Советы для секретаря

57. Идеальный секретарь – профессионал высокого класса:

ü    Он получает настоящее удовлетворение от работы.

ü    Стоит выше междоусобиц на работе.

ü    Его не так остро волнует проблема зарплаты - это уже «головная боль» руководителя: ценного работника нужно удержать!

ü    Он получает постоянную эмоциональную и энергетическую  подпитку, занимаясь любимой работой.

ü    Он исповедует оптимистический взгляд на жизнь, потому что каждый день он убеждается в своем МАСТЕРСТВЕ.

ü    Он всегда обаятелен, потому что это необходимая форма его существования.

ü    Он найдет выход из любых жизненных ситуаций, потому что есть база - профессионализм.

ü    Внешне он всегда  привлекателен,  потому что форма для него так же важна, как и содержание.  

Для каждой организации  важны следующие критерии отбора секретарей: наличие высшего образования, знание основ делопроизводства, умение пользоваться компьютером и оргтехникой, владение навыками быстрой печати.

56. Коммерческая тайна

Коммерческой тайной является деловая информация, имеющая  тактическую или потенциальную  ценность для предприятия по коммерческим причинам. Эта информация является коммерчески выгодной для недобросовестных конкурентов в случае попадания в их руки. Утрата коммерческой тайны может привести ущерб предприятию и, в конечном итоге, привести к его банкротству.

Методы  защиты коммерческой тайны

Для предотвращения утечки коммерческой тайны обычно используются следующие меры:

- правовая защита,

- организационные  меры,

- защита с помощью  технических средств.

Правовая  защита осуществляется закреплением прав и порядка защиты коммерческой тайны в нормативных и уставных документах.

Защита  с помощью технических  средств

Использование технических  средств для обеспечения сохранности информации создаёт дополнительные гарантии того, что документы и другие носители информации будут надёжно защищены.

Любая информация в компьютере, представляющая коммерческую тайну, должна быть закодирована. 
Через руки секретаря проходят очень важные контракты, договоры и приказы. Если вам нужно выйти из приемной даже на минуту, не оставляйте на столе или в ящике стола важные документы – убирайте их в сейф. Когда сотрудник фирмы или посторонний человек подходит к вашему столу –переверните документ, отверните от него дисплей компьютера.Ваша задача оберегать не только свою приемную, но и кабинет руководителя.

40. Первым этапом собеседования является налаживание контакта и установление доверительных отношений. 
 
Хорошим тоном считается соблюдение договоренности о встрече. Некоторые интервьюеры намеренно задерживают начало беседы для того, чтобы проверить «стрессоустойчивость» кандидата. Но в большинстве случаев это только вызывает раздражение у соискателя, и желание работать в компании пропадает. 
 
В самом начале беседы задайте пару «светских» вопросов о погоде, проведенных выходных или пробках на дорогах. Это необходимо для создания атмосферы расслабленности и доверия, а также для того, чтобы оценить, насколько кандидат склонен вести бесконечные пустые разговоры и как быстро вспоминает о действительной цели своего прихода в ваш офис. 
 
Объясните соискателю цель собеседования и, если есть такая возможность, кратко ознакомьте его с тем, какие еще испытания ему предстоит пройти. 
 
Когда кандидат почувствует себя уверенно, можно переходить к главной части собеседования, которая нацелена на получение основной информации о соискателе для оценки профессиональных навыков и личностных качеств.  
 
В этой части собеседования ваш талант рекрутера раскрывается в полной мере. Только вам решать, какой комплект вопросов, задач, тестов и деловых игр наиболее целесообразно применять для оценки соискателя, исходя из требований к вакансии и потребностей компании. Здесь важно:

• задавать как можно больше вопросов
• внимательно слушать соискателя (если после ответа у вас не возникло ни одного вопроса, то чаще всего это свидетельствует о том, что вы плохо слушали)
• не оставлять недопонятыми отдельные моменты и выяснять все до конца
• все время помнить семь вопросов криминалистики: выясняя особенности того или иного периода жизни соискателя, нужно постараться получить ответы на вопросы «кто?», «что?», «зачем?», «когда?», «где?» «как?» и «почему?». На первых порах, когда еще не отработан навык постановки вопросов, вполне можно пользоваться этими маленькими «костылями», которые помогут выбрать направление для следующих вопросов
• требовать подтверждения сказанному (комбинировать последовательность закрытых и открытых вопросов)
• выбирать тип вопроса в зависимости от ситуации (классификация вопросов приводится далее)
• выходить на собеседование с заранее составленными вопросами, которые вы хотели бы задать соискателю и не стесняться пользоваться их перечнем во время беседы.

Вне зависимости  от вашего решения, потратьте несколько  минут на информирование соискателя о предполагаемых должностных обязанностях и непосредственно о самой  компании. В том случае, если кандидат вам не интересен, это можно сделать  в достаточно краткой форме, для  соблюдения «правил приличия». Если вы считаете соискателя достойным претендентом на данную вакансию, то предоставьте ему  по возможности полную информацию —  по меньшей мере, это позволит правильно  сориентировать его в ожиданиях  от новой работы и, следовательно, в  будущем снизить текучесть кадров, а также уменьшить расходы  на подбор и обучение новых сотрудников. Последний этап беседы — выход  из интервью. Когда получена вся  необходимая информация кандидату  целесообразно задать несколько «расслабляющих» вопросов, произнести пару фраз, обеспечивающих мягкое окончание интервью и оповестить его о дальнейших планах. 

30.

1. Собеседование должно быть четко спланировано и подготовлено. Особенно это важно для начинающих специалистов. Чем тщательнее продуманы этапы собеседования и обозначены темы для обсуждения, тем лучше результат.
2. Необходимо соблюдать анонимность. Вся информация, полученная в ходе беседы, должна являться закрытой для посторонних лиц.
3. Недопустимо использовать собеседование и полученную информацию в личных целях.
4. Ваше поведение должно быть вежливым и тактичным. Данный принцип при всей его целесообразности достаточно часто нарушается сотрудниками, проводящими собеседование.
5. Для проведения собеседования следует выбрать удобное помещение, где вас не будут отвлекать посетители и телефонные звонки.
6. Настройтесь на положительное отношение к соискателю. Будьте готовы выслушать его и сопереживать услышанному, попытайтесь принять его таким, какой он есть. Старайтесь концентрироваться на мыслях и чувствах собеседника — только при наличии искреннего интереса к человеку, сидящему напротив вас, можно адекватно оценить его профессиональные и личностные качества. Среди установок, мешающих слушать и адекватно оценивать услышанное, можно назвать пренебрежение, ярко выраженное недоверие, агрессию по отношению к кандидату. Постарайтесь не допускать «блуждания мыслей».
7. Квалифицированный интервьюер большую часть беседы внимательно слушает кандидата и меньшую говорит сам. Постарайтесь не перебивать соискателя, выслушивайте ответы полностью, до конца, поскольку только после полного ответа могут проявиться дополнительные нюансы, требующие уточнения.
8. Следите за тем, чтобы значения ваших слов и жестов не расходились друг с другом.
9. Постарайтесь сделать так, чтобы кандидат во время собеседования не чувствовал себя скованно.
10. В процессе собеседования фиксируйте информацию, получаемую от соискателя, иначе вероятность того, что некоторые важные моменты его биографии могут быть упущены, велика.
11. Не забывайте, что в процессе беседы вам необходимо оценить не только первичные данные, полученные от соискателя (ответы на вопросы, заполненные анкеты, рекомендательные письма, прочие документы, которые соискатели часто приносят с собой на собеседование), но и вторичные (невербальные проявления (язык движений), корреспонденцию ответов на разные вопросы, сочетаемость задания разных блоков собеседования).

33. Доброжелательная атмосфера в коллективе - залог успешной работы всей фирмы. Естественно, что настроение и поведение секретаря отражается и на настроении всех, с кем ему приходится общаться. Атрибутами благоприятной атмосферы в коллективе являются внимательное отношение друг к другу, открытые (не "формальные" и "дежурные") улыбки, шутки и даже смех.

Основные  принципы, которыми следует руководствоваться  секретарю 

1. Вкладывать душу в работу.
2. Знать сотрудников своей фирмы, их имена, должности, направление деятельности, особенности характеров.
3. Использовать собственный пример поведения.

Начать менять атмосферу в коллективе можно  с небольших нововведений. Это  могут быть поздравления, поощрения, и просто выражение внимания к  сотрудникам со стороны руководителя. Так как общение руководителя с подчиненными идет в первую очередь  через секретаря, то именно секретарь  может сделать очень многое для  придания этому общению характера  дружеского взаимодействия и поддержки.

Встречая  сотрудников в приемной, как бы вы не были заняты, уделите им внимание. Улыбнитесь, отметьте новый наряд  у женщин-коллег, элегантный галстук  у мужчин. Помните, чтобы создать  радостное настроение у собеседника, надо самому получать радость от работы и от общения с коллегами. Взаимоотношения  с другими людьми часто бывают гораздо глубже, чем кажутся. Секретарь может составить календарь дней рождений сотрудников, подготовить небольшие сувениры или просто открытки и посоветовать руководителю поздравить подчиненных. Если руководитель занят или отсутствует, то секретарь берет на себя функции поздравления, вручая открытку подписанную руководителем. Такое внимание к сотрудникам помогает создать у них ощущение, что они не простой винтик в механизме фирмы, а живые люди, о которых помнят и которых ценит руководство. Можно поздравить сотрудников с успешной сделкой, с интересным проектом и другими достижениями на работе. Во многих фирмах сотрудники получают за это денежные премии. Это безусловно очень неплохо. Но отличным добавлением к этому будет личное внимание руководителя – устное поздравление.

38.1. На первом месте среди глупейших ошибок стоит массовая рассылка резюме. Многие соискатели не прикладывают усилий для целенаправленного трудоустройства. Они отправляют шаблонные резюме. Иногда даже забывают менять в обращении название компаний и имена контактных лиц.

2. На втором месте рейтинга ошибок находится неряшливость. Многие соискатели допускают орфографические и грамматические ошибки.

3. Разумеется, важнейшую роль при устройстве на работу играет собеседование. Самой невинной ошибкой здесь является опоздание. Часто можно увидеть пренебрежение дресс-кодом. Соискатели, которые должны носить на работе деловую одежду, приходят на собеседование в растрепанном пуловере.

4. Имеются трудности и с соблюдением этикета в целом. «Бывает, что господа, не спрашивая, снимают пиджак и вешают его на спинку стула». Многие забывают выключать мобильный телефон. Плохо, если он звонит во время беседы. Еще хуже, если вы начнете отвечать.

5. негативные отзывы о настоящем или предыдущем

6. незаинтересованный вид.

42. Прежде чем хвататься за телефонную трубку и звонить по заинтересовавшим вас объявлениям, внимательно их изучите. И на основе этого четко формулируйте цель вашего звонка.

Лучше сразу  объяснить, что вы звоните по вакансии в такой-то газете, претендуете на такую-то должность и хотели бы переговорить с человеком, занимающимся подбором персонала.

Основное правило  проведения любых телефонных переговоров:

• четко формулируйте цель вашего звонка;
• добивайтесь разговора с человеком, конкретно отвечающим за разрешение вашего вопроса.

Если вам ответил  секретарь, то вопросы типа: «что в будет входить в мои функциональные обязанности?», — ему лучше не задавать. Свои должностные обязанности вы по умолчанию должны точно знать сами. Поскольку претендуете на должность «не с потолка» и являетесь профессионалом в своей области. Под рукой обязательно должно быть резюме (на интересующую вас вакансию!), чтобы при необходимости его можно было сразу отправить или ответить на вопросы кадровика о профессиональном опыте.

Ни в коем случае не стоит вводить собеседника в курс всех ваших «домашних» проблем. Увы, почти все на второй-третьей минуте разговора затрагивают подобные темы: «а вы знаете, у меня нет постоянной московской прописки», «я мать двоих детей, мне придется иногда отпрашиваться», «я уже год не могу найти хорошую работу, а ведь мне надо платить за учебы сына» и т.д.

Любые нюансы вашей  биографии и определенные моменты, на которые вы хотите обратить особое внимание нанимателя, стоит обсуждать только в личной беседе. Тогда вам скорее могут пойти навстречу, и вы с большей вероятностью сможете компенсировать «неприятные обстоятельства» профессиональными навыками.