Составные части документа

СОДЕРЖАНИЕ

      1. Перечислите составные части документа. ---------------------- Стр 2-3.  2. Приведите схему расположения основных реквизитов        (формуляр-образец) документа. ------------------------------------------------Стр 4-5.

      3. Дайте краткую характеристику реквизитов: «подпись», «отметка о контроле», « визы согласования документа», «оттиск печати», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «отметка о поступлении», «отметка для автоматического поиска и контроля информации».

К какой  части документа относятся эти  реквизиты? -----------------------Стр 6-8. 

      4.Какие  различают виды документопотоков? Представьте этапы(схему) обработки  движения исходящих документов  и опишите их. -----------Стр 9-11. 

      5. Задача:

      Составте  приказ по личному составу о приёме на работу Петрова А.И. на должность  инженера с 15 числа текущего месяца.

      Другие  необходимые данные указать самостоятельно. --------Стр 12. 

6.Список  литературы-----------------------------------------------------------Стр 13. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Перечислите составные части документа

Основные  составные части документов

• заголовочная часть документа;
• содержательная часть документа;
• оформляющая часть документа;
• юридическая сила документа;
• оформление документа;
• реквизит документа;
• формуляр документа;
• формуляр - образец документа.

В каждом документе, можно выделить три составные  части:  заголовочную,         содержательную           оформляющую.

      Заголовочная  часть документа включает сведения об организации - авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер).

      Содержательная  часть документа является основной частью документа, раскрывающей его суть и назначение.

      В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также вспомогательные надписи на документах, облегчающие работу с ними.

Подготовка документа  складывается из двух взаимосвязанных  процессов: составления текста (или разработки таблицы, анкеты), т. е. работы над содержательной частью, и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

      Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Под оформлением документа понимается проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

      Реквизиты - это составные части, отдельные обязательные элементы официальных документов. Правила оформления реквизитов одинаковы для разных видов организационно-распорядительных документов.

      Некоторые реквизиты являются обязательными  для каждого документа, независимо от его вида и разновидности. К  обязательным для всех реквизитам относят: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов.

      Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации).  Однако многие реквизиты в силу своих особенностей не могут быть постоянными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

      Отдельную группу реквизитов составляют так называемые "отметки" на служебных документах, выполняющие вспомогательные функции  информационного характера (отметка  о контроле, отметка об исполнителе  и др.).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Приведите схему  расположения основных  реквизитов (формуляр-образец)  документа. 

Формуляр-образец

      Каждый  документ имеет индивидуальный набор  реквизитов, отражающий его особенности  и назначение в управленческом процессе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

Формуляр-образец  устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов.

Стандарт перечисляет  максимальный набор реквизитов, которые  могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30-97 установил 29 реквизитов:      01 - Государственный герб РФ;       02 - герб субъекта РФ;         03 - эмблема организации или товарный знак;     04 - код организация;                                                                                    05 - код унифицированной формы документа;     06 - наименование организации - автора документа;    07 - справочные данные об организации (адрес, телефон/факс, № счета);            08 -наименование вида документа;       09 - дата документа;         10-регистрационный индекс (номер) документа;    11- ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса при ответе на него;         12 - место составления или издания документа;    13 - гриф ограничения доступа к документу ("секретно", "конфиденциально);          14- адресат;          15 - гриф утверждения документа;       16 - резолюция;          17 - заголовок к тексту;         18 - отметка о контроле;         19 - текст;           20 - отметка о наличии приложений;      21 - подпись;          22 - гриф согласования документа;        23 - визы согласования документа;        24 - печать;           25 - отметка о заверении копии;       26 - отметка об исполнителе;        27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;  28 - отметка о поступлении документа в организацию;    29 - отметка для автоматического поиска документа. 

Формуляр-образец указывает место реквизитов на листе бумаги. Для реквизитов с постоянной информацией определяют необходимую площадь с учетом максимального набора знаков при их написании.

Реквизит  - обязательный элемент, присущий определенному виду документа.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Дайте краткую характеристику реквизитов: «подпись», «отметка о контроле», « визы согласования документа», «оттиск печати», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «отметка о поступлении», «отметка для автоматического поиска и контроля информации».

  К какой части документа относятся эти реквизиты? 

ПОДПИСЬ 

В состав реквизита  «Подпись» входят: Наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: 

или на бланке:

 

При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: 

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: 

 

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: 

 

Документ может  быть подписан исполняющим обязанности  должностного лица с указанием его  фактической должности и фамилии  или указанием, что он временно исполняет  обязанности должностного лица.  

ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ

Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения  установленных сроков, указанных  в резолюции или типовых сроков исполнения. В соответствии с ГОСТом отметку о контроле за исполнением обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». 

ВИЗЫ  СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

Согласование  документа оформляется визой  согласования документа, которая включает в себя подпись и должность  визирующего документ, расшифровку  подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания, например:

Начальник юридического отдела 
Личная подпись   А.А.Иванов 
09.05.2006 

ОТТИСК  ПЕЧАТИ

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права  лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

      На  документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. 
 

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ

Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в  левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

А.А. Петров 
79 34 25 
 
 

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА  И НАПРАВЛЕНИИ  ЕГО В ДЕЛО

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, например: