Шпаргалка по делопроизводству на казахском языке

Өмірбаян

Өмірбаян – жеке адамның өмір жолы мен қызметі хронологиялық тәртіпте қысқаша жазылатын анықтамалық-ақпараттық іс қағазының бір түрі.

Өмірбаян әдетте оқуға түсу, қызметке тұру, басқа қызметке ауысу т.б. жағдайларда жазылады. Азат жолдан «Мен» - деп басталып жазылатын өмірбаян мәтіні бірінші жақ жекеше түрде баяндалады.

Өмірбаянның құрылымы төмендегідей:

1) құжаттың аты;

2) өмірбаян жазушының азаматтық қал-жағдайы туралы мәлімет;

3) білімі, оқыған оқу орны туралы мәлімет;

4) кәсіби тәжірибесі және кәсіби біліктілігі;

5) қоғамдық-саяси қызметі;

6) қосымша мәліметтер;

7) отбасы жағдайы туралы мәлімет;

8) мекенжайы, аты-жөні, қолы, дата.

Өмірбаянның үш түрі бар: ресми, мемуар, көркем шығарма (басқа біреу тарапынан жазылады).

 

Түйіндеме

     Түйіндеме – жазбаша нысанда жасалатын жүйелі құрылым, бұл жеке адамның  өмірбаян  мәліметтерін  толық әрі нақты беретін ресми іс қағазының түрі. Резюме (фр.тілінен resume)  «айтылған я жазылған мәселенің қысқаша түйіні, қорытындысы» деген мағынаны білдіреді. 

Түйіндеменің ерекшелігі - білімі  және еңбек жолы туралы деректемелерді хронологиялық тәртіппен керісінше жазу болып табылады.

Түйіндеменің бірнеше түрі болады:   

Типтік

Хронологиялық

Функционалдық

Күрделі

Қазіргі уақытта  түйіндеме жұмысқа тұру, қабылдану кезінде кеңінен тараған құжат болып табылады. Жұмысқа қабылдаушы сізден түйіндеме талап етеді. Түйіндемеде  өмірбаян мәліметтері толығымен, әрі ықшам түрде беріледі. Резюме арқылы сіз өзіңізге  жарнама жасай отыра, өзіңізді ұсынасыз. Түйіндеменің мазмұны  жұмысқа қабылдайтын мекеме басшысының  назарын ала отырып, қызығушылығын  арттырғаны дұрыс,  яғни сіздің кім болып істегеңіз келетінін және мақсатыңызды түйіндемені оқығанда бірден ұғатындай болғаны дұрыс.

Жұмысқа қабылдануыңыздың белгілі бір кепілі сауатты жазылған түйіндеме болып саналады.    Түйіндемеде өзіңіз туралы толық мәлімет беру үшін барлығын жазғаныңыз дұрыс:

біліміңізді, мамандығыңызды, кәсіби біліктілігіңізді, жұмыс өтілін, жеткен табысыңызды, марапатталғаныңызды,  не нәрсеге икемділігіңіздің бар екені жазылуы керек. Түйіндемеде жеке басыңыздың қасиеттерін көрсетуге тиіссіз. 

Типтік түйіндеме – қарапайым және қысқа формада жазылады. Ол жалпы мәліметтерден және қосымша мәліметтерден тұрады.

Хронологиялық түйіндеме – хронологиялық тәсілімен жазылады. Сіздің бірінші жұмыс орныңыз,  алғашқы   істей бастаған  жұмысыңыздың жылдары  көрсетіледі   де,  ары қарай барлық мәліметтер  хронологиялық ретпен жазылады, яғни бірізділік ретімен,  соңғы орнында,  соңғы жұмысыңыз бен соңғы жылдары  көрсетіледі.

Функционалдық  түйіндеме – функционалдық тәсіл. Мұнда жұмыс өтілі кері хронологиялық ретпен беріледі де, одан кейін білімі жайлы мәліметтер көрсетіледі, мұнда үміткердің біліктілігіне, табыстарына, дағды кәсіптеріне көңіл бөлінеді.

Күрделі түйіндемеде - хронологиялық және функционалды түйіндемелерден іріктеліп алынған мәліметтер беріледі, онда үміткердің  білімі және кәсіби біліктілігімен қатар ол бірлесе еңбек еткен ұйымдар мен компаниялардың тізімі және бірлесе қызмет ету нәтижесінде қол жеткізген табыстары қоса көрсетіледі.

Түйіндеме құрамы жағынан келесі мәлеметтерден  құрылған: 

• жалпы мәлімет;

•  негізгі  мәлімет;

•  қосымша мәлімет. 

 

Арыз – азаматтардың заң арқылы өз құқығын қорғау мақсатында жазылатын құжат.

Арыз – бұл жеке адамның қандай да бір басшысына, лауазымы жоғары тұрған адамның атына жазылады. 

Арыздың 3  түрі бар:

Өтініш түрінде жазылатын арыз дегеніміз –

 белгілі бір тұлғаның бір нәрсеге риза болмай арыздануы.

Шағым түрінде жазылатын арыз дегеніміз -  құқығының бұзылуына байланысты шағымданып, шара қолдануын сұрау.

Түсініктеме түрінде жазылатын арыз – белгілі бір  оқиғаға байланысты мәселенің дұрыс шешілмей, жәбірленушінің болған оқиғаны нақты түсіндіре отырып қарсы арыздануы.

 

Анықтама

Анықтама – жеке адамдардың өмірі мен қызметіне байланысты белгілі бір фактіні я оқиғаны дәлелдейтін, растайтын, сипаттайтын  іс қағазының түрі.

Анықтама азаматтарға жұмыс орнын, жалақысын, оқитын жерін отбасы жағдайын т.б. растау үшін беріледі. Анықтамаға мөр басылмаса, оның заңды күші болмайды. Анықтаманың түрлері өте көп.

Анықтамада мынадай мәліметтер жазылады: анықтаманы берген мекеме, анықтама жазылған күн мен нөмірі, анықтама берілген мекеменің не адамның аты-жөні, құжат мәтіні, басшының қолы, анықтаманың қай мекемеге арналып, не үшін берілгені, қанша уақытқа дейін жарамдылығы.

Анықтама құрылымы:

1. Құжат аты;

2. Негізгі мәтін;

3. Анықтаманың қай ұйымға берілгені туралы мәлімет;

4. Анықтаманың жарамдылық мерзімі жайлы мәлімет; 

5.Анықтаманы беріп отырған ұйымның мөрі мен анықтама беруші адамның қолы. 

6. Анықтама жазылған күн мен нөмірі                                                 

Анықтама арнайы бланкілерге немесе таза ақ қағазға жазылады. Анықтама нөмірлененеді, егер бірнеше дана берілсе, ол да көрсетіледі.

 

Жеке іс парағы

Жеке іс парағы – жұмысқа қабылданғанда  және әр түрлі ұйымдар, мекемелер  талап еткен жағдайда, сайланбалы органдарға сайлану кезінде арнаулы бланкке толтырылатын іс қағазының бір түрі. Жеке іс парағында жазылған мәліметтер өмірбаянда, еңбек кітапшасында көрсетілген мәліметтермен бірдей болуы керек. Мұнда жеке адамның кәсібі мен мамандығы, жұмыс істеген мекемелері мен қоғамдық қызметі, еңбек жолы толық жазылуы тиіс.

Кадрлар есебі жөніндегі жеке іс парағында көрсетілетін мәліметтер:

1. Құжат толтырушының толық аты-жөні;

2. Жынысы;

3. Туған жылы, айы, күні;

4. Туған жері;

5. Ұлты;

6. Білімі, оқу орнының (орындарының) атауы, оқыған жылдары, диплом бойынша мамандығы т.б.;

7. Қандай шет тілдерін және ТМД халықтарының тілін білетіндігі туралы мәлімет;

8.  Ғылыми дәрежесі мен атағы;

9. Ғылыми еңбектері мен өнертабыстары;

10. Еңбек жолы туралы мәлімет;

11. Сайланбалы органдарға қатысуы;

12. Мемлекеттік наградалары туралы мәлімет;

13. Әскери қызметке қатысы және әскери атағы;

14. Жеке іс парағын толтырған кездегі отбасы жағдайы

(отбасы мүшелерінің аты-жөні, туған жылы көрсетіледі);

15. Мекенжайы мен телефоны;

16. Толтырылған мезгілі;

17. Құжат толтырушының қолы.

 

Өтініш

Өтініш дегеніміз – азаматтардың жеке құқықтары мен мүдделерінің жүзеге асырылуы жазылатын, ресми түрде жазбаша баяндалатын, өтіну, өтініш білдіру, сұрау туралы лауазымды тұлғаға жазылатын ресми құжат.

Өтініш мынадай жағдайларда жазылады:

оқуға түскен кезінде;

басқа оқу орнына ауысқанда;

бір мамандықтан басқа мамандыққа ауысқанда;

жатақханадан орын сұрағанда;

жұмысқа қабылдау кезінде;

басқа жұмысқа ауысқанда;

кезекті демалыс сұрау кезінде;

кезектен тыс демалыс сұрағанда;

материалдық көмек сұрағанда.

Құрылымы:

Кімге жазылғаны (мекеменің толық атауы, лауазымы, аты-жөні, дәрежесі/атағы);

Кімнің жазғаны: (мекенжайы/қызметі, лауазымы, аты-жөні)

Құжат атауы (өтініш);

Негізгі мәтін;

Жазылған мерзімі;

Өтініш иесінің қолы.

 

  Сенімхат

Сенімхат – сенім білдірілген тұлғаға сенім білдіруші (мекеме,азамат) өз өкілеттігі мен құқын пайдалануға бергенін жазбаша растайтын іс қағазының түрі. Сенімхат нақты бір мәселені (көбінесе мүліктік сипаттағы) үшінші бір тұлғамен шешу мақсатында беріледі.

Сенімхат кез келген төлем түрлерін, атап айтқанда: жалақы, жәрдемақы, шәкіртақы, зейнетақы алу үшін, ақшалай сондай-ақ заттай корреспонденцияларды алу үшін, мүлікті ортақ пайдалану, көлік құралдарын иемдену, мұрагерлік құқы туралы куәлік алу үшін т.б. жағдайларда беріледі.

Сенімхаттың екі түрі бар:

- Мекеме атынан берілетін ресми сенімхаттар;

- Жеке тұлға атынан берілетін жеке сенімхаттар.

Ресми сенімхаттар мекеме өкіліне сол мекеме атынан мәміле жасауға, материалдық құндылықтар мен ақша  алуға немесе басқа да іс-әрекеттерді жүзеге асыруға беріледі. Ресми сенімхаттар мекеме бланкісіне толтырылады.

Жеке сенімхаттар жеке тұлға атынан беріледі. Онда сенім білдіруші сенім білдірілген тұлғаға өзінің орнына:

-  Жалақы, жәрдемақы, зейнетақы, хат-хабар, құжаттар алуға;

-  Өтініш жазуға;

-  Қол қоюға;

-  Пәтер сатуға және сатып алуға;

- Пәтерді жеке адамдарға жалға беруге;

- Автокөлік жүргізуге;

- Банктердегі есептерді пайдалануға;

- Барлық мекемелерде іс жүргізуге;

- Сот мекемелерінде оның өкілі болуға құқық береді.

    Сенімхаттар нотариалдық кеңседе куәландырылады. Сенімхаттар белгілі бір мерзімге беріледі. Егер оның мерзімі көрсетілмесе, берілген күннен бастап бір жылға дейін өз күшін сақтайды.

 

Қолхат

Қолхат – белгілі бір құнды заттарды (ақша, зергерлік бұйымдар, құжат, мүлік) алғанын және белгіленген мерзімде қайтарып беретінін растайтын, ресми куәландырылатын құжат. Қолхатта қолхат беруші мен алушының жеке куәліктерінің нөмірі, мекенжайы және қолхат берушінің не алғандығы туралы жазылады. Сандық белгілер жазумен жазылады. Содан соң қолхат берушінің міндеттері көрсетіліп, нотариус куәландырады. Егер нотариус куәландырмаса, қолхаттың ешқандай заңды күші болмайды.

Қолхаттың құрылымы:

• Құжат аты

• Қолхат берген адамның аты-жөні, жеке куәлігінің нөмірі

• Құнды заттардың аты мен құны, ақшаның сомасы

• Қайтарылатын мерзімі

• Қолхат берушінің қолы мен қол қойылған уақыты

 

Мінездеме

Мінездеме – түрлі мекеме, ұйым, бірлестік, оқу орны тарапынан берілетін, белгілі бір адамды өмірбаяндық, біліктілік, кәсіптік, адамшылық тұрғыда жазбаша сипаттау мақсатында жазылатын еңбек қарым-қатынастарын реттейтін іс қағазының түрі.

Мінездеме қызметкерді оқу орнына, қызметке ұсыну, конкурстан өткізу т.б. мақсатта жазылады. Мұнда ұсынылған адамның мінез-құлқы, кәсіптік шеберлігі, яғни біліміне, маман ретіндегі біліктілігіне, жеке басына қатысты қасиеттері жазылады.

Мінездеме  форматты А4 парақта дайындалады. Көлемі бір беттен аспауы керек. Мінездемеде көрсетілетін негізгі мәліметтер:

• Қызмет істеген орны, қызмет атқарған жылдары.

• Жеке басының қасиеттері. Өз міндетіне, қоғамдық тапсырмаларға жауапкершілігі.

• Мінездемені талап етуші ұйымның аты.

• Мекеме басшысының қолы.

• Мінездеме берілген мерзім (күні, айы, жылы).

• Мекеменің мөрі.

Мінездеме кейде арнайы бланкіде жазылады. Мінездеме ұйым жетекшісінің қолымен расталады. Барлық мінездемелерге мекеме қолы қойылады.

Мінездеме құрылымы:

1) тақырыбы;

2) мінездеме берілетін адам туралы қысқаша мәлімет;

3) негізгі мәтін;

4) қорытынды;

5) мінездемені талап етуші ұйымның аты;

6) мінездеме берушінің аты-жөні, қолы;

7) мінездеме берілген күн, ай, жыл.

8) қосымша (егер болса).

 

Бұйрық

Бұйрық - алда тұрған қандай да бір маңызды, ағымдағы, күнделікті, кадрлық мәселелерді шешу үшін мекеме басшысы шығаратын өкімдік құжаттың бір түрі.

Бұл құжаттың жауапкершілігі оған қол қоятын лауазымды адамға жүктеледі.

Бұйрық ауызша да жазбаша да беріледі. Жұмыс жүргізуге ыңғайлы болу үшін мекемеде бұйрықты 2 топқа бөледі:

1) Мекеменің негізгі жұмыстарына байланысты.

2) Жеке құрамға байланысты.

Бұйрық – мекемедегі, ұйымдағы, ведмоствадағы кадрларға байланысты мәселелерді - оларды іріктеу және орналастыру, азаматтарды жұмысқа қабылдау және босату, басқа жұмысқа  ауыстыру мәселелерін шешуге бағытталған ресми құжаттардың бірі. Бұйрықтың азаматтардың өтініші, арызы, мінездемесі, жеке іс парағы сияқты құжаттарға қатысы бар, өйткені бұлардың барлығы да еңбек кітапшасында тіркеледі, ал еңбек кітапшасы азаматтардың еңбек ету, демалу, білім алу, зейнетақымен қамтамасыз ету құқықтары туралы мәліметтерді жинақтайды.

Бұйрық мәтіні екі бөлімнен тұрады:

1. Констатациялық

2. Өкімдік

а) Констатациялық бөлікте бұйрықтың мақсаты, бұйрықты беруге негіз болған факті көрсетіледі. Құжаттың тақырыбы, нөмірі, мерзімі жазылады.

ә) Өкімдік бөлік «Бұйырамын» деген сөзден басталады да, бұйрық мазмұны жаңа жолдан басталып белгіленеді. Өкімдік бөлік нақты, қысқа, анық жазылады.

         Мекеменің ішкі іс қағазына жататын қызметтік құжаттың бұл түрін сипаттай отырып, мынандай бұйрықтарды атап көрсетуге болады:

1. Жыл бойы атқарылатын жұмыстарға байланысты бұйрықтар;

2. Күнделікті мәселелерге байланысты бұйрықтар;

3. Арнайы бұйрықтар;

4. Төтенше жағдайға байланысты бұйрықтар.

Бұйрықтың бірінші түрі ұйым жұмысының жалпы тәртібін реттеу мақсатында шығарылады. Онда ұйымның күн тәртібі, жұмыс уақытының ұзақтығы, тексеру, бақылау белгіленеді.

Бұйрықтың екінші түрі жұмысқа қабылдау, босату, басқа жұмысқа ауыстыру, демалыс беруге байланысты болады.

Күтпеген оқиға болған кездегі іс-әрекетке байланысты бұйрықтың төртінші түрі шығады.

Арнайы бұйрықтар көбіне қаржы-экономикалық мәселеге байланысты болады.

Бұйрықтың құрылымы:

1. Мекеме, кәсіпорын, ұйымның атауы.

2. Құжат аты.

3. Бұйрықтың нөмірі.

4. Құжатқа қойылатын қолдың мерзімі.

5. Құжаттың қысқаша мәтіні.

6. Басшының қолы.

 

Қызметтік хаттар – мекемелер арасында байланыс орнату, ақпарат алмасу т.б. да ресми мақсаттарда қолданылатын іс қағазының бір түрі. Қызметтік қаттарда адамның қызметіне байланысты ресми мәселелер ғана қарастырылады.

Қызметтік хаттар  өзіне тән ресми, кеңселік стильмен

     ғана емес, тұрақты қолданылатын, қалыптасқан сөздер, сөз тіркестерімен және өзіне тән терминдердің жиі қолданылуымен де ерекшеленеді. Қызметтік хатты сауатты

     жазу, сөздер мен сөз орамдарын орынды қолдану әркез есте  болғаны жөн.

Қызметтік хаттың көлемі 1 беттен аспауы керек, егер 1 беттен асса, онда бет нөмірі жоғары оң жағына қойылады. Қызметтік хаттың параметрлері: сол жағы – 2,5-3 см, оң жағы – 1-1,5 см,төменгі, жоғарғы жағы – 2 см. Қызметтік хаттың тақырыбын қою міндетті емес.

Жазылу мақсатына, хатта айтылатын мәселенің ерекшелігіне байланысты қызметтік хаттар бірнеше түрге  бөлінеді: ақпараттық хаттар, кепілдік беру хаттары,  сұраныс хаттар, коммерциялық хаттар, шақыру хаттар, өтініш хаттар, құттықтау хаттар т.б.