Состав документов,входящих в личное дело руководителя,специалиста,рядового сотрудника

Личные дела хранятся в  кадровой службе (в приспособленном  для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в  территориальный архив.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел  и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С  этой целью личные дела следует хранить  в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками  наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные  описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные  лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

• по порядку номеров;
• в прямом алфавитном порядке;
• по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов – по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается  хранение личных дел в составе  так называемых нарядов – алфавитных групп хранения. Каждому личному  делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством  сотрудника. Личные дела в составе  наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел[12]. В целях ограничения  несанкционированного доступа к  персональным данным работников все  операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел  должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность  документов в делах и доступ к  делам других работников. Документы  для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись  в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником.

Выдача личных дел работникам организации во временное пользование  для ознакомления с внесенными в  него сведениями может производиться  с разрешения руководителя кадровой службы. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю  запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия  до возвращения дела (документа) в  место хранения. Выдача во временное  пользование для включения в  личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке).

Работа (ознакомление) с личными  делами производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время  работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В  конце рабочего дня лицо, ответственное  за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что  все личные дела, выданные во временное  пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к  их возвращению или розыску. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в  присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение  с личными делами). Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в  год, а также по просьбе указанных  лиц во всех иных случаях, предусмотренных  законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам  организации запрещается:

• производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;
• вносить в личное дело новые записи;
• извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;
• задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

При выявлении неточностей  в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного  дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить  документы, на основании которых  можно внести соответствующие изменения  в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).

Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения руководителя организации с оформлением  соответствующей записи в графе  «Примечание» внутренней описи[13]. При  временном изъятии документа  на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием  даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное  пользование.

В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации  ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются  в акте, который после утверждения  председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации.

Список литературы

1. Журнал «Делопроизводство”
2. Делопроизводство в кадровой службе. – 3-е изд./ Сост. А.В.Веховцев.- М.: ИНФРА-М,2001.
3. Организация общего и кадрового делопроизводства: Учебно-методическое пособие. Часть 2. Организация кадрового делопроизводства/ Ю.И.Палеха. – К.: МЗУУП,1993.
4. И.Н. Кузнецов  Делопроизводство. Учебно-справочное пособие. 2006.

5.