Розкрити питання планування, звітності та економічної діяльності архівів

Для контролю за виконанням планових завдань в архівах  використовують різні форми обліку праці. Найпоширенішою є ведення щоденників, до яких керівник відділу заносить цифрові показники рубіжного контролю. У виробничих підрозділах щомісячно, а в межах архівної установи - щоквартально підбивають підсумки виконання плану.

Державні архіви звітують за кількома статистичними формами.

Форма № 1 являє  собою паспорт архівної установи, де є дані про кількість споруд, об'єм та площу архівосховищ, протяжність стелажного обладнання, кількість робочих кімнат, читальних залів, допоміжних приміщень. Далі є кількісні характеристики документів на паперовій основі (фондів, справ тощо), кіно-, фото- і фоно документів.

У наступному розділі  паспорта вміщено дані про кількість  та стан науково-довідкового апарату (описів, книг обліку, карток, обсяг інформації, введеної до комп'ютерів тощо). Останній розділ паспорта стосується кадрового складу (всього працівників, у т.ч. керівних, спеціалістів, службовців та інших). Паспорт заповнюють за станом на 1 січня поточного року і подають до Головархіву України до 1 лютого.

Форма № 2 - звіт про виконання плану розвитку архівної справи складається за основними напрямами діяльності архіву: забезпечення збереженості документів, створення та розвиток науково-довідкового апарату, використання та публікація документів.

До цієї форми  включають види робіт, одиницю виміру, планове завдання і фактичне виконання. Даний звіт також подають до 1 лютого.

Місцеві архівні  установи зі змінним складом документів звітують за формою № З про стан і обсяг документів НАФ, що перебувають на відомчому зберіганні. Подають відомості про кількість установ – джерел комплектування, наявні приміщення, кількість працюючих, характеристики складу документів тощо. За цією формою архіви (архівні підрозділи) подають відомості державним архівам областей до 20 січня.

Архіви звітують і про чисельність, склад та рух  працівників, які займають посади керівників і спеціалістів (форма № І-К), та про чисельність окремих категорій працівників (форма № 6-ПВ). Звіти подають до 5 січня. Крім того, складають бухгалтерську звітність за формами, встановленими для бюджетних організацій.

Як уже зазначалося, архівні установи фінансуються переважно  з державного бюджету. Єдиною формою позабюджетних надходжень раніше були кошти від діяльності господарсько-розрахункових підрозділів за платне впорядкування документів міністерств і відомств, підприємств, установ та організацій.

В умовах ринкових відносин ретроспективна інформація документів є товаром. Це стимулює економічну діяльність архівних установ, розширення сфери архівних послуг. Запити фізичних та юридичних осіб можна виконувати і за плату. Найпоширенішими формами такого використання документів є виконання замовлень на виготовлення мікрофільмів чи ксерокопій. Практикують також надання документів для експонування на виставках, у телепередачах, для кінозйомок. В архіві виконуються тематичні запити, складаються історичні довідки, готуються збірники документів. Доволі поширеними є замовлення генеалогічного характеру.

Розцінки і  тарифи на основні види робіт і  послуг затверджує Головархів України. Ціни за виконані роботи залежать насамперед від категорії документів (унікальні, особливо цінні та інші), і від амортизаційних витрат на мікроплівку, папір, електроенергію тощо. З окремими користувачами документів можуть узгоджуватися договірні ціни. Кошти, отримані від економічної діяльності, використовують на матеріальне заохочення працівників, розвиток технічної бази, господарські потреби архіву.

Отже, основні  питання організації роботи архівних установ пов'язані з соціальними функціями архівів як центрів зберігання та використання інформаційних ресурсів. Статус, завдання, форми та зміст діяльності архівів зумовлюють їхню структуру, кадровий, матеріально-технічний та фінансовий потенціал. Діяльність архівних установ регламентується нормативними актами, відбивається у планах роботи та звітах.

Список використаної та рекомендованої літератури

1. Архівознавство/Г.В. Боряк, Л.А. Дубровіна та ін.; Ред.: Ярослав Калакура, Ірина Матяш; Держ. комітет архівів України, Укр. наук.-дослід. ін-т архівноі справи та документознавства. -2-е вид., виправл. і доп.. -К.: Видавничий дім "КМ Академія", 2002. -354 с.
2. Хрестоматія з архівознавства/Упор.: Г.В. Боряк, Ірина Матяш та ін.; Держ. комітет архівів України, Укр. наук.-дослід. ін-т архівноі справи та документознавства. -К.: Видавничий дім "КМ Академія", 2003.-407с.
3. Історія Академії НаукУкраїни 1918-1923: Документи і матеріали/НАН України; Ін-т укр. археографії; НБУВ; Ін-т архівознавства; Відп. ред. П.С. Сохань. -К.: Наук. думка, 1993. –375с.
4. Про внесення змін до Закону України " Про національний архівний фонд і архівні установи": Закон від 123 грудня 2001 року № 2888-III/ Україна. Закон // Голос України. -2002. -16 січня. - С. 4-5,10
5. Архівознавство: Елементарний підручник: Пос. для самоосвіти і для уч.зак. / Автори: Барвінський В., Веретенников В., Герасименко Ф. та ін.-X.: Рад. Школа, 1932.-22с.