Совершенствование документационной деятельности

Однако, если потребность  в такой технологии назрела уже  много лет назад, то техническая  возможность ее реализации появилась  относительно недавно. Это связано с появлением недорогих носителей, повышением эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, технологий индексирования сверхбольших массивов данных; внедрением средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие объёмы информации.

Для реализации КЭА организуют сеть, включающую рабочие станции  и серверы ввода и обработки  информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого  качества используют промышленные сканеры  потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск, что относит её к классу традиционных информационно–поисковых систем. Альтернативное направление базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстное, не зависящее от естественного языка, и контекстно–зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учётом специфики морфологии и семантики естественного языка.

Ввиду высоких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его целостности, данные должны храниться в надежных высокоскоростных системах архивирования, а графические образы документов — на носителях, характеризуемых длительностью использования.

Таким образом, можно  с достаточной определённостью  сказать, что на сегодняшний день электронные системы являются самым эффективным способом оптимизации и рационализации документооборота организаций, а, следовательно, и документирования их управленческой деятельности. Но важно отметить, что применение СЭД не даёт желаемого результата без использования унифицированных, стандартизованных форм документов и без КЭА — только сочетание всех концепций и направлений совершенствования даёт наилучший результат.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В связи с развитием  электронно-вычислительной техники  и внедрением автоматизированных систем управления все более актуальным становится вопрос об эффективности документационного обеспечения управления.

Среди методов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование  технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

Задача сокращения объема документооборота имеет два аспекта  – сокращение количества создаваемых  документов и сокращение расхода  ресурсов на производство документов.

Существуют несколько  эффективных способов оптимизации и рационализации документооборота – это применение электронных систем, СЭД и КЭА.

Данная курсовая работа представляла собой анализ проблем  совершенствования документооборота и имела своей целью систематизацию, закрепление и расширение знаний о методах совершенствования документирования в управленческой деятельности.

Задачами курсовой работы являлись:

- изучение теоретических  основ документирования управленческой  деятельности;

- анализ проблем совершенствования  документирования в управленческой деятельности;

- исследование методов  совершенствования документирования  в управленческой деятельности.

В первой части работы "Теоретические основы документирования управленческой деятельности" было рассмотрено становление документирования в России, совершенствование содержания и оформления документа, проанализированы основные правила организации документооборота на предприятии, проблема совершенствования документирования.

Во второй части "Методы совершенствования документирования" была раскрыта тема курсовой работы и исследованы методы совершенствования документирования.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРА

 

1. Басаков М.И. Делопроизводство: Конспект лекций. – Ростов н/Д., 2010. – 192 с.

2. Бондырева О.И. Документирование  управленческой деятельности: курс лекций/ О.И. Бондырева. – М.: Высшая школа, ИНФРА – М., 2006. 474 с.

3. Делопроизводство (Организация  и технология документационного  обеспечения управления): Учебник  для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина  Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред.  Т.В. Кузнецовой М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2001. 359с.

4. Делопроизводство: Учебник  для вузов/ под общ. ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР., 2004.

5. Дёмин С.Н. Документационный  менеджмент: учебное пособие для  вузов/ С.Н. Дёмин – СПб.: Проспект, 2005. 347 с.

6. Закон "О стандартизации" от 10 июня 1993 года// http://www.consultant.ru

7. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в производстве). Под ред. С.Л. Кузнецова М.: Интел-Синтез, 1999. 276 с.

8. Ожегов С.И. Словарь русского языка/ Под ред. Н.Ю. Шведовой. 18-е изд., М.: Русский язык, 1987. 796 с.

9. Рубцов В.М. Государственное регулирование ДОУ/ В.М. Рубцов// Делопроизводство: информационно – аналитический журнал. – 2008. № 3. 11-16 с.

10. Советский Энциклопедический словарь/ Под ред. А.М. Прохорова. 4-е изд., испр. и доп. М.: Советская энциклопедия, 1990. 1632 с.

11. Степанов Е.А. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы/ Под ред. В.А. Кудрявцева. 2-е изд., испр. и доп. М.: Проспект, 2007. 455 с.

12. Фионова Л.Р. Современные технологии ДОУ – путь к повышению эффективности управления/ Л.Р. Фионова//Делопроизводство: информационно – аналитический журнал. – 2006. № 1. 16-20 с.

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ