Специфика оформления реквизитов документации

     Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и  органа, издающего постановления, место  издания, заголовок к тексту, подпись  руководителя органа, издающего постановление.

     Юридическими  основаниями для издания постановлений  служат законы Российской Федерации, постановления  Совета Федерации и Государственной  Думы.

     РЕШЕНИЕ

     правовой  акт, принимаемый коллегиальными органами и 

     совещательными  органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

     Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или  более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

     Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем  РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например: "Коллегия РЕШИЛА…" или: "Совет директоров РЕШИЛ…"

     ПИСЬМА. ФАКСЫ

     В управленческой деятельности учреждений значительное место занимает составление  писем.

     Письмо  – это общее название различных  по содержанию документов, которые  пересылаются по почте.

     По  содержанию и назначению письма могут  быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-извещения, письма-запросы, письма-приглашения, письма-ответа.

     Письма  инструкционные исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления. В них содержится рекомендации, указания, разъяснения; например, это отчетности, налоговые документы, экологические экспертизы и так далее.

     В гарантийных письмах указываются сроки поставки, гарантии оплаты,  качества продукции и так далее.

     Информационные письма, содержат напоминания, сообщения, просьбы, предложения.

     Рекламные письма содержат информацию о рекламе, цены предлагаемых услуг и товаров.

     Коммерческие письма составляются при заключении контрактов. Это - обращение покупателей к продавцам, что бы они предоставили  подробную информацию о товарах и услугах, а также, ответы продавцу, рекламацию.

     Рекламационные письма (письма претензионные)- содержат требования возмещение убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения контракта и подтверждающие аргументы.

     Письма-запросы, представляют собой письмо,  на которое предприятие просит дать ответ, или соответствующую информацию.

     предприятие просит разъяснить какой-либо факт или  действие и побуждает фирму контрагента  дать ответ на письмо.

     В письмах-факсах не указывается название документа.

     Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты  и события должны быть представлены объективно. Стороны излагаемого  вопроса должны освещаться достаточно полно, кратко и ясно.

     ТЕЛЕФОНОГРАММА

     Это документы, различные по содержанию, передаются особым способом, по телефону и записываются получателем. В телефонограмме должно быть не более 50-ти слов. Используются специальные бланки для передачи телефонограмм. Составляется телефонограмма руководителем или по его поручению. Документ содержит следующие реквизиты: наименование фирмы; название документа; дата и время передачи; адресат; текст; подпись; указание должностей и Ф.И.О. лиц, принявших и передавших информацию; номера телефонов фирм, передавших и получивших информацию.

     ТЕЛЕГРАММЫ

     Это документы, различные по содержанию, передаются особым способом, по телеграфу. Оформляются по правилам установленными органами связи. Текст должен быть кратким, не допускаются повторения. Знаки  препинания пишутся сокращенно (например: точка – тчк), союзы и предлоги опускаются. Перенос слов и исправления не допускаются. Телеграммы делятся на правительственные, срочные, обычные. Адрес, текст подпись печатаются с новой строчки. Цифровые данные пишутся словами.

     Каждый  документ состоит из отдельных, составляющих его информационных элементов, которые  называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д. Реквизиты  могут быть графическими (герб, печать, эмблема) или текстовыми.

     Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного - двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат).

     Часть информации реквизитов может быть заранее  внесена в шаблон (бланк) будущих  документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.

     Совокупность  реквизитов для конкретного документа  с определением их взаимного расположения составляют его формуляр. При создании унифицированной системы документации или унификации (приведение к единообразию) группы документов разрабатывается, как правило, формуляр - образец. Формуляр - образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерных именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади.

     Принятая  в формуляре - образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант  при наличии нескольких различий в конкретных документах.

     Формуляр, характерный для документов определенного  вида (письма, протоколы, акты и т.д.), называется типовым формуляром.

     Государственным стандартом 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации (УСД). Требование к построению формуляра - образца» установлены общие для любых управленческих документов соответствующие международным:

     - форматы бумаги А3 (297х420мм), А4 (210х420мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;

     - минимально допустимые размеры  служебных полей: поле подшивки - не менее 20мм, остальные поля - не менее 10мм;

     - размер шрифта, годного для оформления  документов - что соответствует размеру  13,5 - 14 шрифта Times New Roman Cyr (наиболее близкий к шрифту канцелярской пишущей машины: 2,6х4,25мм).

     Стандартом  определено, что основными зонами документа являются сверху вниз по листу бумаги: заголовочная, содержательная и оформляющая, хотя это деление  достаточно условно.

     Установлен  состав реквизитов, совокупность которых  придаёт управленческим документам юридическую силу и правила их оформления; в самом общем виде - их расположение на листе бумаги. К  этим реквизитам относится: наименование организации - составителя (автора) документа  и код организации, наименование формы документа и её код, дата, номер документа и подпись (лица, несущего ответственность за содержание документа).

     Неоднократно  регламентировались и стандартизировались  более подробные требования по оформлению и расположению на бумажном носителе реквизитов управленческих документов. Этому вопросу был посвящён в  настоящее время приостановленный Государственный стандарт Российской Федерации 6.30 - 97 «УСД. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

     Во  все действующие инструкции и  правила по ведению делопроизводства обязательно включены разделы, составленные на основе этого стандарта.

     Оформление  ОРД, как уже было сказано, осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного Герба РФ. Правильно оформленные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу.

     В настоящее время установились требования по оформлению 30 реквизитов управленческих документов:

     01 - Государственный герб Российской  Федерации;

     02 - герб субъекта Российской Федерации;

     03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

     04 - код организации;

     05 -основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

     06 -идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

     07 - код формы документа;

     08 - наименование организации;

     09 - справочные данные об организации;

     10 - наименование вида документа;

     11 -дата документа;

     12 - регистрационный номер документа;

     13 - ссылка на регистрационный номер  и дату документа;

     14 - место составления или издания  документа;

     15 - адресат;

     16 - гриф утверждения документа;

     17 - резолюция;

     18 - заголовок к тексту;

     19 - отметка о контроле;

     20 - текст документа;

     21 - отметка о наличии приложения;

     22 - подпись;

     23 - гриф согласования документа;

     24 - визы согласования документа;

     25 -оттиск печати;

     26 - отметка о заверении копии;

     27 - отметка об исполнителе;

     28 - отметка об исполнении документа  и направление его в дело;

     29 - отметка о поступлении документа  в организации;

     30 -идентификатор электронной копии  документа.

     Состав  реквизитов, используемых при оформлении управленческих документов, этим списком  не исчерпывается, но остальные, как  правило, применяются в границах конкретной системы документации. С  другой стороны, на реальном документе  состав реквизитов и их оформление будет зависеть от вида документа, его  автора и других факторов.

 

     Литература 

1. Делопроизводство. Образцы, документы, организация и  технология работы. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, 2004.
2. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. - 5-е изд. - М.-Новосибирск: ИНФРА-М, 2003.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документациионного обеспечения управления). Учебн. для вузов. - М.: ЮНИТИ, 2003.
4. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - 8-е изд. - М., 2004.
5. Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30 - 2003. - М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.