Системи автоматизованого діловодства. Комп’ютерні технології в організації документного обігу

Життєвий цикл документа складається з двох основних стадій:

1)     розроблення документа, що може охоплювати власне розроблення змісту документа, оформлення документа, затвердження документа; документ вважають неопублікованим і права на нього визначають права доступу конкретного користувача.

2)     стадія «опублікованого» документа охоплює активний доступ, архівний документ тимчасового, тривалого і постійного зберігання, знищення документа; стосовно нього залишається тільки одне право – доступ до читання.

Під час організації систем електронного документообігу однією із складових є система маршрутизації і контролю виконання, що оперує документами, які зберігаються в архівній системі.

У більшості систем опрацювання форм втручання людини потрібно на таких етапах, як заповнення форми; підготування документа до автоматизованого опрацювання; сканування; опрацювання у виняткових ситуаціях, коли оператор виконує ідентифікацію відсканованого образу документа, якщо система не змогла ідентифікувати; редагування відомостей і підтвердження достовірності їх опрацювання. Ефективність перших трьох етапів може бути значно підвищена грамотним дизайном форм.

Класифікація програмного забезпечення систем управління електронними документами (СУЕД)

Розроблено різні варіанти класифікації програмних продуктів, поданих на ринку систем комп’ютеризації діловодства. Один з них передбачає поділ програмних продуктів:

o        засоби комп’ютеризації карткового діловодства («Дело-96», «Золушка»);

o        системи обміну електронними документами, системи електронної пошти («Документооборот», Exchange);

o        системи керування електронними документами (DOCS Open, Excalibur EFS);

o        системи керування ділових процесів (Action, Work Route, Form Flow);

o        засоби комп’ютеризації карткового обліку без паперового діловодства (Office Media);

o        продукти суміжних галузей, які нарощують базові можливості систем діловодства (Fine Reader, Stylus);

o        продукти, які адаптують базові можливості західних систем до особливостей кирилиці (Bit Full Text Retrieval);

o        повнофункціональні системи комп’ютеризації всіх завдань паперового і без паперового діловодства російською мовою (Rower DOCS).

Останні версії найпопулярніших додатків намагаються об’єднати всі ці та багато інших технологій. Все більшого поширення на заході набуває нова концепція організації електронного діловодства – «співробітництво та обмін повідомленнями».

Правила електронного листування згідно з «нетикетом»

Стиль електронних листів, як правило, менш формальний, ніж звичайних, часто вирізняється традиційними для всесвітньої мережі невимушеним дружнім тоном. Але під час листування з діловими партнерами все-таки слід ігнорувати певні канони, особливо якщо ваш адресат є представником іншої культури, мовного середовища і може вас просто неправильно зрозуміти. Саме для уникнення неприємних ситуацій та забезпечення спілкування на належному рівні в мережі Інтернет і було створено нетикет – правила поведінки в мережі, розраховані на те, щоб не ускладнювати життя іншим.

Готуючи до надсилання електронний лист, обов’язково слід заповнити поля: тема, кому та, у разі необхідності, скористатися функцією важливість листа.

При будь-якій формі листування не слід забувати про дотримання принципів грамотності й логічності. Так, основні вимоги нетикету до тексту електронного листа стосуються розміру та логічності викладу думок. Розмір повідомлення передусім має відповідати змісту й меті вашого листування.

Можна виділити кілька правил формування тексту електронного листа:

      Намагайтеся завжди дотримуватися теми листа. Якщо необхідно розширити коло обговорюваних питань або перейти до інших тем, краще надіслати повідомлення з новою темою іншим листом.

      Найважливішими є три перші рядки повідомлення. Вони повинні бути зрозумілими та вичерпними, оскільки саме на їх основі читач складає загальне враження про лист і вирішує, чи потрібно далі читати.

      Обов’язково починайте звернення із великої літери й ставте крапки там, де це необхідно. Також не слід ігнорувати велику літеру на початку власних назв.

      Намагайтеся будувати фрази якомога грамотніше, з дотриманням правил орфографії й граматики.

Оформлюючи лист не забудьте про підпис, тим більше, що у будь-якій поштовій програмі можна створити його шаблон, який вставлятиметься автоматично.

Основні правила складання підпису:

      Підпис не повинен перевищувати 5 – 6 рядків;

      Символів в одному рядку має бути не більше 70-ти;

      Обов’язково вводьте в підпис кілька можливих способів зв’язку з вами: телефонні номери, адресу електронної пошти, факс.

Висновок

Масштабність системи електронного документообігу визначають як здатність підтримувати будь-яку кількість користувачів і мати можливість нарощувати потужність за рахунок потужності апаратного забезпечення, на якому вона встановлена. Реалізація цієї вимоги може бути забезпечена за допомогою використання індустріальних систем управління базами даних.

Відкритість системи електронного документообігу забезпечує наявність відкритих інтерфейсів для можливого доопрацювання та інтеграції. Така система не має існувати у відриві від інших прикладних завдань.

Таким чином, ефективна система електронного діловодства повинна:

      Базуватися на концепції співробітництва та обміну повідомленнями;

      Застосовувати технології «клієнт - сервер», електронної пошти, сканування і розпізнавання документів, масового та оперативного ведення документів, пошуку і витягу документів;

      Вміти працювати з різноманітними СУБД;

      Бути легкою в експлуатації й адмініструванні.

Список використаної літератури:

1.      Комова, М. В. Діловодство [Текст] / Національний університет «Львівська політехніка», Інститут гуманітарних і соціальних наук. – друге видання. – Львів, Київ, «Аерта», «Тріада плюс». – 2007. – с. 152-178.

2.      Варламова, Л. Н. Форматы электронных документов, используемые в управлении документацией [Текст] / Л. Н. Варламова, А. А. Яганова // Делопроизводство.- № 3. – 2009. – с. 27-33.

3.      Безпечна, Юлія Електронне листування згідно з НЕТикетом [Текст] / Юлія Безпечна // Секретар-референт. - № 3. – 2009. – с. 84-92.

15