Реферат

по дисциплине «Документная лингвистика»

на тему: «Способы изложения материала в служебном документе»

Введение

     Составление служебных документов - трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда

     В работе по документированию большую  роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую  роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной  и распорядительной документации в  значительной мере обеспечивается императивом - повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т. д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо - понятия определенные. Деловой язык - это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

     Традиции  и обычаи в документировании оказались  очень живучими. И сейчас еще встречаются  устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы ("коим образам", "прошу не отказать", "при этом направляем", "дана настоящая" и др.). При составлении  документов нужно пользоваться официально-деловым  стилем.

     Литературный  язык имеет много стилей, художественно-беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т. п., которые  все время развиваются и находятся  в постоянном взаимодействии.

     В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно-беллетристический  стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический - стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т. д.

Правила изложения материала  и логического  построения текста документа

     Текст - основополагающий реквизит любого документа. Поэтому подготовка текстовой части документации является важнейшим условием хорошо поставленного документирования управленческой деятельности.

     В зависимости от количества рассматриваемых  в тексте вопросов документы подразделяются на простые и сложные. Первые посвящены одному вопросу, вторые - нескольким. Но текст любого документа, согласно требованиям ЕГСД, должен состоять не менее чем из двух основных частей. В первой из них дают обоснование или основание составления документа, во второй - излагают предложения, решения, распоряжения, выводы и просьбы. Даже в том случае, когда текст документа состоит из одной фразы, если он грамотно составлен, в нем можно различить эти два логических элемента.

     В редких случаях текст документа  содержит одну лишь заключительную часть: в приказах, например, - распорядительную без преамбулы, в письмах и заявлениях - просьбу без мотивировки.

     Однако  в большинстве случаев текст  документа состоит из следующих  логических элементов: введения, доказательства, заключения. Нередко заключению предшествуют выводы.

     Во  введении излагаются причины и непосредственный повод для составления служебного документа. В этой части текста нередко делают ссылки на другие, ранее полученные документы, послужившие основанием для создания данною документа.

     В доказательстве выражается существо вопроса, приводятся доводы, факты, ссылки на доказательства, цифровые данные, обосновывающие правильность поднимаемого вопроса. Сложное доказательство обычно заканчивается выводом. Доказательства должны убедить адресат в необходимости удовлетворения ходатайства, просьбы или требования.

     Выводы не являются отдельным логическим элементом, так как они примыкают к доказательству и неотделимы от него.

     Заключение - главная логическая составная часть, в которой формулируется основная цель документа, его ведущая мысль, просьба, предложение, согласие, отказ. Заключение в служебном документе обязательно.

     По  характеру содержания заключения неодинаковы  Они делятся на активные и пассивные (или описательные). Активные заключения, в свою очередь, подразделяются на прямые и косвенные. В прямом активном заключении адресат побуждается к определенным действиям.

     Например: "Предлагаю Вам в кратчайший срок наладить трудовую дисциплину в группе. Для этого разработайте подробный план мероприятий. Примите к студентам, нарушающим дисциплину, строгие меры''.

     В косвенном активном заключении действие возможно или ожидается.

     Здесь, хотя и не предписываются какие-либо действия, предполагается, что будут  приняты меры к предотвращению порчи  водопровода.

     Прямое  активное заключение употребляется в приказах, протоколах собраний, письмах, телеграммах, косвенное - в договорах, инструкциях, положениях и т. д. По возможности надо предпочитать активное заключение косвенному.

     В зависимости от содержания документа  в тексте применяется прямой или  обратный порядок расположения логических элементов. В первом случае за введением  следуют доказательство и заключение. При обратном порядке вначале  излагается заключение, за ним - доказательство. Введения в таких документах нет. В обратном порядке излагают несложные документы. Им следует пользоваться как можно реже. Дело в том, что в заключении, если оно ставится на первое место, надо излагать всю сущность вопроса и в последующей части текста дать полностью его обоснование. Иначе документ становится непонятным и читать его приходится в обратном направлении (снизу вверх). Написать же заключение так, чтобы в нем была полностью раскрыта цель составления документа, довольно трудно. Вот почему прямой порядок расположения логических элементов более приемлем, особенно для подготовки больших по объему документов. Этого метода изложения должны придерживаться составители документации в вышестоящие и равные по положению организации и учреждения. Тон документа в любом случае должен быть корректным, выдержанным, не дающим повода вступать в полемику и заводить излишнюю переписку.

     Деление текста налоги четкие элементы является, конечно, условным приемом, который  помогает, однако, выработать план документа  и последовательно изложить содержание. Отнюдь нет, надобности искусственно вводить, в текстовую часть все три  элемента, гак как это приводит к созданию необоснованно объемных документов.

     Текст сложных документов, содержащих информацию по различным вопросам деятельности учреждения, организации или предприятия (положения, инструкции, доклады, отчеты, обзоры и т. п.), стандартом допускается  делить на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты (арабскими цифрами).

     Разделы и подразделы текста должны иметь заголовки, кратко выражающие суть их содержания. Деление текста на составные элементы, разумеется, тесно связанные между собой, и снабжение их заголовками улучшает документ, делает его более доходчивым и выразительным.

     В повествовании, например, хотя оно предполагает изложение материала в хронологической  последовательности, нужно стремиться выделять узловые события, наиболее характерные факты, детали, черты. При  этом нельзя забывать, что протяженность  явления во времени и степень  важности явления далеко не всегда находятся в прямо пропорциональной зависимости. Скажем, для автобиографии  взрослого человека не имеют существенного  значения события его детства, хотя оно и длилось более полутора десятков лет, а вот сведения о первых годах трудовой деятельности любого работника представляют в этом служебном документе значительный интерес. Их и нужно отразить с надлежащей полнотой. Здесь разрыв в хронологии повествования будет вполне оправданным.

     При работе над описательным текстом  следует стремиться к раскрытию  наиболее важных признаков явления. По степени важности их необходимо и располагать, что будет служить  требованиям последовательности в  изложении материала.

     Характерной особенностью такого вида текста, как  рассуждение, является, как мы уже  отмечали, наличие доказательства - одной из основных форм мышления.

     Доказательства  бывают двух видов: дедуктивные и индуктивные. В первых мысль развивается в направлении от общего к частному, т. е. от общих суждений к частным выводам. В индуктивных доказательствах, наоборот, мысль идет от отдельных разрозненных фактов к обобщению. Подобным образом нередко излагается материал в рассуждении.

     По способу изложения тексты обычно делят на следующие виды: повествование, описание и рассуждение.

     В повествовании рассказывается о  событиях, явлениях, фактах в той  хронологической последовательности, в которой они происходили  в действительности. Этот тип изложения  чаще всего применяется в таких  документах, как информационные сообщения, отдельные виды протоколов, автобиографии, докладные записки и т. п., например: "Я, Николаев Иван Олегович, родился 10. 10. 96 в деревне Петровка Алексеевского района Омской области в семье колхозников. В 1955 году окончил местную среднюю школу" и т. д.

     В описании дается характеристика явления, события, действия лица или факта  в форме перечисления его признаков, особенностей, черт, проявлений. В этом типе изложения можно выделить отдельные элементы, отрывки, раскрывающие те или иные стороны объекта. Такие элементы конкретизируют и обосновывают общую характеристику.

     Описательное  изложение широко практикуется в  текстовых частях самых различных  документов.

     Весьма  распространенным способом изложения  является рассуждение. Оно выражается в логически последовательном ряде определений, суждений и заключений, раскрывающих внутреннюю взаимосвязь  явлений или событий и доказывающих какое-то положение (тезис), например: "В связи с плохими погодными условиями, болезнью значительной части рабочих, недопоставкой строительных деталей и материалов строительное управление N5 не справилось с производственной программой IV квартала 1995 г "

     Легко заметить, что это рассуждение  основано на причинно-следственных связях между явлениями и фактами. Но в текстах многих документов используются и другие Виды рассуждений. Они строятся, в частности, на установлении условно-уступительных  связей, сравнений и сопоставлений  фактов, явлений, событий, предметов.

     Следует, однако, отметить, что в чистом виде названные нами типы изложения текстов  встречаются редко. Чаще всего они  переплетаются между собой, дополняют  друг друга. Такое взаимодействие особенно характерно для сложных документов.

     Это отнюдь не значит, что составителю  документации не следует учитывать  особенность каждого из видов  изложения. Наоборот, необходимо творчески  их использовать в работе по документированию.

     Тексты  сложных документов (отчеты, обзоры, справки и др.) разделяют на части, разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами  в соответствии с требованиями ГОСТ 1. 5-85. Номер каждой части включает номера соответствующих составных  частей, более высоких, например: 1. 1, 2. 1. 3. 2. 1 ит. д.

Правила сокращений в текстах  документов

     В документах системы ОРД применяются  различные типы сокращений. Однако все сокращения должны отвечать требованиям  утвержденных в1956 г "Сводных правил русской орфографии и пунктуации", а также требованиям ГОСТ 1. 5-85.

     Сокращения  оправданы, поскольку они укорачивают  время на составление текста, уменьшается  их объем и, естественно, затраты  на изготовление документа.

     Принято различать сокращения нескольких типов:  

     1. Буквенные (инициальные) сокращения (аббревиатуры), которые образованы из первоначальных букв каждого слова, например. ГУМ, ВТЭК, МВД и т. д. Почти все инициальные сокращения пишутся с прописной буквы (за исключением тех, которые превратились в самостоятельные слова, например, загс, вуз).