Системы
электронного документооборота
Общая
информация о СЭД
О важности
эффективного построения документооборота
- С течением
времени требования к автоматизации
деловых процессов растут. И если
когда-то ставилась задача автоматизации
отдельных участков работы подразделений,
что привело к наличию большого
количества разрозненных программных
продуктов, то теперь основной
вопрос - организация комплексной
системы оперативного управления.
Именно этот подход позволяет
наиболее эффективно решить задачу
автоматизации.
- Документы - это
основные информационные ресурсы любой
организации, работа с ними требует правильной
постановки. Документы обеспечивают информационную
поддержку принятия управленческих решений
на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.
Документооборот - это непрерывный процесс
движения документов, объективно отражающий
деятельность организации и позволяющий
оперативно ей управлять. Горы макулатуры,
длительный поиск нужного документа, потери,
дубликаты, задержки с отправкой и получением,
ошибки персонала составляют далеко не
полный перечень проблем, возникающих
при неэффективном построении документооборота.
Всё это может сильно затормозить, а в
исключительных случаях - полностью парализовать
работу организации.
- Эффективный документооборот
является обязательной составляющей эффективного
управления. Документооборот исключительно
важен для правильной организации финансового
и управленческого учёта.
СЭД
- Системы
электронного документооборота формируют
новое поколение систем автоматизации
предприятий. Основными объектами автоматизации
в таких системах являются документы (в
самом широком их понимании, от обычных
бумажных до электронных любого формата
и структуры) и бизнес-процессы, представляющие
как движение документов, так и их обработку.
Данный подход к автоматизации предприятий
является одновременно и конструктивным
и универсальным, обеспечивая автоматизацию
документооборота и всех бизнес-процессов
предприятия в рамках единой концепции
и единого программного инструментария.
Преимущества
СЭД перед традиционным «бумажным»
документооборотом
- Снижение издержек
на бумагу и канцтовары
- Увеличение
эффективности обмена данными
между отдельными подразделениями
и филиалами с возможностью
коллективной работы над документами
- Значительное
ускорение поиска и выборки документов
(по различным атрибутам)
- Улучшение контроля
над исполнением документов
- Повышение уровня
безопасности данных на всех этапах обработки
информации
- Повышение степени
сохранности документов
- Повышение удобства
их хранения
Конечные
приложения автоматизации документооборота
- регистрация
корреспонденции (входящие, исходящие)
- электронный архив
документов
- контроль исполнения
документов и поручений
- автоматизация
договорного процесса
- управление библиотекой
книг (book management)
- библиотека регламентов
управленческих процедур
- оформление командировок
- организация внутреннего
информационного портала предприятия
и его подразделений
- система контроля
выполнения должностных инструкций
Базовая
структура СЭД
СЭД различных
компаний в России
Недостатки
некоторых СЭД
- Неоптимальность
конфигурации программы, завышенные
системные требования – выражаясь
просто, медленно работают или
«тормозят»
- Неудобность интерфейса
- Не все системы
универсальны, каждому предприятию требуется
наиболее подходящая ему система
- Техническое обслуживание
СЭД требует денежных затрат и не всегда
ведется на высшем уровне