Состав реквизитов документов.Требования к оформлению реквизитов документов

                                                   Введение

С 1 июля 2003 года введён ГОСТ Р 6.30-2003 – «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Выход стандарта имеет большое значение, прежде всего для унификации оформления документов, что должно облегчить автоматизированный обмен информацией и документацией. Применение стандарта не только повысит общую культуру оформления документов, но и обеспечит их юридическую силу, так как стандарт называет обязательные реквизиты и определяет порядок их написания.   В новом стандарте унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии. Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее – документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности: Федеральных органов государственной власти; предприятий, организаций. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                            1.1 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; место составления или издания документа; адресат; гриф утверждения документа; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа.

                   1.2 Требования к оформлению реквизитов документов

 

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года №2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст. 5021). Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства. Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)- это символическое графическое изображение помещают в соответствии с уставом (положением) организации. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа, на уровне названия организации или на верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа. На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляются коды по ОКПО. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В связи с вступлением в силу с 01.07.2002 Федерального закона №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» каждому юридическому лицу присваивается основной государственный регистрационный номер (ОГРН), который указывается во всех документах юридического лица и является его важной индивидуальной характеристикой. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Наименование организации являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телефаксов, банковских счетов и другие необходимые сведения по усмотрению организации. Наименование вида документа составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Дата документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату и она является наиболее поздняя из указанных ими при подписании.

Дату документа оформляют арабскими  цифрами в последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляют  двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Регистрационный номер документа указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций и проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или  издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Города, в наименование которых входит слово «град» или «город», а также столицы указываются без сокращения «г» (Нижний Новгород, Волгоград), остальные – с сокращением (г. Пенза, г. Омск).

Адресат– место нахождения организации, структурного подразделения, должностных или физических лиц, которому направляют документ.

Гриф утверждения документа  проставляется в правом верхнем  углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Резолюция написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей (кому поручается исполнение), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.           

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Отметка о наличии приложения , названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 2 л. в 3 экз. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке и сокращенное, без наименование предприятия, если документ оформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Согласование документа оформляют визой, которая включает: должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставиться на свободном  поле левее подписи, с частичным  перекрытием личной подписи или  поверх отметки М.П. (место печати) и должна быть хорошо читаема. Различаются  печати гербовые и печати организации. Документы заверяют печатью организации. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело. Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости –часы и минуты).

Идентификатором электронной копии  документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

                             2.    Оформление протокола.

 

Протоколы имеют 2 формы оформления: полный протокол и краткую форму  протокола. Полный протокол составляется при проведении особо важных заседаний, совещаний. Основная часть протокола  состоит из разделов, соответствующих  пунктам повестки дня. Текст каждого  раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основной частью протокола является раздел “ПОСТАНОВИЛИ”, который заполняется наиболее подробно. Протокол подписывается председателем  и секретарем совещания (заседания). В кратком протоколе указываются  только рассмотренные вопросы, фамилии  тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения. 
По усмотрению председателя особые мнения или важные выступления могут быть внесены в краткий протокол полностью. 
Протокол также подписывается председателем и секретарем собрания (совещания).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                               Закрытое акционерное общество

                                          Завод газовой аппаратуры “ТехГаз”

 

                                                              ПРОТОКОЛ

12.10.2012                                                                                                                                        № 1

                                                         г. Нижневартовск

 

Заседания инвентаризационной комиссии

 

Председатель –  Петров Иван Олегович

Секретарь – Колисниченко Елена Анатольевна  

 

Присутствовали:

 О.В.Бурков- главный бухгалтер;

        А.Е.Забродский - инспектор по кадрам;

 Т.В.Столярова- заместитель директора по производству;

,Т.Г.Тарасевич - начальник отдела маркетинга.

                                                

Рассмотренные вопросы:

1. Результаты инвентаризации по складу №2 вспомогательных материалов.

 

Принятые решения:

1. Утвердить результаты инвентаризации;

2. Отнести за счет зав. складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 3650 рублей;

3. Зачитать сличительные ведомости по складу № 2 и объяснительную записку зав. складом. 

 

 

 

 

 

 

 

Председатель                                                                                                      Петров И. О.

Секретарь                                                                                                            Колисниченко Е. А 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В дело № 1

12.10.2012 г.

3.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

1.   «Практика работы с документами в организации» Т.В. Печникова, А.В. Печникова