Развитие формуляра документа в 15-17 веках

 Приказы и приказные  избы представляли собой одновременно  и присутствие, и канцелярию, и  архив. Документы обычно размещались  на столах, на скамьях, особо  ценные - в сундуках-ларях в тех  же помещениях, где велась текущая  работа и прием посетителей.

В XV в. дорогостоящий пергамент  вытеснила бумага, которую первоначально  также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. - своя, отечественная. Первую бумажную "мельницу" (фабрику) построили на реке Пахре  по приказу патриарха Никона, затем  в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить  внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась  из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти  не выцветал. Поэтому документы этого  периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

Инструментами письма служили  гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьевых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической  для каждого вида документа.

По единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части:

- вступление в должность  нового воеводы, порядок приема  должности от прежнего воеводы;

- постановления о финансовом  управлении;

- отношение воеводы к  местному обществу и выборным  должностям;

- постановления о полицейской  деятельности воеводы;

- определение военных  обязанностей воеводы, правила  его отношения к иноземцам.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

- поступление документа  на рассмотрение;

- подготовка дела к  "докладу";

- рассмотрение и решение  дела;

- оформление документа,  содержащего решение.

 

 

1.3. Ранние формы документа на Руси

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период управленческие документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные  грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки - документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места - боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями. Важнейшим признаком официального документа является его формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр - результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Развитие формуляров текстовых документов и приказное  делопроизводство (XVI-XVII вв.)

2.1. Организация делопроизводства и документооборота в XVI-XVII вв.

Анализируя формуляр документов приказного периода, можно отметить наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы поступление документа на рассмотрение; подготовка дела к "докладу"; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе  начиналось по инициативе царя или  по жалобе, извету, или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время  при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение, если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение - рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов. Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или давал поручение кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими "памятями" или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа. При поступлении документа на нем проставлялась дата и дьяк делал помету "Выписать", что означало "Навести справки". Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса - думным дьякам. Думные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. В результате после вынесения решения дьяк "чернил" подготовленный документ, т.е. исправлял его, младший подьячий переписывал набело, подьячий "справлял", т.е. сверял беловик с черновиком, удостоверял ("справлял") его своей подписью - "справой", которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу.¹ Для этого требовалась "припись" дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа. Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Подпись, или "припись", дьяка была весьма своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк "приписывал" документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога. Изучение Уложения 1646 г. и целого ряда указов, принятых позже, позволяет говорить о введении норм письменного оформления различных договоров, установлении внешнего единообразия деятельности приказов.

В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы  управленческих документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Столпцовое (приказное) делопроизводство.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа - столпец (столп, столпик), свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Составные части столпа назывались "поставами". Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. Но основной формой документа все-таки оставался столбец, имеющий по существу характер "дела", последовательно отражавшего все аспекты по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (памяти), включая все промежуточные документы и заканчивая документом, содержавшим решение. Остальные бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или в книги, сгруппировывались в связки, где нередко оказывались самые разнообразные документы.

 

 

 

 

Заключение

В конце XV в. появляются первые приказы — центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и  приказные избы — органы государственного управления на местах. Оформление системы  приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводства.

В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей — знатоков своего дела, со временем начавших оказывать  влияние на решение государственных  вопросов. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления  входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию боярина или царя. На входящем документе  указывались дата поступления и автор. Если по делу требовалась справка, то дьяк делал на обороте документа пометку — «выписать», а после исполнения — «вклеить в столп» (подклеить к делу). Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. От такого обращения документы быстро ветшали. Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была весьма значительной. Например, Соборное уложение 1649 г., содержавшее основные законы России XVII в., имело общую длину столбца 309 м . Подпись на документах растягивали во всю ширину.

Приказы по праву можно  назвать колыбелью бюрократизма: зачастую документы проходили множество  ненужных инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных  исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

В период приказного делопроизводства царь издавал указы, жалованные грамоты, акты. Боярская дума издавала приговоры. Соответственно издаваемым документам в то время была распространена форма: «Царь указал и бояре приговорили». ²

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

1. Археологическое изучение Новгорода / Отв. Ред. В.Л. Янин. – М., 1978.
2. Бондырева Т.Н. Секретарское дело: Практ. пособие. – М.: Высш. шк., 1989.- 383 с.
3. Береза//Энциклопедия «Кругосвет». http://www. Krugosvet.ru /articles/
4. Бытовая письменность древней Руси // РОФ «Центр развития русского языка». http://www/ruscenter/ru/
5. Белов, В. К. История делопроизводства и секретарского дела [Текст]/В.К. Белов - М.: 2005. – 333 с.
6. Балакина, Т.И. История русской культуры [Текст]/Т.И. Балакина – М.: Издательский центр «АЗ», 1995. – 387 с.
7. Додонова М. И. Исторический опыт документирования деятельности Боярской Думы. 2002. - № 1.
8. Древнерусские княжеские уставы XI-XV вв. / Щапов Я.Н. – М.:Наука. 1976.
9. Зимин А. А. Формирование боярской аристократии в России во второй половине XV – первой трети XVI в. – М., 1988. 350 с.
10. Зуев М. Н. История России с древнейших времен до начала XXI века. М.: Дрофа, 2004. 276 с.
11. Коржихина, Т.П. История российской государственности [Текст]/Т.П. Коржихина, А.С. Сенин - М.: Высшая школа, 1995. – 333 с.
12. Кабашов С. Ю. Организация работы с обращениями граждан: история и современность. Учебное пособие./С. Ю. Кабашов. - Уфа: БАГСУ, 2011. 242 с.
13. Организация работы с документами: Учебник/ Кудряев В.А. и др. – М.:ИНФРА-М, 1998, 575 с.
14. Старая Русса в древности /Миронова Н. // Российская археология. 1999. № 3. С. 59-68. 
15. Мунчаев Ш. М., Устинов В. М. История России. Учебник для Вузов. М., изд-во Инфра М - Норма, 1997. 256 с.
16. Новгородские берестяные грамоты / Книженцева И.. – М., ИАИ РГГУ, 2001.
17. Организация работы с документами: учебник /под ред.проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. И доп. – М,: ИНФРА-М, 2001.
18. Панфилова, Т.А. Документоведение и делопроизводство [Текст]/Т.А. Панфилова, Т.Н. Кондратьева – М.: ВАГРИУС, 2004. – 355 с
19. Письменные известия о карелах (X-XVIвв.). /Кочкуркина С.И., Спиридонов А.М., Джаксон Т.Н. –Петрозаводск, 1996.
20. Старая Русса в древности /Миронова Н. // Российская археология. 1999. № 3. С. 59-68. 
21. Санкина, Л.В. Делопроизводство. Практическое пособие [Текст]/Л.В. Сакина - М.: Дело, 2002. – 301 с.
22. Чистяков, И.О. История отечественного государства и права [Текст]/И.О. Чистяков - М.: Юрист, 2006. – 258 с.
23. http://libsib.ru/deloprozvodstvo/sistema-ord-organizatsionnie-rasporyaditelnie-i-informatsionno-spravochnie-dokumenti/istoriya-razvitiya-sluzhb-dokumentatsii-v-rossii

 

¹ Кабашов С. Ю. Организация работы с обращениями граждан: история и современность. Учебное пособие. / С. Ю. Кабашов. - Уфа: БАГСУ, 2011. - С. 9.

² Додонова М. И. Исторический опыт документирования деятельности Боярской Думы. 2002. - № 1. - С. 82.