Іс қағаздар

-    құжатты   дайындау    барысында   дүрыс   мәлімет   қолданбаған жағдайда;

-    қүжаттарды   дайындау   барысында   бағдарламалық-техникалық қүралдарды  дүрыс пайдаланбаған жағдайда;

-  қүжаттарды  дайындау технологиясы бүзылған жағдайда.

Құжат дайындаған жағдайда іскерлік, қатынас жасап отырған мекеменің аты, реквизиттері, мекеме басшысының аты- жөні, лауазымы анық, сауатты жазылуы керек. Қүжаттағы сандық мөліметтер, уақыт көрсеткіштері, цифрлар қайта бір тексеріліп барып жіберілуі керек.

Егер  құжатта қосымша (приложение) болатын  болса ол жолдама хатта көрсетілуі керек, я болмаса қүжаттың соңында  ескерілуі тиіс. Мысалы, Көлемі 5 беттен тұратын қосымша бөлек дайындалған  немесе бүл құжаттан бөлек, 10 беттік қосымшаны коса жіберіп отырмыз т.с.с,

Құжаттағы  бүкіл   ақпарат  мұқият текесерілуі  керек.   Қүжаттағы ақпартты тексеруді  бірнеше түрде жүргізуге болады. Олар мыналар:

1.  Техникалық. Мүнда қате жазылған сөздер, дүрыс қойылмаған тыныс белгілері, дүрыс түспеген әріптер т.б. басты назарда үсталады.

2. Заңдық.  Мүнда қүжат мазмүнының қазіргі күші бар заңдарға және қүқық нормаларына сәйкестігі тексеріледі.

3. Қаржы-экономикалық.   Мүнда   қүжатта   шығарылған   қаржы-экономикалы    шешімдердің    үйлесімділік,    тиімділік   дәрежесіне    баға беріледі.

4. Статистикалық. Мүнда қүжаттағы статистикалық мәліметтердің актуалъдылығы мен ақиқаттығы, дәлдігі тексеріледі.

5.Конфиденциалдық.   Мүнда күжат   мазмүнында  жариялылығы шектеулі мағлүматтың немесе мемлекеттік қүпия болып саналатын  я қызметтік,     коммерциялық     қүпия     болып     табылатын     мәліметтің жіберІлмеу жағы тексеріледі.

6.  Ақпараттық.     Мүнда     құжатты     алушының     мекен-жайы, реквизиттері сияқты мәліметтердің дүрыстығы тексеріледі.

Қүжаттағы мәліметтердің дәлдігі, оның мерзімінде дүрыс жасалу жауапкершілігі қүжат дайындаушы адамға жүктеледі. Егер қүжат дайындаушы адам бірнешеу болса жауапты орьгадаушы белгіленеді.

Құжатты дүрыс дайындап, уақытылы жіберу секретариат қызметкеріне я іс жүргізушіге жүктеледі. 

                     ЖЕДЕЛХАТ

            Жеделхат – телеграф (телетайп) арқылы  жолданатын, шұғыл мәселелер туралы  хабарламалық сипаттағы құжат.

        Жеделхаттың артықшылықтары:

• мекеменің кез келген қызметкерінің жіберуіне мүмкіндік болады;
• формальды түзетулердің (виза қою, келісу, корректуралау, редакциялау) қажеттігі жоқ;
• жеделхат қолмен жазылғанына қарамастан жіберуші мен алушы туралы мәлімет нақты қамтылады;
• қажет жағдайда жеделхат мәтіні расталады;
• жеделхаттар тез жеткізіледі;
• жеделхат басқа байланыс түрлерінен (интернет, факс) арзан, сенімді.

 
 

Жеделхатты  жазу талаптары :

• мәтін қысқа (ең ұзағы 300 сөз), анық, түсінікті  болуы тиіс;
• мәтінде кіріспе сөз, шылау сөздер қолданылмайды;
• кейбір сөздерді қысқартуға болады;
• цифрлар жазбаша беріледі (мысалы: 10137-бір нөл бір үш, жеті);
• жеделхат құрылымы (алушы адресі, мәтін, жіберуші адресі) қатаң сақталады;
• жеделхат мәтіні қатесіз, түзетусіз болуы тиіс.

 

Жеделхат 2-ге бөлінеді: ішкі (мемлекет ішіндегі) және халықаралық (шетелдерге жіберілетін).

      Ішкі жеделхат түрлері: өкіметтік, жедел, жай.

Жеделхаттың реквизиттері:

1. Сызықтың  жоғары жағына жазылып, ақша  төленетін формулярдағы бөлігінде:

• түрі, категориясы;
• номері, датасы, жіберілген уақыты;
• алушының аты, адресі, мәтіні, қолы.

2. Сызықтың  сыртына жазылып, ақша төленбейтін бөлігінде:

- жеделхатқа  қол қоюшы адамның қызметі;

- датасы;

- автордың  мекен-жайы. 

    Жеделхаттардың рәсімделуі:

• мекемеде арнайы журналға тіркеледі (тігіледі не желімделеді). Қасына алушының танысқаны жөнінде белгі, қол қойылады, резолюция жазылады.
• Жолданғанда жіберушінің қолы қойылады, көшірмесі сақталады.

     

  Ескерту: Егер жеделхат телефон арқылы жіберілсе, оны кім қабылдағанын, жұмыс телефонын, қызметін жазып алыңыз. 

   .

І. телефонхат    (телефонограмма)

  Телефонхат - телефон я радио арқылы жолданатын хабарламалық сипаттағы құжат.

    Телефонхат үшінші бір мекеменің  қатысынсыз тікелей мәлімденеді.  Қабылдаушы жақ ақпаратты жазып  алады.

    Телефонхаттың формуляры: хабардың  аты, нөмірі, күні, қабылданған уақыты, байланысты жүзеге асырушының аты-жөні, телефон не рация нөмірі.

    

     Телефонхатты қабылдаған адам  ақпаратты тиесілі адамға шұғыл  жеткізуі міндетті.                         

   ІІ.Телефонхат (Телефонограмма)

Телефонограмма  — телефон я радио арқылы телефонограмма, радиограмма ретінде жеткізілетін жедел сипаттағы құжат,

Телефонограмманың жеделхаттан айырмашылығы сіз үшінші бір мекеме қызметіне жүгінбей өз ақпаратъщызды телефон я радио  арқылы алушыға тікелей мәлімдей аласыз. Ол байланыстың келесі бетінде  тұрып сіз айтқан ақпаратты жазып аласыз. Телефонограмма мәтіні аса күрделі болмауы керек.

Телефонограмма  формуляры: жіберілген хабардың аты, нөмірі, жіберілген күні және қабылданган уақыты жөніндегі мәлімет, байланыс жүйесін  іске асырган адамның аты-жөні, телефон я радио нөмірі.

Телефонограмма, радиограмма мәтіні арнаулы бланкке  немесе таза қағазға жазылады, оған мекеме бастығы немесе жауапты қызметкер  қол қояды.

Бұл құжаттың ерекшелігі оның мекемеге бірден келіп түсетіндігі. Телефонограммалар басқа қызметтік құжаттар сияқты есептеледі, қабылданады, сақталады.

Үлгі

Телефонограмма. ]'2.07.2000 № 24. Шыгармашылық уйымдардың жетекшілеріне.

14 маусым күні сагат  11⁰⁰-де Республика сарайында Республикадагы шыгармашылық ұйымдар жетекшілерінің Хапықаралық конкурсқа кандидатуралар дайындау жөнінде бас қосуы болады.

Кол қойган: Республикалық шыгармашылық ұйымдар бірлестігі ақпарат бөлімінің бастыеы Н.А.Абрамов

Жіберген: хатшы Г.Бейсембаева

12.07.2000 куні сагат КР-де  қабылдап алеан Г.Әшімова. 

Телефон, радио байланысы арқылы құжаттарды жіберіп қабылдаудың әлсіз жағы Қазақстандағы телефон, радио байланысының әлі де  талапқа сай құрылмағандығы, техникалық құралдарың нашарлығы.

Телефонограммамен жұмыс істейтін қызметкер епті, мәтінді тез жазып алуға қабілетті, даусы анық, дикциясы жақсы болуы керек. Есту кабілетінің жақсы, қолы ширақ болуы да міндетті. Кеңсе қагаздарына қатысты жұмысты да, телефон байланысын да жақсы меңгерген адам болғаны жөн.        Мекемеде жіберілген, келген телефонограммаларды тіркеп отыратын арнайы журнал болуы керек. "Телефонограммалар журналы" екі бөлікке бөлінеді. Бірінші бөлікте мекемеге келіп түскен Телефонограммалар жазылады, екінші бөлігі жіберілген Телефонограммалар мәтіндерін жазуға арналады. Телефонограмма кұрылымының жеделхат құрылымынан көп айырмашылығы жоқ.

 Телефонограмма құрылымына:

* адресаттың толық аты-жөні жазылады. Ақпарат телефон я радио арқылы бірден мекеменің өзіне келіп түсетіндіктен мекен-жайы корсетілмейді.

* негізгі мөтін (1000 белгінің шегінде болуы керек. 9-12 сөйлем).

* жіберушінің аты-жөні

* ақпаратты телефон арқылы жеткізуші адамның аты-жөні, Телефонограмма жіберілген телефонның нөмірі.

* Телефонограмма жіберіліп болған уақыт және айы, күні, жылы.

Телефонограмманы  жіберуші қызметкер мәтінді "Телефонограмма журналында" жазылған мәтінмен салыстыра  отырьш тексеруге, д.ұрыс жазылғандығына көз жеткізу үшін қайталап беруге міндетті.

Телефонограмманы  кабылдап алған адам ақпарат кімге  жіберілсе сол адамға телефонограмманың келгені туралы бірден мәлімдеуі керек. Телефонограмманы жіберуші адам қабылдап алған адамның аты-жөнін журналға жазып коюы керек.

Қызметтік телефонды пайдаланудың кейбір қарапайым  ережелері:

* өте қажет жағдайда болмаса қызметтік телефонды бөгде оңгіме үшін қолданудың қажеті жоқ.

* қызмет бабында телефонмен сөйлескен кезде төңіректегі басқа адамдар тыныштық сақтау керек.

* маңызды қызметтік мәліметтерді телефон арқылы жеткізу барысында бөгде адамның болуы, жіберуші адамға да, бүл хабардын еріксіз куәгері болып түрған бөгде тындаушыға да ыңғайсыздық туғызады.

* әдеттегі қызметтік сұхбатты жүргізу 2-3 минуттан артык уақытқа созылмауы керек. Жер алыстығы мен уақыт тығыздығы болмаса көлемді, күрделі мөселелерді жеке кездесу кезінде шешкен абзал.

* Телефон аркылы сөйлесіп отырған адамыңызды жақсы ести алмаған жағдайда, оған қайта телефон соғатыныңызды ескертіңіз де, қайтадан байланысыңыз. Телефон байланысы үзіліп кеткен жағдайда ең бірінші хабарласқан адам қайталап телефон соғуы қерек. Телефон арқылы жүргізілген сұхбатты да бірінші аяқтаушы телефон соққан адам болуы керек.

* Телефон арқылы құпия ақпарат алудан бас тартыңыз. 

Факс  арқылы жіберілетін  құжаттар.

Факсимильдік (фототелеграфтық) байланыс, көбінесе қысқаша "факс" деп аталады, қазір  кең қолданылады. Факстің ен қүнды  жері ол аппарат арқылы тек қана мәтінді құжаттарды ғана емсе, кестелі, кесінді қүжаттарды да тез арада екінші адамға немесе екінші мекемеге жеткізуге болады. Факс арқылы мәтіннің, кестенің, кескіннің, қол қойылған кез-келген құжаттың дәл сол күйінде қайталанған нүсқасы екінші мекемеге жеткізіледі. Сондықтан да дәл қазір факсті алмастыруға келетін байланыс түрі жоқ.

Қазіргі таңда еліміздің көптеген мемлекеттік, жеке кәсігюрындары мен мекемелерінің  офистері жаңа заманның қабылдау-хабарлау аппараты факспен жабдықталған. Факстің жеткізу жылдамдығы өте жоғары, себебі факс арқылы жіберілген кез-келген құжат санаулы сағаттардан кейін-ақ адресат қолына тиеді.

. Фотография, сызба, кесте т.б. сияқты үлкен  көлемді құжаттар алдын ала  факс аппаратының мүмкіншілігіне  сәйкес келетіндей етіліп кішірейтілуі  керек.

Факс  арқылы жіберілетін іс қағаздардың құрылымы:

* Жіберушінің толық мекен-жайы ұсақ шрифтермен бланкінің сол жақтағы бұрышына жоғарылау жазылады.

* Бланкіңің ортасына "факс арқылы" деп үлкен шрифтілермен жазылады.

* Алушының аты-жөні сол жаққа, барыс септігінде жазылады. Мысалы, кімге: Муратбеков Асқар К,урамысулына,                    0

Жіберушінің аты-жөні оң жаққа шығыс септік тұлғасында жазылады. Мысалы, кімнен: Досжанов Едіге  Әлиасқарүлынан.

* Одан төмен, сол жаққа факс нөмірі жазылады. Мысалы, факс: 13-01.

* Оң жақ шетке, қүжат көлемінің неше беттен түратыны жазылады. Мысалы, Көлемі: 7 (жеті) бет.