Рекомендации по совершенствованию документооборота

2

Содержание.

Введение.              3

1.Анализ стандартов, обеспечивающих документирование               управленческой деятельности               6

1.1.Сравнительный анализ ГОСТов документирования                  управленческой деятельности (1997, 2003 гг)              7

1.2.Отображение реквизитов на примере конкретного документа (приложение 1)              9

1.3.Движение документов внутри организации              16

1.4.Контроль и учет документов              18

2.Разработка управленческой документации               20

2.1.Разработка приказа              23

2.2.Протокол              25

2.3.Деловое письмо              29

3.Рекомендации по совершенствованию документооборота              31

Заключение.              35

Список использованной литературы              36

Приложения              37

ВВЕДЕНИЕ

Тема документооборота имеет большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения,  хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

        прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;

        предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

        регистрация документов;

        организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

        обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д.

Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

        содержанием или функциональной принадлежностью;

        структурой;

        режимом или цикличностью;

        направлением;

        объемом.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

        поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

        потоки внутренний документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

        поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Величина документооборота нужна для:

        расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

        расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

        определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех организации в целом.

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

        повышение эффективности управленческой деятельности;

        ускорение движения документов в организации;

        уменьшение трудоемкости обработки документов.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать документооборот и ознакомиться с организацией работы с документами.

Задачи:

- изучить организационные  формы  делопроизводства на предприятии;

- рассмотреть  процесс  документооборота  на  предприятии;

- описать  организацию  документооборота.

1.    Анализ стандартов, обеспечивающих документирование управленческой деятельности.

Важная задача, связанная с совершенствованием управления, - упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Её решению в значительной степени способствует создание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации - ГОСТ Р 6.30-2003. Он представляет собой свод единых научно обоснованных правил подготовки и оформления документов. Внедрение этих стандартов создаёт необходимые предпосылки для более полной унификации документов, что, в свою очередь, позволит их обрабатывать в автоматизированных системах управления.

Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, а также машинописного оформления отдельных реквизитов. Длительное время организационно-распорядительная документация развивалась стихийно, что привело к возникновению множества видов и разновидностей служебных документов, различных способов оформления отдельных реквизитов.

ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности центральных и местных органов государственного управления РФ, а также подведомственных им предприятий, организаций и учреждений, и устанавливает общие требования к её оформлению, устанавливает порядок расположения и границы реквизитов в формуляре - образце требования к бланкам документов.

1.1.         Сравнительный анализ ГОСТов по документированию управленческой деятельности (1997 и 2003 гг).

Необходимость разработки нового стандарта унифицированной системы документации обусловлена существенными изменениями в российском законодательстве, как то: введение с 01 января 1999 года Налогового кодекса Российской Федерации, передача функций по регистрации предприятий налоговыми органами, а так же приведение написания почтовых реквизитов к международным правилам.

Из нового стандарта исключен раздел, посвященный требованиям к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов РФ, а так же отмечено, что требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

В состав реквизитов документа включены основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП), исключен реквизит ограничения доступа к документу.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают её наименование, затем почтовый адрес; при адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Должностные лица организаций указываются сначала инициалы, а затем фамилия.

Изменились требования к бланкам документа. Так, размер нижнего поля листа документа должен быть 20 мм, в отличие от 10 мм в предыдущем стандарте, продвинув границы зон реквизитов, находящихся до заголовка к тексту и границы текста.

Изменения в схеме расположения реквизитов деловых документов.

1.Углового бланка.

 идентификатор электронной копии документа расположен в левом нижнем углу, в отличие от отметки для автоматического поиска документов, который располагался в правом нижнем углу

 реквизит «отметка о контроле» расположен в правом верхнем углу, а раньше он располагался в правом верхнем углу левее реквизита «заголовок к тексту».

2.Продольного бланка.

 ссылка на регистрационный номер и дату документа и место составления или издания документа располагается слева, ниже даты документа и его регистрационного номера.

 гриф утверждения документа ставиться в правом верхнем углу.

 идентификатор электронной копии документа ставиться слева внизу после реквизита «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

 отметка о поступлении документа в организацию ставится в правом нижнем углу документа.

1.2.         Отображение реквизитов на примере конкретного документа.

Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного множества документов, называется типовым формуляром, например, для всех управленческих документов типовой формуляр установлен ГОСТом 6.10.5-87.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Наиболее полно требования к составу и оформлению реквизитов изложены в двух нормативных актах — Государственной системе документационного обеспечения управления и ГОСТе Российской Федерации 6.30-97 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов». Они устанавливают почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их расположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но, поскольку конкретный состав реквизитов зависит от вида документа, а часть из них — взаимоисключающие, постольку на конкретном документе реквизитов будет, безусловно, меньше.

Состав реквизитов следующим:

01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.

Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов суда, прокуратуры, арбитража, органов народовластия, высших органов управления и др.