Составление документов: требования к тексту, элементы текста документа, согласование, подписание, утверждение документа

Вопрос №4. Составление документов: требования к тексту, элементы текста документа, согласование, подписание, утверждение  документа.

 

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных  языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Документы должны быть написаны деловым  стилем, который обладает совокуп-ностью признаков, характеризующих его  с точки зрения отбора лексических  средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста.

Широкое распространение в официальных  документах получило применение сокра-щенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому в текстах документов используются общепринятые сокращения. При первом употреблении сокращения в тексте в скобках может быть дана его расшифровка. Это же относится и к употреблению в текстах документов профессиональных терминов.

Тексты документов оформляют в  виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже ("фамилия", "возраст", "место рождения") или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Заголовки граф пишутся с прописных  букв, а подзаголовки — со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

В заголовках и подзаголовках строк  и граф таблицы употребляются  только обще-принятые условные обозначения.

Связный текст, как правило, состоит  из двух частей. В первой части указывают  причины, основания, цели составления  документа, во второй (заключительной) —  реше-ния, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констати-рующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.

Для лучшего восприятия документа  его текст делится на абзацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одного или нескольких предложений и характери-зующиеся единством и относительной законченностью содержания. Каждый абзац печа-тают, отступив пять печатных знаков от границы левого поля.

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют  заголовок, являющийся обязательным элементом  любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок  грамматически согласуется с  названием вида. В нем кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопросы "о чем?", "о ком?" и формулируется с помощью отглагольного существительного.

Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила  заголовок отвечает на вопрос кого? (чего?). Например: должностная инструкция — секретаря-референта; протокол — заседания правления; правила — трудового распорядка и др.

Заголовок составляется тем, кто готовил  документ. Он размещается в левом  верхнем углу документа под основными реквизитами бланка и значительно облегчает обработку документа, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок помогает правильному включению документа в дело и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное составление заголовка важнейшее требование культурного оформления документа. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы, выполненные на формате А5 : извещения, телеграммы. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печается без кавычек и не подчеркивается.

Порядок оформления приложений описан в ГОСТ 6 Р — 2003. Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:

Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы  прямо от поля всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие  и указывается количество листов и экземпляров.

Если приложения в  тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например;

Между названиями приложений делается 1.5-2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстроч-ный интервал.

Если к документу  прилагается другой документ, который  также имеет приложения, то отметку  о наличии приложения оформляют  по форме:

Если при направлении  документа в несколько адресов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются.

 

Проекты подготовленных документов перед подписанием в  ряде случаев согласовываются с  заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности  документа, соответствия действующим  законодательным и нормативным  актам и является, по сущес-тву, оценкой  проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа  связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа (реквизит 23), состоящей из личной подписи визирующего, её расшифровки и даты. Но виза может быть оформлена и более полно:

При наличии компьютерной сети согласование текста документа  можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование в  зависимости от содержания документа  может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа  может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта  документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа (реквизит 22).

Гриф согласования оформляется  в строгом соответствии с требованиями ГОСТа и имеет два варианта: согласование с конкретным должностным  лицом и согласование другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.. Например:

В первом случае после  слова СОГЛАСОВАНО указывается  наименование дол-жности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расши-фровка, указывается  дата. Во втором случае после слова  СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется  прописными буквами без кавычек. Место грифа согласования ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне  документа.

При необходимости согласования с несколькими организациями  может составля-ться отдельный лист согласования.

Согласованный документ направляется для подписания.

Подписание и утверждение документов

Подпись (реквизит 21) — обязательный реквизит служебного документа, придаю-щий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах едино-началия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых кол-легиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают пред-седатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол.

Две и более подписи  ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают  договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Подписи на документе  располагаются одна под другой в  последовательности, соответствующей  занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя  межстрочными интервалами. Например:

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготов-ленных на бланках, в название должности не входит название учреждения.

При оформлении документа  на бланке должностного лица должность  этого лица в подписи не указывается.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановле-нием, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждае-мом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся  прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.

Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер.

 

 

 

 

 

 

Вопрос №15. Особенности составления  и оформления трудовых дого-воров. Договор  о полной индивидуальной материальной ответственности. Договор о коллективной материальной ответственности.

 

Трудовой договор —  в трудовом праве договор между  работником и работодателем, устанавливающий  их взаимные права и обязанности.

В Российской Федерации  по трудовому договору работник принимает на себя обязанность выполнять работу в рамках служебных обязанностей по определенной специальности, согласно своей квалификации и (или) должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется обеспечивать соответствующие условия труда согласно нормам трудового законодательства, правилам внутреннего трудового распоряд-ка, коллективного и трудового договора.

Подчинение внутреннему  трудовому распорядку является одной  из основных характеризующих черт трудового  договора, отделяющих его от различных гражданско-правовых договоров (подряда, оказания услуг и пр.).

Служебные обязанности  и иные особенности работы на определенной должности регулируются должностной  инструкцией, с которой работника  обязаны ознакомить при подписании договора.

Перед заключением трудового  договора на работодателе лежит обязанность  по ознакомлению работника также  с иными локальными нормативными актами организации.

Обязательные нормы  трудового договора в основном регулируются Трудовым кодексом и иными правовыми актами трудового законодательства, а для отдельных организаций, отраслей хозяйства или административно-территориальных единиц могут устанавливаться также коллективными договорами.

Трудовой договор состоит из сведений и условий. О сведениях  стороны не договариваются. Сведения констатируют факты, которые имеют существенное юридическое значение. Так, например, с датой заключения сторонами трудового договора закон связывает момент вступления договора в силу. Согласно трудовому кодексу, в трудовом договоре указываются:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора.