Системи автоматизації діловодства

Практична робота № 27

Тема: Системи автоматизації діловодства

 Мета: Ознайомитися з функціями автоматизації діловодства

Хід роботи

1. Загальні функції автоматизації діловодства.
2. Архів документів.
3. Системи створення документів і системи обробки документів.
4. Системи керування вартістю збереження документів.
5. Системи маршрутизації і контролю виконання документів.
6. Системи комплексної автоматизації бізнес-процесів.
7. Системи підтримки ухвалення рішень.
8. Висновки.

1. Системи автоматизації діловодства. Функції автоматизації діловодства в тому або іншому виді представлені в будь-якій системі автоматизації документообігу. У функції систем автоматизації діловодства не входить зберігання і переміщення документів в організації. В їх функції входить фіксація документів у спеціальній БД, що виражається в заповненні спеціальної картки документа. Вміст картки документа може варіюватися в залежності від сформованої в організації ситуації. Структура документів, зафіксованих у базах даних, спирається на так звану номенклатуру справ, наявну, як правило, у кожній організації, а технологія обліку й обробки документів спирається на сформульоване в даній організації «Положення про діловодство». Документи зберігаються в паперовому вигляді, у спеціальному архіві, але в базах даних відображається їх поточне місце розташування і статус, включаючи атрибути контролю виконання. Зазвичай в системах діловодства розрізняють вхідні і вихідні документи, нормативно-розпорядчі документи, документи колегіальних органів управління, інформаційно-довідкові та інші види документів. Документи, що знаходяться на контролі виконання, підрозділяються за виконавцями, статусом виконання, термінами виконання тощо. Кожен документ у системі являє собою запис у базу даних, що характеризується набором значень атрибутів картки. Крім обліку і пошуку документів у базах даних, система повинна забезпечувати

генерацію звітів, що дозволяють одержати відомості про виконання документів та іншої зведеної інформації.

Для розробки додатків, що виконують функції автоматизації діловодства, найбільш придатними є стандартні інструменти, які використовують для розробки автоматизованих робочих місць, від настільних баз даних до систем на базі різноманітних SQL серверів. Проте в тому випадку, якщо автоматизація документообігу не закінчиться даним кроком, то можна подумати і про інші інструменти, що забезпечують більш послідовний розвиток системи. Так, наприклад, при переході до електронного сховища документів база даних системи діловодства повинна містити посилання на відповідні об'єкти електронного архіву, при використанні електронних засобів маршрутизації документів система повинна забезпечувати можливість розсилання документів на робочі місця користувачів, визначення поточного місця розташування документа тощо.

5.01020501.0000.26

Зм

Лист

№Докум

Підпис

Дата

Розроб

Дараган

28.02.2012

Системи автоматизації діловодства

Літ

Лист

Листів

Перевір.

Передерій

28.02.2012

1

КМТК Д- 2010 2/9

Н.конр.

Затв.

2.  Архіви документів - це те місце, де власне зберігається електронний документ. При цьому може зберігатися або вигляд документа, або його зміст, або і те й інше. Крім власне зберігання документів, архів повинен забезпечувати навігацію по ієрархії документів і їх пошук.

На відміну від пошуку за атрибутами документів, що був і в системах попереднього класу, архіви документів повинні забезпечувати повнотекстовий пошук за вмістом текстових фрагментів у документі. В принципі, пошуковий механізм повинен мати деякий інтелект, тобто забезпечувати пошук близьких граматичних конструкцій, а також пошук близьких за змістом слів.

На відміну від систем попереднього класу, в архівах зберігаються самі документи, і тому система повинна  забезпечувати розмежування прав доступу  до документів. Користувач може ідентифікуватися або за допомогою мережевого імені, або за допомогою спеціального імені і пароля, визначеного в системі керування архівом. Крім поділу прав доступу на рівні користувачів, система повинна забезпечувати виділення груп користувачів або ролей. Такою функцією архіву документів є забезпечення можливості групової роботи з документами, що знаходяться в стадії створення. При цьому використовується функція блокувань документів або Check-In/Check-Out контроль. Вона полягає в тому,  що  коли  один  із  користувачів  системи

починає редагувати документ, останній блокується для доступу інших користувачів доти, поки з ним не закінчиться робота.

Ще однією функцією архіву є підтримка  контролю версій. Версії документів можуть фіксуватися або автоматично, або  з ініціативи користувача. У разі потреби користувач може повернутися до однієї з попередніх версій документа.

До сервісних функцій архіву документів відносяться можливість створення резервних копій документів без припинення роботи системи, інтеграція із системами забезпечення оптимальної вартості збереження даних та ін.

3. Системи створення документів і системи обробки документів. Однією із самостійних функцій систем документообігу є введення документів в архів. Під цим розуміється перехід від паперових документів до електронних. У найпростішому випадку ця процедура зводиться до простого сканування. Проте, як правило, простого зберігання образу документа недостатньо. Електронний

образ документа повинен мати ідентифікаційні  атрибути, що дозволять ідентифікувати його у системі діловодства і в архіві документів. Ці операції проводяться вручну. Більш складною функцією є автоматичне розпізнавання вмісту документа і формування документа, що містить його текст. Для цього призначені програми, що відносяться до класу програмного забезпечення розпізнавання тексту. Ще більш складною функцією є розпізнавання вмісту форм. При цьому програма визначає наявність записів, у тому числі й рукописних, у визначених полях бланка документа, розпізнає його вміст і автоматично заповнює значення атрибутів даного документа в системі. За необхідності значення полів бланка може вибиратися з довідника, передбаченого в системі.

4. Системи керування вартістю зберігання документів. Сьогодні застосовується два підходи до організації зберігання електронних документів. Перший полягає в тому, що тіло документа зберігається у файловій системі, другий передбачає зберігання документів у реляційній або спеціалізованій базі даних. При зберіганні документів в архіві обсяги зберігання можуть швидко зростати і досягати значних розмір. При цьому інтенсивність звертань до документів, що знаходяться в архіві, не рівномірна. До документів, що знаходяться в роботі, звертаються достатньо часто, у той час як доступ до документів, робота з якими вже завершена, здійснюється дуже рідко. Відповідно, система може забезпечувати різну оперативність доступу до різних документів. Оскільки вартість зберігання документів в архіві, як правило, обернено пропорційна швидкості доступу, то можна скористатися вказаною закономірністю для оптимізації вартості утримання архіву.

Дараган

28.02.2012

Лист

Передерій

28.02.2012

5.01020501.0000.26

2

Зм.

Лист

  №докум

Підпис

Дата

Системи керування вартістю зберігання саме і вирішують дану задачу. Забезпечуючи можливість роботи з різноманітною  периферією, система забезпечує автоматичне перенесення даних на більш «дешеві» носії у випадку, якщо доступ до них здійснюється недостатньо часто.

5. Системи маршрутизації і контролю виконання. Однією з основних складових систем документообігу є системи маршрутизації і контролю виконання. При побудові систем маршрутизації можуть застосовуватися два основних підходи.

Перший – документо-орієнтований. Документ є основним об'єктом системи, і маршрутизується саме він, а всі інші параметри маршрутизації асоційовані саме з документом.

Другий - робото-орієнтований, і його основним об'єктом є робота. До роботи може бути прикріплений найрізноманітніший список об'єктів, у тому числі й  документи. Природно, робота може існувати і без документів. Другий підхід є більш загальним.

Будь-який процес маршрутизації документів - це рух одного документа, а не множини  його копій, як це відбувається в системах електронної пошти.

Розглянемо тепер типи систем маршрутизації.

Вільна маршрутизація. Виділяються  два основні типи маршрутів документів:

1. Послідовна маршрутизація - документ послідовно проходить виконавців один за одним;
2. Паралельна маршрутизація - документ одночасно надходить усім виконавцям, а завершення маршруту відбувається, коли один або всі користувачі закінчать роботу з документом.

Системи електронної пошти. Мінімальною  достатньою системою, яка забезпечує маршрутизацію документів, є система  електронної пошти, що здійснює паралельне розповсюдження документів (маршрутизація  відрізняється від розповсюдження або розсилання тим, що маршрутизований документ повертається в початок маршруту, наприклад, до ініціатора, а документ, що розсилається, посилається до виконавця без контролю факту повернення).    За    допомогою    додаткових    елементів    система

електронної пошти може забезпечувати послідовну маршрутизацію документів.

Вільна маршрутизація документів із контролем виконання. Контроль виконання  включає:

• контроль доставки завдання - ініціатору видається інформація про те, що його завдання досягло місця призначення (виконавця);
• контроль читання завдання - ініціатору видається інформація про те, що з його завданням ознайомилися співробітники, для котрих це завдання було призначено;
• контроль виконання - ініціатору видається інформація про те, що завдання виконане;
• моніторинг завдання - ініціатор завжди може подивитися, хто і що зараз робить із його завданням;
• повідомлення про порушення термінів виконання - система документообігу може сповістити ініціатора про те, що послане ним завдання прострочене конкретним співробітником;
• історія виконання завдань;
• контроль якості виконання - означає, що якщо користувач говорить про те, що завдання виконано, це ще не означає, що воно дійсно виконано, ініціатор повинен перевірити якість виконання, підтвердити або не підтвердити виконання.

Інформація може видаватися у вигляді зміни статусу завдання у вікнах вхідних і вихідних завдань або у вигляді нового завдання, сформованого системою ініціатору, або за допомогою повідомлення по електронній пошті.

Маршрутизація документів пo заздалегідь визначених маршрутах із контролем виконання (жорстка маршрутизація). Маршрути можуть бути більш складними, ніж прості послідовні або паралельні:

1. комбіновані з послідовних і паралельних елементів;
2. умовні, із переходами в залежності від стану тих або інших змінних маршрутів.

Дараган

28.02.2012

Лист

Передерій

28.02.2012

5.01020501.0000.26

3

Зм.

Лист

  №докум

Підпис

Дата

6. Системи комплексної автоматизації виробничих процесів (бізнес-процесів). Розвитком систем маршрутизації документів є WorkFlow системи, або системи комплексної автоматизації організаціійно-виконавчих, виробничих процесів (бізнес-процесів). На   відміну   від   систем   маршрутизації   документів,    об'єктом маршрутизації в них є сукупність даних, використовуваних у визначеному процесі. Більшість спеціалістів в області сучасних інформаційних технологій розглядають технологію WorkFlow як найбільш перспективну технологію керування діловими процесами. Буквальний переклад терміна workflow - потік робіт, є, безумовно, коректним граматично, але майже ніяк не розкриває його змісту.

Більш інформативним є визначення продуктів класу WorkFlow як програмних систем, що забезпечують повну або часткову координацію виконання виробничих операцій (завдань, робіт, функцій), що складають, наприклад, структуровані бізнес-процеси підприємства.

При цьому кожна система забезпечує вирішення трьох таких задач:

• розробка опису процесу;
• керування виконанням процесу;
• інтеграція використовуваних у процесі додатків.

Використання  технології  WorkFlow  для   вирішення   задачі керування  процедурами  документообігу  дозволяє  досягти  ряду принципових переваг, найважливішими з яких є такі:

1) впровадження системи класу  WorkFlow базується не на маршрутизації  проходження документів і не  на автоматизації групи операцій  або виду дій, а на описі процесу, заради ефективного виконання якого здійснюється маршрутизація документів і/або автоматизація операцій. У такий спосіб упровадження системи спрямоване на досягнення стратегічних цілей проекту;

2) технологія WorkFlow не накладає якихось  спеціальних обмежень на рівень деталізації процесу і/або ступінь автоматизації виконуваних операцій. В якості елементарної операції припустимо використовувати як рутинну, формальну дію (наприклад, зареєструвати облікові дані клієнта), так і творчу, нетривіальну задачу (наприклад, розробити технологію підйому Титаніка). Таким чином досягається адаптація системи до реальних виробничих процесів (бізнес-процесів) організації, незалежно від їхнього рівня складності;

3) технологія WorkFlow дозволяє об'єднати  в рамках єдиного інформаційного простору організації структуровані і неструктуровані дані, а також різноманітні програмні засоби обробки інформації. Отже, досягається незалежність правил діяльності і відповідних правил проходження документів від індивідуальних особливостей організації роботи конкретного співробітника, структури БД, форматів представлення інформації.

 У зв'язку з цим для вітчизняних організацій доцільно використовувати другий вид маршрутизації - вільну коли послідовність етапів ділових процесів визначається (і до визначається) на стадії виконання завдань.

Таким чином, ми приходимо до висновку, що САДП повинна враховувати і  національні особливості управління, і тому, у нашому випадку, підтримувати обидві парадигми - і жорстку, і вільну маршрутизацію. Подібний симбіоз двох різних підходів дозволяє уникнути непорозумінь і отримати те поєднання жорсткої і вільної маршрутизації, що найбільш оптимально відповідає специфіці підприємства.

7. Системи підтримки прийняття рішень. Немаловажним моментом у функціонуванні інформаційних систем є необхідність забезпечити, крім засобів генерації даних, також і засоби їхнього аналізу. Наявні в усіх сучасних СКД і СКБД засоби побудови запитів і різноманітні механізми пошуку хоча і полегшують витяг потрібної інформації, але все ж не спроможні дати достатньо інтелектуальну її оцінку, тобто зробити узагальнення, групування, видалення надлишкових даних і підвищити достовірність за рахунок виправлення помилок і опрацювання декількох незалежних джерел інформації (як правило, не тільки корпоративних баз даних, але і зовнішніх, розташованих, наприклад, в Internet).

Дараган

28.02.2012

Лист

Передерій

28.02.2012

5.01020501.0000.26

4

Зм.

Лист

  №докум

Підпис

Дата

Проблема ця стає надзвичайно важливою у зв'язку з лавиноподібним зростанням обсягу інформації і збільшенням вимог до інфосистем щодо продуктивності - сьогодні успіх в управлінні організацією багато в чому визначається оперативністю прийняття рішень, дані для яких і надає КСЕД. У цьому випадку на допомогу старим методам приходить оперативна обробка даних (On-Line Analitical Processing, OLAP). Сила OLAP полягає в тому, що на відміну від класичних методів попгуку, запити тут формуються на основі гнучких нерегламентованих підходів.

Сьогодні доступний цілий ряд  різноманітних систем OLAP, ROLAP (реляційні OLAP), MOLAP (багатомірні OLAP) - Oracle Express, MetaCube (Informix) та ін.

8. Висновки: на даній практичній роботі ознайомилася з функціями автоматизації діловодства.

Дараган

28.02.2012

Лист

Передерій

28.02.2012

5.01020501.0000.26

5

Зм.

Лист

  №докум

Підпис

Дата

Лист

Зм.

Лист

  №докум

Підпис

Дата

Лист

Зм.

Лист

  №докум

Підпис

Дата

Лист

Зм.

Лист

  №докум

Підпис

Дата

Лист

Зм.

Лист

  №докум

Підпис

Дата

Лист

Зм.

Лист

  №докум

Підпис

Дата