Совещание

В том или ином виде (в  зависимости от конкретного программного обеспечения) могут быть реализованы следующие функции:

— формирование проекта  повестки дня;

— рассылка сообщений исполнителям, ответственным за подготовку проектов решений;

— получение проектов решений  и справок от ответственных исполнителей;

— формирование пакета документов к совещанию;

— рассылка пакета документов участникам совещания;

— рассылка приглашений, повестки дня;

— формирование протокола  совещания;

— контроль исполнения решений  совещаний.

Если в СЭД реализован полноценный блок автоматизации  контроля исполнения поручений, то он позволяет формировать необходимую отчетность. Как правило, можно делать выборки по:

— Ф.И. О. руководителя, который  дал поручение;

— Ф.И. О. ответственного исполнителя;

— сроку исполнения поручений;

— просроченным поручениям.

Грамотное использование  СЭД призвано облегчить наш труд и высвободить время для решения  задач, с которыми машины пока справиться не в состоянии.

Если учитывать, что генеральный  директор крупного предприятия в  среднем тратит 17 часов в неделю, исполнительный директор — 23 часа, а  менеджер среднего звена — 11 часов  в неделю на участие в совещаниях, то эффективность их проведения способна высвободить массу полезного времени и энергии.

 

 

Заключение

В рамках моего реферата была рассмотрена тема особенностей оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний, в которой были изучены вопросы по следующей проблематики:

- виды совещаний;

- подготовка совещаний;

- формирование повестки дня;

- участники совещания;

-подготовка документов для проведения  совещания (доклады, информационные  материалы);

- документальное оформление совещания;

- электронный документооборот  и совещания.

Изученный материал показывает важность проведения оперативных и плановых совещаний, их подготовки, а главное документального оформления этих совещаний.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1. Кузнецова Т.В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)», Москва, 2003 г.
2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М., ИНФРА-М, 2002.
3. Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник. -Москва, 2003.
4. Пашков Д. Система электронного документооборота БОСС-Референт // Секретарское дело.-2002.-№3.
5. Сысоева Л. А. Эффективная организация работы с документами в текстовом редакторе (шаблоны документов) // Секретарское дело.-2003.-№3.