Система документации и документооборот

Содержание 

      Введение……………………………………………………………….……..3

1. Структура информационной системы………………………….……….4

2.Система документации  и документооборот……………………..……….9

     2.1. Понятие системы документации……………………………….……….9

     2.2. Понятие документооборота…………………………….……………...11

     3.Межбанковские  расчеты……………………………………………….…14

     Заключение……………………………………………………………….….17

     Список  литературы…………………………………………………..….…..18 

Введение

     Информационные  технологии - весьма широкое определение, под которое попадает ряд отдельных технических средств и приемов работы с информацией. Но, как правило, в процессе работы с информацией люди имеют дело со вполне определенной связанной последовательностью взаимодействий с различными средствами. В зависимости от шкалы времени (от оперативных до долгосрочно-стратегических задач) и масштаба действий (от одного рабочего места до целой компании) могут обнаруживаться разные связи и последовательности, и для управления ими нужны разные методы. Наиболее рационально алгоритмизированная совокупность методов и средств работы с информацией - информационная система. Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации. Информационные системы бывают разного назначения и масштаба. Также информационные системы отличаются по степени охвата сфер деятельности предприятия. Однако все информационные системы обладают рядом свойств, которые являются для них общими:

     ИС  предназначены для сбора, хранения и обработки информации. Таким образом, в основе любой информационной системы лежат средства хранения и доступа к данным;

     ИС  предназначены для конечного  пользователя, не являющегося специалистом в области вычислительной техники.

     Информационные  системы бывают фактографическими  и документальными. К первым относятся ИС, предназначенные для поиска однозначного ответа на запрос и для однозначного решения поставленных задач. Условно фактографические ИС делят в свою очередь на информационно-справочные системы, информационно-поисковые системы и системы оперативной обработки данных. Системы оперативной обработки данных решают такие задачи, как управление производством, бухгалтерский учет и т.п.[1].

 

1. Структура информационной системы.

В целом  перед информационной системой стоят  следующие задачи:

• визуализация параметра средней мощности источника
• визуализация состояния транспортных каналов
• представление обобщенных рабочих параметров
• архивирование параметров и свободный доступ к ним

В состав информационной системы входят следующие  основные компоненты:

• измерительная система
• сеть передачи данных
• сетевая файловая система
• программа мониторинга и представления данных
• web-сервер

Каждый  компонент системы выполняет  определенную задачу, при взаимодействии компонентов между собой используется технология "клиент-сервер". На иллюстрации 2.1 схематически представлена структура информационной системы в целом. Далее рассматриваются назначение и работа каждого компонента системы.

 
Рис. 2.1 Структура  информационной системы 

     Измерительная система

     Назначение  измерительной системы - сбор данных о параметрах физической установки и их первичная обработка.

     Основной  метод, используемый для определения  средней мощности реактора, состоит  в измерении мощности каждого  нейтронного импульса, испускаемого установкой. Мощность импульсов измеряется с помощью ионизационных камер, расположенных в каналах реактора. Ионизационные камеры функционируют в токовом режиме.

     Диапазон  измеряемой средней мощности находится  в пределах от 0.02 МВт до 2.2 МВт. Относительная  погрешность измерений мощности не превышает 1.5 процента. В дополнение к измерению мощности нейтронных импульсов производится измерение скорости потока охладителя установки и его температуры. Полученные в результате данные позволяют, рассчитав тепловую мощность, выделяемую реактором, контролировать адекватность получаемых значений средней мощности импульсного источника.

     Помимо  значений мощности, измерительная система  регистрирует положение каждого из 12 затворов, расположенных в горизонтальных каналах, оборудованных исследовательскими установками. Данные о состоянии затворов поступают с пульта управления реактором и регистрируются измерительной системой асинхронно по мере изменения состояния затворов, т.е. каждое изменение состояния хотя бы одного затвора влечет за собой регистрацию данных. Для затвора каждого канала измерительная система регистрирует одно из следующих состояний:

• затвор канала открыт
• изменение положения затвора
• затвор канала закрыт

     Измерительная станция создана на базе персонального  компьютера. Использование персонального  компьютера позволило использовать недорогие, но эффективные средства аналогово-цифрового преобразования получаемых данных. В системе используется промышленная электроника фирмы Advantech и модули, изготовленные в лаборатории нейтронной физики специально для данной измерительной системы.

     Измерительная система функционирует под управлением  операционной системы MS-DOS. Данные принимаются и обрабатываются после каждого импульса реактора, т.е. приблизительно каждые 200 миллисекунд.

     Каждые 30 секунд выполняется вывод полученных параметров на экран измерительной станции. Если выполняется включение или выключение реактора или создается аварийная ситуация, связанная с работой реактора и требующая оперативного вмешательства, могут быть использованы специально предусмотренные алгоритмы обработки данных. Так, сотрудники установки могут получать не только значения средней мощности и состояния пучков нейтронов, но и некоторые дополнительные технологические параметры, такие как поток охладителя установки, его температуру и т.д. Измерительная станция расположена в непосредственной близости от пульта управления реактором.

     Файловая  система и сохранение данных

     Каждые 10 минут данные о средней мощности, развиваемой установкой, передаются по локальной вычислительной сети на файловый сервер для дальнейшего сохранения и обработки. Помимо этого, каждое изменение состояния любого из 12 затворов горизонтальных каналов инициирует передачу данных о новом состоянии.

     Данные  для каждого цикла работы реактора сохраняются в отдельном текстовом  файле. При этом названия двух файлов, относящихся к одному циклу и  содержащих информацию о мощности и  состоянии каналов, формируются исходя из даты начала цикла, и отличаются расширениями. Например, файлы, содержащие результаты измерения рабочих параметров импульсного источника во время цикла, начало которого состоялось 8 апреля 2002 года, имеют следующие названия:

     c08042002.pwr - файл данных о средней мощности  
c08042002.shb - файл данных о состоянии каналов

     При этом число 08042002 является идентификатором цикла и в дальнейшем используется для указания на данный цикл при запросе пользователя системы.

     Помимо  указанных файлов, дополнительно  формируется служебный файл с  названием status, который содержит имя текущего цикла работы реактора и информацию о том, снимаются ли измерения в данный момент.

     Формат  файлов данных

     Файл  данных о средней мощности содержит дату и время, соответствующие моменту измерения с точностью до секунды, среднюю мощность источника, выраженную в киловаттах и относительную погрешность измерений. Каждая строка текстового файла содержит информацию об одном измерении.

     Например, информация об измерении, сделанном 13 марта 2002 года в 9 часов, 50 минут и 37 секунд выглядит так:

     13-03-2002 09:50:37   1144    0.8

     Файл  данных о состоянии каналов содержит дату и время, соответствующие моменту изменения состояния затворов и информацию о состоянии 12 затворов нейтронных каналов, используемых в исследовательских целях. Каждая строка текстового файла, как и в предыдущем случае, содержит информацию об одном измерении.

     Например, информация о состоянии каналов  на 13 марта 2002 года, 9 часов, 51 минуту и 55 секунд выглядит так:

     13-03-2002 09:51:55   2  3  2  3  3  3  3  3  3  3  3  3

     В среднем за цикл работы реактора сохраняется  немногим более 50 тысяч результатов измерений. Все файлы содержатся в отдельной директории, в дальнейшем именуемой рабочая директория.

     Web-сервер

     Сервер  принимает запрос от пользователя, декодирует его и выполняет программу  обработки и представления данных, при этом программе передаются параметры запроса. Результат работы программы передается пользователю. В качестве web-сервера используется сервер Tomcat 3.2, работающий под управлением ОС Solaris 2.7.[2].

 

2. Система документации и документооборот.

1. Понятие системы документации

     Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в ней информации – массовой, специальной или личной, является элементом более крупной документной системы. Вся совокупность документов той или иной страны, находящихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную систему. Эта система состоит из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами документации по отношению к их структурным составляющим. Такая системная классификация документированной информации, базирующаяся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации. В основе классификационных систем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой документации в Российской Федерации определение понятия «система документации» стандартизировано. Согласно ГОСТ Р 51141-98, системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению». В самом общем виде всё многообразие систем документации можно разделить на два основных типа: функциональные и корпоративные (атрибутивные). Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило, неизмененными в течение длительного времени. К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности: система организационно-распорядительной документации, система плановой документации, первичная учетная документация, отчетно-статистическая, документация по труду, система бухгалтерской документации, система финансовой и расчетно-денежной документации, система статистической и ведомственной отчетности и др.

     В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда организаций и учреждений. Это системы:

     1. Проектно-конструкторской документации

     2. Документации оперативного управления

     3. Медицинской

     4. Учебной и др.

     Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной корпорации. Сюда же относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. В корпоративной системе документации может быть объединен ряд функциональных систем, предстающих в этом случае как ее подсистемы. К примеру, система документации того или иного высшего учебного заведения включает в качестве подсистем организационно-распорядительную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации. Одной из первых систем документации, выделившихся из общего документального массива еще в Древнем Египте и Междуречье, стала система деловой документации, регулировавшая хозяйственные гражданские, семейные отношения т.е. документы административного характера и правовой практики. Документы этой системы содержали реквизиты, придававшие зафиксированной на материальном носителе информации юридическую силу.

     На  протяжении столетий в процессе развития Российского государства и общества сформировались десятки функциональных систем документации, являющихся необходимым  условием жизнедеятельности социума, основой информированного обеспечения  управления. Каждая из систем документации непрерывно развивается, так как усложняются и развиваются функции общества и государства, которые они отражают, изменяется технология управления, его техническая оснащенность[3].

2.2.Понятие документооборота

     Движение  документов в федеральных органах  исполнительной власти с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

     В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов.