Системы управления документами

СОДЕРЖАНИЕ  

 

1. ВВЕДЕНИЕ................................................................................................ 3

2. ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ  ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 3

3. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ  ДОКУМЕНТАМИ...................................... 4

3.1Дефиниция.............................................................................................. 4

3.2Общие требования  к системе документооборота................................ 5

3.3Классификация СУД.............................................................................. 5

4.ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ  СУД..................................................................... 6

5.ЗАКЛЮЧЕНИЕ........................................................................................ 10

6. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ....................................................................... 11

1. ВВЕДЕНИЕ

Управленческая деятельность в  России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного  предприятия технология работы с  документами может быть неразрывно связана с технологией его  основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок  организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в  дело. 

Технология управления документооборотом  предполагает ведение регистрационно-контрольных  форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и  содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные  формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно  отслеживать движение документов организации  в реальном масштабе времени. Ведь это  требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как  правило, в произвольный момент времени  невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние  того или иного вопроса, чем конкретно  заняты исполнители.

В современном учреждении основными  технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все  рабочие места делопроизводственного  персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность  использовать сеть для перемещения  документов и централизованно отслеживать  ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над  документами на их рабочих местах. Однако, сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.

Главный пункт этой проблемы заключён в процессе перехода к электронному документообороту, который в условиях нашей страны сопряжён со многими  трудностями. Постараемся вкратце  их охарактеризовать.

2. ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО  ДОКУМЕНТООБОРОТА

Полное упразднение бумажного  документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает  после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора  «советского типа» - нежелание непосредственно  работать с компьютером, просматривать  и редактировать документы. С  другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного  подлинника любого значимого документа  даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты  делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Отсутствует единая техническая  политика и методология, в том  числе в области делопроизводства. Существующие системы не позволяют  гибко менять схемы обработки  документов и структуру хранящейся в них информации без угрозы потери данных. Необходимо обеспечить возможность  редактирования управленческих процессов  при помощи маршрутных схем, создаваемых  в графическом редакторе и  диалоговых окон. При этом упраздняется функция делопроизводителя, поскольку  механизм обработки документа автоматизируется. Интеграция системы с офисными приложениями делает её ещё более удобной.

Автоматизация делопроизводства внутри одной организации обеспечивает полноценную работу пользователей  через Интернет и интранет, управление деловыми процессами, поддержку жизненных циклов и версий документов, динамическое управление правами доступа.     

 6 декабря 2001 года на Форуме «Технологии и решения задач электронной России» [8] состоялось заседание круглого стола «Электронное правительство и электронный документооборот». В ходе заседания обсуждались вопросы построения общегосударственной системы электронного документооборота, в том числе формирования государственной технической политики поэтапного перехода от бумажного к электронному документообороту и повышения эффективности взаимодействия органов государственной власти между собой и внешними организациями и гражданами. При обсуждении подходов формирования государственной технической политики было отмечено, что с учётом российской специфики необходимо длительное сосуществование обоих форм делопроизводства, что усложняет требования к системе электронного документооборота.

Также на Форуме были намечены основные этапы перехода:

1.     Электронные архивы: мгновенное получение графического образа необходимого документа на экране;

2.     Системы накопления и управления знаниями: открытая информация, упрощение информационного обмена;

3.     Полностью электронная информация: электронный подлинник документа вместо бумажного.

Практическая реализация этих этапов должна проходить при помощи прикладного  программного обеспечения – «офисных пакетов», реализующих все функции  систем управления документами. О них  пойдёт речь дальше.

3. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

3.1  Дефиниция

Прежде всего, необходимо дать определения  того, о каком типе программного обеспечения будет идти речь. Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) даёт аналитическая компания IDC [6]:

"Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."

Исторически, СУД являлись вертикальными  приложениями, разработанными для использования  небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами  в основном внедрялись в таких  областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость  совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний. В этом должны помочь Системы управления документами.

Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи СУД) необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.

3.2  Общие требования к системе документооборота

Сегодняшние предприятия требуют  истинно распределенной архитектуры  управления документами, т.е. такой, которая  удовлетворяет следующим требованиям:

·        Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

·        Распределенность - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест. Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации.

·        Модульность - вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

·        Открытость - система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

·        Эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему. 

 

 

 

3.3  Классификация СУД

На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим  пять категорий технологий. Следует  заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют  возможности, характерные для продуктов  из разных категорий.

Ниже перечислены категории  технологий СУД с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов  в каждом классе:

·        Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS). 

Как правило, предназначены для  специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные  на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом (см. ниже) и т.д.

·        Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над  документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям  в организации. Основные возможности  этих систем аналогичны системам, ориентированным  на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

·        Системы управления контентом (от англ. content – содержание, суть): Adobe, Excalibur.

Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

·        Системы управления образами

Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как  правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

·        Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так  называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow — «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

4.     ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ СУД

Определим тот необходимый уровень  функциональных возможностей, которому должна соответствовать современная  система автоматизации делопроизводства. Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа  в организации - от его первичной  регистрации до списания в дело.