Составление номенклатуры дел

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ:

1. Типовая - устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированнымы заголовкоми для однородной по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.
2. Примерная- устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер.
3. Номенклатура дел организации- это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном(календарном ) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

….Номенклатура дел составляется в каждой организации. Номенклатура дел составляется  на дела всей организации (сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения.

  ….Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений пол форме согласно приложению 1.

….Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководством службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией или ЦЭК организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, года на который составлена.

….Сводная номенклатура дел подлежит составлению на текущий год при создании новой организации, а также пересоставлению при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре организации.

….Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в трех экземплярах. Сводные номенклатуры дел иных организаций составляются в двух экземплярах.

Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий - в государственный  архив, источником комплектования которого является организация, или в Центральной  Экспертной Комиссии  вышестоящей  организации.

…..После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

…Номенклатуры дел структурных подразделений составляются по форме согласно приложению 2.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается  заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), Экспертной Комиссией  этого подразделения (при ее наличии) и подписывается  руководителем подразделения.

… При наличии в организации общественной организации (профессионального союза и др.) ее номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы общественной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом.

…. При составлении номенклатуры дел используются устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

…. В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.

В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.

В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.

……Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.

Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.

Наименования временно действующих  коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных  разделов.

…. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4.

….. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой:

* в графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела)

Например:

1-1, 1-2; 2-1, 2-2, 2-3

При необходимости составные  части индекса могут дополняться  цифрой "0".

Например:

01-01, 01-02; 02-01, 02-02, 02-03

В сводной номенклатуре дел  однородным делам, включенным в различные  разделы (подразделы), присваиваются  одинаковые заголовки.

Например:

Приказы министра по основной деятельности. Копии

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым  в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в  номенклатуру дел следующего года под  тем же индексом.

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются  резервные индексы для незапланированных  дел, заводимых в течение года;

*в графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел.

Заголовок дела должен соответствовать  содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.

В состав заголовка включаются указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности  документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела.

Термин "Документы" используется в заголовке:

при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью  делопроизводства. В конце заголовка  в скобках указываются два-три  основных вида документов, включенных в дело;

Термин "Дело" используется в заголовке при объединении  в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью  его решения.

Термин "Дело" употребляется  в названиях личных, судебных, арбитражных  дел.

В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или  корреспонденты, если переписка ведется  с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется  переписка.

Например:

Переписка с Министерством  здравоохранения, государственным  предприятием "Белфармация" о поставке лекарственных препаратов

Если переписка ведется  с более чем тремя однородными  корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.

Если переписка ведется  с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются  число, месяц, квартал, год, на (за) который  составлены документы.

Например:

Планы работы структурных  подразделений предприятия на IV кв. 2007 г.

Квартальные отчеты о работе структурных подразделений предприятия  за 2007 год

 

Заголовки в  разделах (подразделах) номенклатуры дел  систематизируются по группам в  зависимости от значимости и взаимосвязи  дел в следующем порядке:

1. нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);
2. учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);
3. распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
4. распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);
5. организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);
6. протоколы;
7. планы;
8. отчеты;
9. договоры;
10. справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);
11. переписка;
12. учетно-регистрационные формы.

* графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком;

* в графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим перечням типовых документов и (или) ведомственным перечням документов с указанием сроков хранения, иными актами законодательства Республики Беларусь, даются ссылки на соответствующие пункты и (или) статьи перечней.

* в графе 5 "Примечание" проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов и (или) ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения, и др.

* В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом "Подпись" указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.

….. По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 3. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации).