Служебные командировки

- воздушным транспортом  - в салоне экономического класса;

- автомобильным  транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

- при отсутствии  проездных документов, подтверждающих  произведенные расходы, - в размере  минимальной стоимости проезда:

- железнодорожным  транспортом - в плацкартном вагоне  пассажирского поезда;

- водным транспортом  - в каюте X группы морского  судна регулярных транспортных  линий и линий с комплексным  обслуживанием пассажиров, в каюте  III категории речного судна всех  линий сообщения;

- автомобильным  транспортом - в автобусе общего  типа.²¹

     Командированному работнику, кроме указанных расходов, возмещаются:

- расходы на  проезд в аэропорт или на  вокзал в местах отправления,  назначения или пересадок;

- расходы на  провоз не более 80 килограммов  багажа (независимо от количества  багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник);

- расходы в  связи с наймом жилого помещения  в случае вынужденной задержки  в пути следования (по установленным  нормам).

     Указанные расходы возмещаются только при  условии представления подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.).

     Можно возместить работнику затраты по проезду в командировке в случае утери оправдательных документов.

     Для этого можно получить заверенные копии утерянных документов либо справки из касс, подтверждающие факт приобретения билетов.

     Руководитель  организации в случае командировки работника по территории Российской Федерации на основании п. 19 Инструкции N 62 имеет право (но не обязан!) разрешить  возместить оплату проезда по минимальной его стоимости. ²²

     Основанием  для возмещения оплаты проезда будет  являться заявление работника о  возмещении ему израсходованных  средств с указанием даты и  времени отправления транспортного  средства, его вида и номера, стоимости  билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или об отказе в возмещении. Данное заявление прилагается к авансовому отчету и должно храниться в бухгалтерии предприятия. Возможно также оформление приказа руководителя.²³

     Расходы на проживание возмещаются работнику  в сумме фактически произведенных  затрат со дня его прибытия к месту  командировки и по день выезда к  месту постоянной работы по представленным документам.

     Если  работник проживал в гостинице, то количество суток, за которое оплачено проживание, определяется по времени, фактически проведенному в месте командировки. Практически это количество ночей, проведенных в данной местности. Возмещение производится в соответствии с представленными документами с учетом расходов на бронирование и расчетного часа, принятого в гостинице. Обычно единый расчетный час в гостиницах - 12.00 по местному времени.

     Для каждого работника должен быть свой документ, подтверждающий фамилию проживающего лица, стоимость снимаемого им номера, срок пребывания и виды расходов. Снимая номер в гостинице, работники ориентируются на требования, установленные работодателем в отношении предельной стоимости расходов на проживание.²⁴

     В соответствии с Постановлением Правительства  Российской Федерации от 25.04.1997 N 490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации" при оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:

- наименование  исполнителя (для индивидуальных  предпринимателей - фамилию, имя,  отчество, сведения о государственной  регистрации);

- фамилию, имя,  отчество потребителя;

- сведения о  предоставляемом номере (месте в  номере);

- цену номера (места в номере);

- другие необходимые  данные по усмотрению исполнителя.

     Если, вернувшись из командировки, работник не может документально подтвердить  расходы по найму жилого помещения, то возвращать деньги в полном объеме организация не должна. Размер такого возмещения следует прописать в локальном нормативном акте организации.²⁵

     При расчете суточных, которые полагаются командированному работнику по количеству дней, необходимо руководствоваться  Инструкцией N 62, но при этом следует  иметь в виду, что она применяется только в части, не противоречащей действующему законодательству и в первую очередь Трудовому кодексу Российской Федерации.

     Суточные  выплачиваются командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

     При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного  средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного работника, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани). Аналогичные правила применяются и для определения последнего дня командировки.

     Следует отметить, что при служебных поездках в местность, откуда командированный  работник имеет возможность ежедневно  возвращаться к месту своего постоянного  жительства, суточные не выплачиваются. ²⁶

     Статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации определено, что все  иные командировочные расходы, произведенные  работником, возмещаются работодателем  только с его разрешения или ведома.

К таким расходам при командировках на территории России можно отнести:

- расходы по  оплате услуг связи;

- дополнительные  услуги, связанные с наймом жилья  (в том числе бронирование номера);

- расходы на  получение и регистрацию заграничного  паспорта;

- расходы на  получение визы;

- сборы за  услуги аэропортов;

- комиссионные сборы;

- расходы, связанные  с обменом наличной валюты  или чека в банке на наличную  иностранную валюту;

- другие расходы.²⁷

     Нормы возмещения командировочных расходов для работников бюджетных организаций  определены Постановлением Правительства  Российской Федерации от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

В соответствии с указанным Постановлением возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, осуществляется в следующих размерах:

- расходы по  найму жилого помещения - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки;

- расходы на  выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.²⁸

 

ГЛАВА II. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК 

2.1. Оформление направления и пребывания в служебной командировке 

  Перед тем как направить специалиста  в командировку, необходимо оформить:

 - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т–10а;

 - приказ о направлении работника в командировку по форме № Т–9 (если в командировку направляют одного работника) или № Т–9а (если в командировку направляют нескольких работников);

 - командировочное удостоверение (форма № Т–10).

  Все поименованные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.²⁹

  В служебном  задании (форма № Т–10а) указывают  фамилию, имя и отчество работника, направленного в командировку, структурное подразделение, где он трудится, его профессию или должность, место командировки (с указанием страны, города и организации), даты начала, окончания командировки и количество календарных дней командировки. Подпись под данным документом ставит руководитель структурного подразделения, где работает командированный специалист, а утверждает — руководитель организации. Оформленное служебное задание передают в кадровую службу, оно является основанием издания приказа о командировании работника. ³⁰

  После возвращения из командировки сотрудник на том же бланке служебного задания должен заполнить графы раздела 11 («Краткий отчет о выполнении задания»), согласовать его с руководителем своего структурного подразделения и отправить на утверждение руководителю организации.

  На основании служебного задания составляют приказ о направлении работника в командировку (форма № Т–9 или № Т–9а).

     Если  командируется только один сотрудник, то приказ составляется по унифицированной  форме № Т-9 , в случае если отправляется группа работников, приказ оформляется по унифицированной форме № Т-9а (утвержденных постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). ³¹

     В приказе о направлении в командировку обязательно указывается:

     - ФИО работника;

     - табельный номер работника;

     - структурное подразделение работника;

     - должность работника;

     - цель, срок пребывания и место командировки;

     - источники финансирования командировочных расходов;

     - документ, на основании которого командируется работник.

     Приказ  о направлении работника в  командировку подписывает руководитель учреждения. Причем сотрудники, направляемые в командировку, должны ознакомиться с приказом и поставить в нем свою подпись. Также немаловажно предварительно согласовать приказ с бухгалтерией, чтобы определить предстоящие расходы на командировку. В итоге согласования можно добавить в приказ о направлении в командировку пункт об обеспечении главным бухгалтером выплаты суммы командировочных расходов или выплате авансовой суммы на командировочные расходы.³²

     После утверждения и подписания руководителем  организации приказа о направлении  работника в командировку, сотрудник  кадровой службы выписывает в одном экземпляре командировочное удостоверение по унифицированной форме № Т-10. Данное удостоверение является документом, подтверждающим время пребывания работника в служебной командировке. Отметки в командировочном удостоверении о времени пребывания работника в той или иной организации делаются и заверяются подписью ответственного лица и печатью этой организации. В случае если работник командируется в несколько населенных пунктов, он должен проставить отметки в каждом из них. ³³

     На  основании командировочного удостоверения, а точнее сделанных в нем отметок, определяется фактическое время пребывания работника в командировке. Поэтому командированный должен помнить о важности данных отметок и не забывать их делать в пункте назначения.

     Командировочное удостоверение является основным документом, который подтверждает сам факт, а также количество дней нахождения работника в командировке.

     Его оформляют в одном экземпляре. В каждом пункте назначения делают отметки о времени прибытия и  выбытия работника, которые заверяют подписью ответственного лица и печатью той организации, куда человек был направлен.

       Командировочные удостоверения  могут не оформлять: 

       - филиалы и представительства иностранных фирм;