Составление плана совещания,переговоров

Составление плана совещания,переговоров

Все мы знаем, что  совещания представляют собой важный инструмент успешного менеджмента  любой организации. Каждый рабочий  день по всему миру проводится бесчисленное количество совещаний, которые требуют  затрат огромного количества времени  и денег, но какой процент всех этих совещаний эффективен?   
Перед деловым совещанием:  
 
1. Определите цель. Постарайтесь определить ясную цель совещания. Чего вы хотите добиться? Позаботьтесь о том, что бы участникам совещания об этом было известно.   
 
2. Сколько необходимо времени? Хорошо подумайте о том, сколько времени потребуется на совещание. Например, зачем вам тратить час, когда достаточно 45 минут?   
 
3. Устраивайте совещания утром. По возможности, старайтесь организовывать совещания утром, так как люди в это время обычно более внимательны. Они, скорее всего, также постараются закончить совещание вовремя – до обеда!   
 
4. Приглашайте только тех, кто имеет отношение к обсуждаемым вопросам. Приглашайте только тех, кто может произвести в совещание значимый вклад.   
 
5. Подготовьте повестку совещания. При подготовке повестки, постарайтесь не выходить за рамки одной страницы. В первую очередь перечислите самые важные вопросы, так как это позволит обсудить их, когда люди более всего внимательны.   
 
6. Заранее известите людей. Пригласите участников совещания заранее, так как это повысит шансы того, что у них получится прийти, и даст время подготовиться.   
 
7. Распространите повестку совещания. За несколько дней до совещания, познакомьте участников с повесткой и поинтересуйтесь, есть ли у них какие-либо комментарии или хотели бы они включить в повестку какие-либо дополнительные вопросы. Если повестка претерпит изменения, поставьте всех участников о произведенных изменениях.   
 
8. Назначьте сильного председателя совещания. Хороший председатель является ключевым фактором успеха каждого совещания.   
 
9. Назначьте секретаря или протокольщика. Позаботьтесь о том, чтобы на совещании был человек ответственный за ведение протокола совещания. В идеале, этот человек должен иметь индивидуальное отношение к обсуждаемым вопросам.   
 
10. Подготовьтесь к совещанию. Если вы участник, составьте план того, что вы хотите сказать перед совещанием. Составьте список ключевых моментов, на которые сможете ссылаться во время совещания.   
 
11. Начинайте совещание вовремя. Проследите за тем, чтобы совещание началось своевременно. Не тратьте время на ожидание запаздывающих.   
 
12. Придерживайтесь повестки. Будучи председателем, вы обязаны напоминать участникам о повестке, когда бы кто-либо не отклонился от нее.   
 
13. Стимулируйте обсуждение. Задавайте участникам прямые вопросы. Воздерживайтесь вопросов, требующих однозначных ответов: "да" или "нет".   
 
14. Фиксируйте мероприятия. Проследите, чтобы мероприятия были зафиксированы ясно и четко. За каждым мероприятием необходимо определить исполнителя и целевые сроки выполнения.   
 
15. Протоколируйте совещание. Всегда определяйте все стороны соглашения и проследите за тем, чтобы они были запротоколированы.   
 
16. Будьте позитивны. Постарайтесь завершить совещание на позитивной ноте! Участники будут чувствовать себя более оптимистичными и готовыми к выполнению возложенных на них мероприятий и задач.   
 
После делового совещания  
 
17. Как можно быстрее подготовьте протокол совещания. По возможности, напечатайте протокол сразу после совещания, пока вы все помните. При необходимости получите его одобрение.   
 
18. Придайте статус каждой задаче/мероприятию. Хорошей практикой является придание определенным на совещании задачам статус "открытой", "в процессе завершения" и "завершенной".   
 
19. Распределите протокол в течение 24 часов. Постарайтесь подготовить и распределить протокол среди участников в течение 24 часов после совещания, так как это предоставит участникам больше времени для завершения задач.   
 
20. Проследите за процессом выполнения задач. Найдите и попросите людей поставить вас в известность о текущем состоянии выполнения задач заранее перед следующим совещанием и включите их в протокол предстоящего совещания. Это позволит вам сократить продолжительность вашего следующего совещания.  
В любых переговорах планирование является наиболее важным этапом. Из-за плохой подготовленности к переговорам, мы часто уступаем свои позиции, что порой влияет на прибыльность сделки.  
 
Необходимо уметь оценивать следующие факторы, чтобы начать планирование:  
 
• Каковы ваши цели?   
 
• Чего хочет добиться другая сторона?   
 
• Какая информация повлияет на конечный исход переговоров?   
 
• На какие уступки вы можете пойти?  
 
Цели:  
 
До начала переговоров вам надо четко определить преследуемые цели.   
 
Чего вы хотите достичь?   
 
Чего вы должны достичь?   
 
Чего вы бы хотели достичь?   
 
Какие альтернативы приемлемы?   
 
Каковы другие стороны ваших целей?   
 
Информация:   
 
Информация – это власть. При ведении переговоров вам надо знать:  
 
• Какая информация имеется у вас и у другой стороны?   
 
• Какую информацию имеете только вы?   
 
• Какая информация необходима вам до начала переговоров?   
 
• Какая информация необходима другой стороне до начала переговоров с вами?  
 
Эта информация особенно полезна при переговорах, касающихся цен.   
 
На ранней стадии переговоров обе стороны должны получить необходимую информацию, прежде чем предлагать конкретную сделку или альтернативы. Например, если вы знаете, что только ваша компания способна выполнить определенный заказ, то вы можете начинать переговоры на более выгодных для вас условиях.   
 
Уступки:  
 
Переговоры – это процесс, посредством которого достигается согласие между 2-мя и более сторонами. Невозможно, чтобы согласие было достигнуто мгновенно, обычно цели сторон расходятся, и только путем уступок решается конечный исход переговоров. При подготовке к переговорам, надо составить наиболее реалистичную оценку конечного результата. Решите, на какие уступки вы способны пойти, чтобы достичь соглашения.   
 
Есть два элемента уступок: стоимость и ценности. Надо пойти на такие уступки, чтобы уступки в цене были минимальны для вас, но в то же время это представляло большую ценность другой стороны.  
 
При подготовке к переговорам, спросите себя:  
 
• Каков вероятный исход переговоров?   
 
• Каков предел моих полномочий?   
 
• Какие уступки я могу сделать?   
 
• Какова будет стоимость каждой уступки, и какую ценность это составит другой стороне?  
 
Стратегия  
 
Поставив цели, вам надо найти способ достичь их. Для этого вам надо разработать стратегию. Есть много тактик ведения переговоров, и вам надо будет выбрать подходящую тактику для каждого случая. Спросите себя: Какую тактику нужно выбрать для достижения цели? Какую тактику использует другая сторона?  
 
Задачи:  
 
Если вы идете на переговоры с кем-либо, вы должны определить, какую роль в переговорах сыграет этот человек. Иногда команды по ведению переговоров специально распределяют роли, чтобы более эффективно вести переговоры.

Что помогает и что  мешает общению  
Основная цель общения между людьми - достигнуть взаимопонимания.  
Но это сделать непросто. Почему с одними людьми нам легко общаться, а с другими - трудно? Отчего с кем-то мы ладим, а с кем-то все время ссоримся? Понятно, гораздо проще наладить взаимоотношения с человеком, с которым существуют так называемые точки соприкосновения. Прежде чем устранять разногласия, необходимо выяснить их причины, и только после этого налаживать отношения с собеседником.  
В искусстве общения очень важно уметь выслушать и понять того, с кем вы говорите. Объяснив людям свои намерения и соображения, из которых вы при этом исходите, вы сумеете предотвратить множество недоразумений, ссор и конфликтов. Честность в разговоре с собеседником часто оказывается единственным выходом из конфликтной ситуации. Правда должна высказываться не для того, чтобы унизить собеседника, а, наоборот, с целью возвысить его же в собственных глазах и прояснить вашу позицию.  
Важнейшая часть процесса общения - умение слушать. Если человек внимательно слушает своего собеседника, значит он воспитан, вникает в проблему говорящего и как бы помогает ему правильно формулировать свои мысли.  
Процесс общения сложен, на него влияют различные факторы: настроение, стечение обстоятельств, характер человека, его коммуникабельность или, наоборот, застенчивость. Необходимо правильно выбирать манеру поведения, тон, жесты, слова и выражения.  
В общении мы нередко допускаем то, что мешает взаимопониманию. Это использование обидных слов и выражений, оскорбительных прозвищ, ненужных сокращений. "Здравствуйте", "спасибо", "пожалуйста", "извините"... - эти простые слова имеют власть над нашим настроением. Очень важно, чтобы они всегда присутствовали в общении людей на работе, в общественных местах, употреблялись в семье.  
Так что же такое культура общения? Если человек грамотно излагает свои мысли, умеет себя вести, с уважением относится к собеседнику, мы говорим о том, что этот человек владеет культурой общения.  
Существуют правила, выполнение которых помогает наладить хорошие отношения с людьми:  
* Общение на равных, без грубости и подобострастия.  
* Уважение личного мнения собеседника.  
* Отсутствие желания выяснять, кто прав, а кто виноват.  
* Общение на уровне просьб, а не приказов.  
* Поиск компромиссных решений.  
* Умение ценить решение другого.  
* Умение принимать опыт других.  
Если человек не знает, как вступить в разговор, то следует выбрать любую интересную тему для беседы и время, когда человек, к которому обращаются, не занят какой-нибудь работой. Всегда следует помнить, что другой человек - не такой, как вы, и нужно уметь взглянуть на вещи его глазами, особенно в конфликтных ситуациях.  
Уважительное отношение к человеку невозможно без уважения его точки зрения, даже если она не сходится с вашей. Воспитать в себе уважительное отношение к людям можно только в том случае, если научишься видеть в каждом человеке индивидуальность, то есть те черты характера, которые присущи только ему.  
Каждый из нас достоин уважения. Уважая другого, вы уважаете себя, поэтому, если у вас с кем-то не сложились отношения, в вашей власти приложить усилия для того, чтобы привести их в порядок. Психологи дают хороший совет, который заключается в следующем: не забывайте об интересах вашего собеседника. Ваш живой и искренний интерес к тому, чем он интересуется, вызовет у него оживление и энтузиазм.  
Существует несколько важных правил ведения открытого и честного разговора с "неудобным собеседником", которые надо знать и взрослым, и подросткам:  
* Используйте "язык-Я". Начиная фразу со слов: "С моей точки зрения..." или "То, как я это вижу...", вы смягчите разговор и покажете собеседнику, что высказываете лишь свою точку зрения, не претендуя на истину в последней инстанции. Тем самым вы признаете его право иметь собственное мнение. Наверняка вас выслушают гораздо спокойнее и внимательнее.  
* Старайтесь говорить о конкретном случае или поведении, не переходя на обобщения. Например, никоим образом не помогут обобщения вроде: "Не было случая, чтобы ты вовремя приходил домой (сделал уроки)". Такое начало разговора даст подростку возможность уйти от обсуждаемой проблемы. Он начнет вспоминать и доказывать, что когда-то он что-то делал вовремя.  
* Постарайтесь показать собеседнику, что его поведение в первую очередь мешает ему же самому. Для того чтобы создать условия, при которых взрослый или подросток захотел бы изменить свое поведение, необходимо попытаться объяснить, как много они теряют в жизни из-за своего собственного поведения.  
* Предложите собеседнику изменить манеру поведения. Объясните ему, что конкретно он может сделать в данной ситуации для того, чтобы исправить ее. Вполне возможно, что, поскольку вы не хотите его обидеть, вам будет довольно трудно высказать ему правду. Однако помните: промолчав, вы можете нанести ему вред.  
Беседуя с подростком или взрослым человеком, не рассчитывайте, что вас сразу поймут или согласятся с вами. Если в разговоре собеседник обидится на вас, не бойтесь еще раз терпеливо объяснить ему свою точку зрения. Внимательно приглядывайтесь к его реакции на ваши слова. Постарайтесь добиться взаимопонимания, используйте возврат к сказанному, переспрашивайте и поддакивайте, не забывайте о проясняющих вопросах и о подведении итогов услышанного... Конечно, кому-то такое налаживание отношений может показаться делом слишком долгим, однако все это отнимет гораздо меньше времени, сил и эмоций, чем общение типа действие-противодействие, поскольку такой разговор вообще не дает никакого результата.  
Чаще всего честность - лучшая политика в отношениях с людьми. Удивительно, как часто мы начинает общение с хитроумных стратегий и тактик, забывая попробовать сначала просто высказаться начистоту. Честный диалог - самое эффективное, простое и надежное средство для превращения конфликта в сотрудничество.  
 
СТОРОНЫ ОБЩЕНИЯ — конкретные его характеристики, показывающие его единство и многообразие.  
Общение обычно проявляется в единстве пяти его сторон: межличностной, когнитивной, коммуникативно-информационной, эмотивной и конативной.  
Межличностная сторонаобщения отражает взаимодействие человека с непосредственным окружением: с другими людьми и теми общностями, с которыми он связан своей жизнью. Преждевсего это семья и профессиональная группа, которые пользуются сложившимися культурно-историческими и профессиональными шаблонами поведения. Вместе с этими шаблонами поведения человек усваивает национально-этнические, социально-возрастные, эмоционально-эстетические и другие эталоны и стереотипы общения.  
Когнитивная сторонаобщения позволяет ответить на вопросы о том, кто собеседник, что он за человек, чего от него можно ожидать, и многие другие, связанные с личностью партнера. Она охватывает не только познание другого человека, но и самопознание. В результате в процессе общения формируются образы-представления о себе и партнерах, которые регулируют сам этот процесс.  
Коммуникативно-информационная сторонаобщения представляет собой обмен между людьми различными представлениями, идеями, интересами, настроениями, чувствами, установками и т.п. Если все это рассматривать как информацию, то процесс коммуникации может быть понят как процесс обмена информацией. Но такой подход к человеческому общению является очень упрощенным, ибо в условиях общения информация не только передается, но и формируется, уточняется, развивается.  
Эмотивная сторонаобщения связана с функционированием эмоций и чувств, настроения в личных контактах партнеров. Они проявляются в выразительных движениях субъектов общения, их действиях, поступках, поведении. Через них проступают взаимные отношения, которые становятся своеобразным социально-психологическим фоном взаимодействия, предопределяя больший или меньший успех совместной деятельности.  
Конативная (поведенческая) сторонаобщения служит целям согласования внутренних и внешних противоречий в позициях партнеров. Она обеспечивает управляющее воздействие на личность во всех процессах жизнедеятельности, раскрывает стремление человека к тем или иным ценностям, выражает побудительные силы человека, регулирует взаимоотношения партнеров в совместной деятельности.  

КОММУНИКАТИВНЫЕ СТИЛИ ОБЩЕНИЯ — это  
способы взаимодействия с другими людьми в процессе общения Обычно выделяют 10 таких стилей:  
1) доминантный (стратегия, направленная на снижение роли других в коммуникации);  
2) драматический (преувеличение и эмоциональная окраска содержания сообщения);  
3) спорный (агрессивный или доказывающий);  
4) успокаивающий (расслабляющая манера общения, имеющая целью снижение тревожности собеседника);  
5) впечатляющий (стратегия, ориентированная на то, чтобы произвести впечатление);  
6) точный (нацеленный на точность и аккуратность сообщения);  
7) внимательный (выказывание интереса к тому, что говорят другие);  
8) воодушевленный (частое использование невербального поведения — контакт глаз, жестикуляция, движение тела и т.д.);  
9) дружеский (тенденция открытого поощрения других и заинтересованность в их вкладе в общение);  
10) открытый (представляющий стремление безбоязненно выражать свое мнение, чувства, эмоции, личностные аспекты своего Я).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
Составление оптимальной модели общения с воображаемым собеседнико

1.Правила постороения деловой беседы  
 
Деловые беседы (деловые встречи совещания, беседы это одна из важнейших форм управленческой деятельности).  
Деловые беседы – это форма межличностного общения обмен взглядами, точками зрения, информацией, мнениями, направленными на решение проблемы.  
Структура беседы:  
Начало беседы;  
Создание благоприятного климата (приветствия, представления);  
Изложение своей позиции ее обоснования;  
Выяснение позиций собеседника;  
Совместный анализ проблемы;  
Принятие решения, выяснение позиций собеседника.  
Типичные ошибки, совершаемые руководителем при проведении бесед:  
Руководитель проявляет авторитет и не считается с мнением других;  
Руководитель игнорирует состояние сотрудников;  
Не учитывает мотивы поведения сотрудников;  
Руководитель не проявляет интересы к собеседнику (игнорирование);  
Руководитель не слушает собеседника и постоянно перебивает.  
Функции бесед:  
Взаимное общение работников из одной сферы;  
Совместный поиск, выдвижение, оперативная разработка рабочих идей и замыслов;  
Поддержание деловых контактов;  
Стимулирование деловой активности;  
Контроль и координация уже начатых операций.  
Деловые индивидуальные беседы делятся на две группы:  
Беседы свободные и целенаправленные с двусторонним обменом информацией, проходящие без специальной подготовки (с учетом или без учета времени).  
Беседы, специально подготовленные и строго регламентированные.  
Любая деловая индивидуальная беседа состоит из трех этапов:  
Этап первый – подготовительный. В него входит определение задач беседы и составление ее плана; установление времени и выбор места, где будет проходить беседа. Составление плана беседы, исходя из ее задач – главный раздел этого этапа. Здесь необходимо проанализировать свою занятость, определить время беседы и ее продолжительность, а также продумать, удобно ли выбрано время для собеседника.  
На этом подготовительном этапе следует проверить себя по следующей пунктам:  
1. Тщательная продуманность хода беседы;  
2. Свобода от стереотипов, готовность воспринимать людей такими, какие они есть, гибко реагировать на происходящие в них изменения;  
3. Полная готовность выслушать собеседника и правильно ответить на возможные вопросы;  
4. Наличие точного, ясного и корректного плана беседы;  
5. Способность составленного плана беседы вызвать вопросы, уводящие обсуждение в сторону;  
6. Наличие естественных и убедительных формулировок;  
7. Выражение всех мыслей точно и ясно;  
8. Правильный выбор тона проведения беседы;  
9. Попытка представить себя на месте собеседника и понять его;  
10. Представьте, если бы подобная беседа была проведена с вами, остались бы вы, довольны ею.  
Этап второй – ознакомительный. В течение этого этапа преодолевается психологический барьер и устанавливается атмосфера доверия.  
Этап третий – основной. Он состоит из трех частей: Вводная часть беседы (возражения); основная часть беседы (доказательства); заключительная часть беседы (выводы).  
 
1.1 Подготовка к беседе  
 
Если вы на беседу пришли впервые, то необходимо, войти и назвать себя. Если посетитель пришел к вам и представился, нужно постараться сразу запомнить его имя и отчество. Встретив посетителя, нужно встать из-за стола и пригласить собеседника сесть напротив. Хорошо выйти ему навстречу: этот жест дает собеседнику понять, что вы его уважаете и готовы к разговору на равных. В случае, когда вы встречаетесь для беседы со своим сослуживцем или просто со знакомым вам человеком, приветствуя его и называя при этом по имени и отчеству, вполне достаточно встать из-за стола. Перед началом беседы с незнакомым человеком рекомендуется предупреждать собеседника о времени, которым вы располагаете для беседы. Беседа (это основной этап). Менеджер должен понять, как его собеседник оценивает ситуацию. Необходимо постараться представить полную картину всех событий или обстановку, ориентироваться только на словах собеседника. Нужно уметь слушать и правильно задавать уточняющие и наводящие вопросы, которые помогут раскрыть мысли собеседника.  
После соблюдения указанных требований можно убедительно и подробно высказывать свою точку зрения. Надо делать так, чтобы собеседник увидел обстановку с другой стороны и мог критически пересмотреть свои взгляды исходя из более полного знания этой обстановки. Беседа может не всегда проходить гладко. Причину неудачи нужно находить в самом себе, в своем выражении лица, тоне, внимании, а не в собеседнике, нужно находить точный подбор фраз. Если с вашей стороны сыплются встречные вопросы – контрутверждения, это может привести к спору с собеседником. Причиной контрутверждений часто оказывается неумение быстро оценить ситуацию. Пагубной для беседы оказывается безудержная категоричность суждений, которая может уничтожить доброжелательность собеседника. В процессе беседы надо последовательно проводить основную мысль, нужно научиться слушать, выбирать правильные моменты для замечаний и делать их в тактичной форме, ненавязчиво аргументировать свои установки, проявлять самокритичность при обоснованных встречных замечаниях, терпеливо выслушивать собеседника и его возражения.  
Случаи, когда приходится отвечать на возражения:  
Нужно дать собеседнику самому ответить на свои собственные возражения и опровергнуть их. Для этого ненужно противоречить открыто, выслушав замечания, надо попытаться отвергнуть его косвенно; условно согласиться с тем или иным возражением; постараться выслушать несколько возражений, чтобы уловить главное и сразу ответить; резкие возражения следует повторить спокойным тоном.  
Свою реакцию на слова собеседника нужно выразить кивком головы «ожидающим взглядом», короткими одобряющими замечаниями, повторением последних слов, сказанных собеседником, показывая, что мысль понята.  
Бывают случаи, когда собеседник имеет ярко выраженное самомнение и склонность к спорам. В этом случае нужно дать ему выговориться, затем вернуться к этому вопросу, или ждать пока ваш собеседник не зайдет в тупик.  
Также нужно обращать внимание на темп беседы и паузы. Это имеет большое значение, так как помогает выделить главное. Речь собеседников должна быть отчетлива и предельно ясна. Не стоит говорить слишком громко или слишком тихо. Первое – бестактно, второе – может заставить вашего собеседника многократно задавать один и тот же вопрос.  
Решение всегда должно следовать за убеждением, так как в ином случае собеседник вместо изложения своих идей начнет критиковать вас или будет безучастно со всем соглашаться.  
Окончание беседы. Как только точки зрения собеседника становятся ясны, можно беседу завершать.  
 Основные аспекты:  
участники беседы должны располагать временем, достаточным для проведения спокойного, обстоятельного раз-.говора;  
следует предусмотреть обстоятельства, которые могут помешать беседе, и исключить их (шум, громкая музыка, возможность вмешательства в беседу других лиц и т.п.);  
необходимо настроиться на беседу, исключив у себя переживания, которые бы отрицательно повлияли на готовность к общению;  
следует успокоить себя, если предстоящая беседа вызывает слишком сильное волнение, и дополнительно мобилизоваться;перед беседой, если есть возможность, следует познакомиться с данными на собеседника, имея при этом в виду, что они могут повлиять на процесс восприятия;необходимо подавить у себя чувства, отрицательно влияющие на правильность восприятия собеседника (например, чувство симпатии - антипатии);  
надо заранее предвидеть возможные вопросы, которые может поставить собеседник, и быть готовым к ответу на них, т.е. на этом этапе анализируются участники общения (мужчина, женщина, темперамент, характер, уровень профессиональной подготовки и другие качества), тема и оценивается сложившаяся ситуация.Каждая личность характеризуется потребностями, мотивациями деятельности, интересами, присущими только ей. Поэтому менеджер на стадии подготовки к общению должен учитывать все мотивы и выбрать из имеющегося арсенала наиболее эффективные средства воздействия на партнера уже на стадии непосредственного общения.Важно не только оценить своего будущего собеседника и сложившуюся ситуацию, но и продумать манеру своего поведения, чтобы эффективно управлять им, создавать своим личным поведением и поступками благоприятные условия для об-  
щения, выяснить ситуацию и тему общения, проработать в соответствии с проблемой дополнительный материал.Место общения. После проведения комплекса подготовительных к деловому общению мероприятий следует подготовить место, где пройдет разговор. Как правило, оно должно удовлетворять двум условиям:  
1) ничто не должно отвлекать или мешать общению;  
2) хорошее оснащение места проведения делового общения - вспомогательные материалы, дополнительная информация, официальные и нормативные документы и т.п.  
Элементарный порядок в делах способствует успеху общения.  
Если менеджер хочет подчеркнуть власть и свое превосходство, то беседа должна проходить в его кабинете. Если же руководитель желает добиться хорошего контакта с подчиненным и его поддержки, встреча должна проходить в кабинете подчиненного. В этом случае применяется принцип территориальности: большая часть людей более уютно чувствуют себя в своем кабинете, нежели в кабинете своего начальника.  
При официальном общении Вы находитесь на своем обычном месте - за столом; при полуофициальном - располагаетесь напротив посетителя за приставным столом или столом заседаний, как бы приравнивая этим свой статус к статусу посетителя.  
Зона неофициального общения представляет собой два-три кресла (желательно удобных, располагающих к расслаблению) и журнальный столик.  
. Расстановка мебели. В типичном кабинете руководитель сидит за большим столом, а место для посетителей расположено через стол от него. В кабинетах, где кресла и диваны размещены под правильным углом, обстановка способствует более расслабленному личному общению. В кабинете, где имеется большой стол начальника, подчеркивается власть сидящего за таким столом, что символизирует неравенство при общении. Поэтому для устранения чувства неравенства предпочтительны столы круглой формы. Расстановкой ме-  
бели решается задача: "Как усадить собеседника"? Вопрос не такой праздный, как это может показаться на первый взгляд. Мы, люди, существа довольно тонкие. Очень часто испытываем чувство либо внутреннего комфорта, либо дискомфорта, а объяснить почему, не можем. Возможны как минимум три варианта размещения беседующих: напротив, рядом, под углом 90 °. Каждый вариант используется довольно часто, но какой предпочтительнее? Специалисты считают, что эффективное общение требует, чтобы глаза беседующих встречались примерно треть времени контакта собеседников (35-38 %). Поэтому стулья за столом беседы следует разместить под прямым углом.  
Определение стратегии и тактики общения. На этом этапе следует определить главную и второстепенные цели общения (в частности, чем можно и чем нельзя пожертвовать). Важно уяснить, что можно отдать, чтобы получить большую прибыль. К тактике общения относится и умение задавать вопросы.  
Направление беседы можно регулировать с помощью задаваемых вопросов. Вопросы можно поделить на так называемые "открытые" и "закрытые".  
Открытым называется такой вопрос, на который нельзя ответить односложно (да, нет, не знаю), а приходится, отвечая на него, рассказывать. Например: "Расскажите, пожалуйста...", "Что Вам известно про...", "Как Вы думаете...?", "А почему?", "Ваше мнение?", "Ваши предложения?", "Чем Вы это объясните?"  
Открытые вопросы являются незаменимыми, когда целью является получение информации.  
Противоположностью открытым вопросам являются вопросы закрытые, т.е. такие, на которые необходимо ответить "да-нет". Эти вопросы эффективно использовать для достижения следующих целей: убедить, получить согласие, подвести к отказу от чего-либо, преодолеть сопротивление.  
Например, нужно дать поручение сотруднику, который (Вы это знаете по опыту) будет спорить, доказывать, что это дело не входит в его обязанности и т.п.