Система документации по личному составу

МИНИСТЕРСТВО  СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ИЖЕВСКАЯ  ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ 

ФАКУЛЬТЕТ НЕПРЕРЫВНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ 
 
 
 
 

Система документации по личному  составу

Контрольная работа по документированию управленческой деятельности 
 
 
 

Проверил:  Е.А. Некрасова

Выполнил: студент 1 курса

М.А. Кузнецова (специальность 

060800  - «Экономика и управление 

на  предприятии АПК» гр. 34) 
 
 
 
 
 
 
 
 

Ижевск 2009

Оглавление 

Введение            3 

1. Система документации по личному составу     5

 

1. Характеристика  документации по личному составу    5
2. Характеристика трудового договора (контракта)    12
3. Трудовой договор (контракт)       14

 

Заключение           15 

Список  литературы          17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение  

     Часть делопроизводства, непосредственно  связанная с созданием документов, называется документированием.

       Делопроизводством называют деятельность, охватывающую документирование и организацию работы с документами, или другими словами человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

    Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборот.

    Документ— это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

    Экономика как наука представляет собой отрасль социальных наук. Объектом экономических наук является экономическая действительность. Экономическая наука — изучение человеческого поведения с точки зрения соотношения между множеством целей и ограниченными средствами их достижения. Экономика — деятельность людей в сфере производства, распределения, обмена и потребления.

    Управленческая  деятельность в компании составляет часть системы управления, которую стали изучать сравнительно недавно, хотя практика управления организациями имеет древние корни. Элементы системы управления имеют различную сложность и степень разработанности. Наиболее разработанные параметры, входящие в основу любой системы управления, - цели и задачи деятельности, основные обеспечивающие функции, функциональные структуры, организационные структуры, информационное обеспечение.

      Одним из важнейших пунктов управленческой деятельности является система управления персоналом, которая включает соответствующую документацию по личному составу, законодательно подтвержденную.

1. Система  документации по личному составу

1.1 Характеристика  документации по личному составу 

    Трудовые  отношения на предприятиях, независимо от форм собственности, регулируются Кодексом законов о труде в РФ, в соответствии с которым принят определенный порядок оформления соответствующей документации:

- приказов  администрации о приеме на  работу, передвижениях по службе, увольнениях; трудовых договоров;

- трудовых  книжек; табеля учета рабочего  времени и других необходимых  элементов. 

    Важнейшим документом является заявление о  приеме на работу (код по ОКУД- 02810714). Кроме этого документа, работники предприятий оформляют заявление о переводе на другую работу- 02820718, заявления об увольнении – 02830711, заявления о предоставлении отпуска  - 02840715. Как правило, указанные заявления пишутся по образцу, разработанному в организации на трафаретном бланке в соответствии с ГОСТ.

    На  основе заявления издается приказ о приёме на работу, с которым знакомят поступившего. Он расписывается, что ознакомлен с приказом и ставит дату ознакомления. Аналогично оформляются и другие заявления, указывая структурное подразделения, где работает заявитель.

    В настоящее время приказ о приеме на работу оформляется по форме Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а. Этим же документом утверждены и иные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Приказ о переводе на другую работу – форма Т-5, приказ о предоставлении отпуска – Т-6, приказ о прекращении трудового договора – Т-7 и пр.)

    Во  многих организациях прием на работу оформляется заключением трудового  договора.

    Трудовая  книжка - это основной документ работника о его трудовой деятельности. Трудовые книжки обязано вести любое предприятие, имеющее государственную регистрацию и статус юридического лица независимо от формы собственности. Трудовые книжки заполняются на каждого проработавшего свыше 5 дней, в т.ч. на нештатных, сезонных и временно работающих, если они подлежат государственному социальному страхованию.

    Вопросы ведения трудовых книжек, их изготовления и снабжения ими, хранения и учета  регулируются Инструкцией о порядке  ведения трудовых книжек.

    Если  трудовая книжка заполняется на работника впервые, то это следует делать в его присутствии и не позднее недельного срока со дня приема на работу, а при увольнении – в день увольнения. Записи в трудовую книжку производятся на основании изданного администрацией приказа (распоряжения) и в точном соответствии с ним, аккуратно, без зачеркиваний, помарок, исправлений; чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

    В трудовой книжке на первой странице (титульном  листе) указывают:

    - фамилию, имя и отчество работника  (без сокращений)

    - дату рождения (на основании паспорта или свидетельства о рождения)

    - образование (на основании аттестата,  удостоверения, диплома, студенческого  билета, зачетные книжки)

    - профессию 

    -специальность

    -подпись  владельца трудовой книжки и работника, ответственного за выдачу трудовой книжки

    -печать  предприятия.

    Заполнив  титульный лист, можно переходить к другим разделам, куда заносятся  сведения:

    - о приеме на работу 

    - о переводе на другую постоянную  работу

    - об увольнении (причины увольнения  следует формулировать в точном соответствии с действующим законодательством и со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона)

    - о наградах

    - о поощрениях (за исключением  премий и выплат регулярного  характера)

    - сведения об изобретениях, на  которые выданы дипломы.

    Взыскания в трудовую книжку должны вноситься администрацией того предприятия, где были допущены ошибки в записях. Зачеркивание записей, сделанных ранее, не допускается. Вместо этого указывается: «Запись за № … недействительна » и далее повторяются № и дата приказа, запись из которого неправильно внесена в книжку. Записи на титульном листе исправляются или заменяются администрацией последнего места работы на основании паспорта и других подлинных документов со ссылкой на их регистрационный номер и дату выдачи. Одной чертой зачеркивается старая запись и сверху записывается новая, а в качестве основания  на внутренней стороне обложки делается ссылка на документы и заверяется подписью руководителя, печатью предприятия (отдела кадров).

    Дубликат  трудовой книжки выдается  при ее утере, если она пришла в негодность или по просьбе работника, если в книжке была сделана недействительная запись. Когда в трудовой книжке заполняются все страницы, выдается вкладыш (без книжки недействителен). При выдаче вкладыша на титульном листе книжки ставится штамп 10*25 мм «выдан вкладыш». При увольнении работника в книжке ставится подпись руководителя предприятия или уполномоченного лица – один раз в конце всех записей. Подпись заверяется печатью.

    Учет  трудовых книжек ведется в специальных  книгах, листы в которых должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены сургучной печатью.

    Особое  значение в управлении предприятием имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника  и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

       Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения.

    Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. Наиболее рациональным представляется следующий состав и порядок расположения документов при заведении личного дела:

      -внутренняя опись документов дела;

      -дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете);

      -личный листок по учету кадров;

      -автобиография;

      -копии документов об образовании;

      -копия документа (или выписка  из него) об утверждении в должности  (в случаях, предусмотренных законодательством);

    - характеристики или рекомендательные письма;

    -копия  приказа о приеме на работу.

    Наряду  с перечисленными документами, в личное дело включаются некоторые специфические виды документов, сопровождающие прием на работу определенных категории специалистов, например:

    - список научных трудов и изобретений

    - выписка из протокола заседания  совета института (для преподавателей вузов)

    - выписка из протокола собрания  трудового коллектива (для руководителей,  которые избираются на должность  трудовым коллективом).

    В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копия свидетельства о браке и т.д.)

    - характеризующие деловые, политические  и личные качества работника  (характеристики, отзывы, листок учета  краткосрочных зарубежных командировок и т.д.).

    Личные  дела имеют длительный сток хранения. В связи с этим в личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения (справки с места жительства, справки о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.). Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

    Основу  личного дела составляют «Личный  листок по учету кадров» и «Дополнение  к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биологических данных работника, образовании, выполняемый работе сначала  трудовой деятельности, пребывании за границей, семейном положении и т.д. Личный листок заполняется самим работником от руки при поступлении на работу. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об  образовании (диплом, аттестат), документы об имеющихся изобретениях и другие.