и хранения информации, с возникновением письменности. К числу этих средств относились: стило (стиль), представлявшее собой узкую палочку из кости, меди, серебра длиной в 4-5 указательных пальцев с заострённым одним концом и сплюснутым – другим. Острым концом – писали, а плоским – стирали ошибки.

 Другое древнее  средство документирования, которым писали на папирусе, пергаменте, называлось калам. Это – заострённая палочка из тонкого тростника с расщеплённым надвое острым концом, которую погружали в чернила.

На смену каламам  пришли гусиные, утиные, вороновые перья. Однако уже в Древнем Риме появились перья из бронзы и меди, в средние века – из серебра, а начиная с 16 века – из железа. Поскольку железные перья быстро изнашивались, на смену им пришли стальные. В середине 19 века в Европе, прежде всего в Германии, началось массовое промышленное производство стальных перьев, и уже во второй половине столетия насчитывалось свыше 400 их видов.

Ещё в 1809 г. была запатентована  перьевая ручка, изобретателем которой  стал Фредерик Фолш из Австрии. Она  представляла собой деревянную цилиндрическую чернильницу с поршнем, который выдавливал порцию чернил (порой всю целиком) на бумагу. В 1884 г. патент на авторучку получил страховой агент из Нью-Йорка Вотерман, соединивший цилиндр-чернильницу и перо тонкой трубочкой с нарезами, дозировавшей поступление чернил. Дальнейшее усовершенствование авторучки связано с именами американцев Д.Паркера и У.Шиффера. Паркеровские ручки получили название “вечное перо” и благодаря своему высокому качеству получили признание во всём мире.

Немало времени понадобилось для создания достаточно стойких, отчётливо видимых чернил. На разных этапах развития письма технология их изготовления включала использование самых разнообразных компонентов: сажи, глицерина, железного купороса, буры, сулемы, уксуса, желатина, сахара, лимонного сока и др.

Известно несколько  основных видов чернил. На первых порах  для их изготовления использовались естественные красители или дубильные  вещества – кора дуба, сосны, листья чая и т.п. При соединении с  водными растворами солей металлов они дают окрашенные жидкости. Это были так называемые железогалловые чернила. Дополненные другими окрашивающими веществами – смесью индиго и ализарина – чернила приобретали большую стойкость (ализариновые чернила). Использование сока кампешевого дерева, позволявшего получать при соединении с некоторыми химическими веществами различные красители (пурпурный, фиолетовый, чёрный), привело к изобретению кампешевых чернил. С конца 19 века на смену естественным красителям пришли искусственные. Первым из них был использован анилин, по имени которого чернила на основе синтетических красителей стали называть анилиновыми.

В 1938 г. венгерским журналистом  Ласло Биро была изобретена шариковая  ручка, в которой “вечное перо”  было заменено свободно вращающимся  шариком. Вынужденный эмигрировать в США, он в 1944 запатентовал там своё изобретение и продал лицензии двум американским фирмам, наладившим производство новых ручек. Правда, на первых порах шариковые ручки давали легко смазывавшийся и быстро выцветавший текст, поскольку заправлялись так называемыми жирными пастами.

В последующие годы процесс  усовершенствования и модификации  ручек продолжался. В частности, в Южной Корее созданы ручки, которыми можно писать в полной темноте, поскольку в их корпус вмонтирована специальная электролампочка, работающая от миниатюрной батарейки. Такие ручки особенно удобны для использования полицейскими и военными. Во Франции была изобретена ручка со встроенным фотоэлементом, воспроизводящим запись цифр и математических знаков, попадающих на микроскопическое вычислительное устройство, расположенное также в пере. “После того как пишущий поставит в конце примера знак равенства, на маленьком экране появляется окончательный результат”.

Ещё в глубокой древности  человек использовал пишущие  свойства древесного угля. С этой же целью позднее применялись свинцовые палочки, сланец и т.п. А со второй половины 16 века в качестве орудия для письма, рисования, черчения стал использоваться только что открытый минерал – графит. Его научились вставлять в деревянную оправу, получив таким образом всем известный карандаш (от тюрк.: кара – чёрный и таш, даш – камень). С конца 18 века карандаши стали изготавливать из графитного порошка с очищенной глиной и клеящими веществами. После ряда усовершенствований впоследствии появились сотни типов и видов карандашей, в том числе механические (цанговые), в которых графитовый стержень устанавливался в особом зажиме (цанге).

2.2 Пишущая машинка.

 

Пишущая машинка - механический, электромеханический или электронно-механический прибор, оснащённый набором клавиш, нажатие которых приводит к печати соответствующих символов на носителе (в большинстве случаев это бумага). Широко использовалась в XIX-XX веках.

Если в середине XX века невозможно было представить себе контору  или офис организации без пишущей  машинки, то к настоящему времени лишь небольшое количество традиционных компаний-производителей, таких как Смит-Корона, Оливетти, Адлер-Рояль, Олимпия, Бразер, Накадзима и др. продолжают выпуск такого рода устройств. Причём, большинство из перечисленных компаний сегодня занимается выпуском электронных моделей пишущих машин.

Первая пишущая машинка, созданная в 1873 г. Шоулсом и Глидденом, была достаточно привлекательна внешне, но не совсем удобна в работе. У машинки  этой конструкции  были серьезные  недостатки. Машинка стоила по тем временам довольно дорого, $125, а печатать на ней можно было только прописными буквами. Кроме того, поскольку литеры, приводимые в движение клавишами, были спрятаны под кареткой, чтобы увидеть отпечатанный текст, ее приходилось поднимать.

Успех к пишущей машинке  пришел не сразу, но некоторые из первых покупателей оценили ее очень  высоко. Среди них и бывший типографский наборщик Сэмюэл Клеменс, писавший книги  под псевдонимом Марка Твена. Слепая система машинописи была придумана  несколькими годами позже.

Другие компании вскоре выпустили свои модели пишущих машинок, в том числе и такие, которые  позволяли сразу же видеть отпечатанный текст, а также модели со сменой регистра, на которых можно было печатать и  строчными и прописными буквами. Эффективность усовершенствованных моделей и тот факт, что они "не мажут и не сажают чернильных клякс", в конце концов рассеяли все сомнения предпринимателей, и пишущая машинка стала распространенным орудием труда.

Одним из упорных противников  новой техники была развивающаяся фирма Sears Roebuck, торговавшая по почтовым заказам. Руководство фирмы считало, что машинописные письма слишком обезличены, и даже после того, как в 90-х годах XIX века пишущая машинка получила широкое распространение, секретари фирмы продолжали писать всю корреспонденцию от руки, дабы не оскорбить чувства своей традиционно фермерской клиентуры новомодными "машинными" письмами.

Существует несколько  видов пишущих машинок:

• Механические пишущие машинки самые простые и дешевые, но и самые не удобные в работе.
• Электрические пишущие машинки требуют от машинистки минимальных усилий при нажатии клавиш, обеспечивают в то же время большое количество копий (до 12) Утомляемость машинистки на электрической пишущей машинке снижается, а производительность труда значительно увеличивается.
• Электронные пишущие машинки, обладая всеми достоинствами электрических, имеют еще и память, что приближает их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (электронная, магнитная), так и внешняя (магнитные карты, ленты, дискеты). В этой памяти хранится разнообразная информация: стандартные тексты шаблоны, адреса, форматные документы. Печатаемая информация также может записываться в память для дальнейшего анализа и использования. Естественно, извлекаемую из памяти информацию можно непосредственно при печати редактировать: изменять адреса, фамилии и любые другие фрагменты текстов. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплей для предварительного вывода на экран и редактирования печатаемой информации; могут быть подключены к компьютеру для вводавывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.
• Канцелярские пишущие машинки настольные, труднопереносимые; среди них есть и механические, и электрические, и электронные.
• Портативные или дорожные пишущие машинки чаще всего бывают механическими.

К специализированным пишущим машинкам в зависимости от назначения относятся: пишущие машинки с шрифтом для слепых, наборнопишущие машины и автоматы (Веритайпер, Джексорайтер) для подготовки форм для последующего тиражирования, стенографические машины (Стеноки) и приставки для формирования стенографических отчетов о совещаниях, плоскопечатающие пишущие машинки для впечатывания текстов в паспорта и бланки (Эрика 70) и нанесения надписей на чертежи (МПК1, Ротринг) и др.