Развитие делопроизводства в 30-40г xx-вв: научные школы

Основным  документом, характеризующим политическую и организационную деятельность партийных структур, являлся протокол. В протоколе указывался ряд обязательных сведений номер протокола, название партийной организации, дата проведения заседания, количество присутствующих, состав президиума, фамилии председателя и секретаря, фамилии и должности представителей вышестоящих партийных органов или приглашенных лиц. Затем в протоколе перечислялись вопросы, стоящие на повестке дня, и фамилии докладчиков. По каждому вопросу записывались основные положения доклада (если он не прилагался к протоколу). В протоколе фиксировались принятые решения, выступления и предложения.

В 1930-е  гг. протоколы оформлялись по установленной форме. Протоколы обкомов (крайкомов) ВКП (б) очень часто изготавливались типографским способом. Основная часть протокола представляла собой таблицу из двух граф. В левой графе «СЛУШАЛИ:» перечислялись рассматриваемые вопросы под номерами, в правой графе та «ПОСТАНОВИЛИ:» под теми же номерами помещались принятые решения. Форма протокола, разработанная Институтом техники управления при НК РКИ и предусматривавшая горизонтальное последовательное расположение этих частей, применялась значительно реже. Протоколы были, как правило, краткими. Принятые решения помещались в приложении. Приложения оформлялись в правом верхнем углу следующим образом: «Приложение к ... протокола №... бюро ... краевого комитета ВКП (б) от ...». Протоколы и приложения имели и общую нумерацию листов.

Протоколы заседания бюро или секретариата имели гриф «Строго секретно»  и должны были храниться теми лицами из числа членов парткомитета, которым  они адресовались, в несгораемых  шкафах или опечатываемых ящиках. Их запрещалось выносить из учреждений, возить с собой при переездах, с ними необходимо было знакомить только указанных лиц, через 7 дней протоколы надо было вернуть в обком (крайком). Секретари горкомов и райкомов партии могли оставлять у себя в делах своего комитета один экземпляр протокола обкома для руководства и хранить в течение трех месяцев, после чего следовало уничтожить протокол по акту, а акт в одном экземпляре представить в секретную часть обкома (крайкома)  
ВКП (б).

Само  решение оформлялось постановлением, которое составлялось заранее. Постановление, как правило, имело констатирующую и распорядительную части. В распорядительной части последовательно, в повелительной форме указывалось, кому, какие действия необходимо выполнить и в какие сроки. В качестве исполнителей указывались нижестоящие партийные организации, исполкомы Советов, их управления и отделы, учреждения, предприятия и организации.

Постановления или не подписывались, или имели  подпись секретаря парткома. Совместные с советскими органами постановления  имели подписи секретаря крайкома и председателя крайисполкома. Партийными органами особенно строго оговаривалось, что запрещаются копирование, выписки, устные и письменные ссылки на протоколы парткомитета в делопроизводстве советских органов. Получив партийные директивы, Советы должны были принимать аналогичные решения (если только это не было совместное постановление партийных и советских органов). Провозглашалось, что, руководствуясь партийными директивами, Советы принимают соответствующие постановления и другие правовые акты, в которых устанавливаются новые формы правового регулирования общественных отношений на данном этапе исторического развития страны, то есть сами принимают конкретные решения. На деле же получалось то, что один секретарь парткома назвал «болезнью переписывания директив. Если проанализировать решения местных исполкомов Советов, то зачастую они слово в слово повторяют решения соответствующих партийных инстанций.

Широко  распространенный вид документов того времени, направляемый вышестоящими органами нижестоящим, — директивное письмо, или циркуляр. Требование к составлению текста циркуляра было таким же, как к составлению любого решения властных органов: «Надо учиться так строить решение, чтобы оно звучало как большая политическая директива». Партийные циркуляры были также обязательны для исполнения любым ведомством.

Районные  исполкомы Советов (РИКи) — основное звено государственной власти в  условиях административно-территориальной  реформы, по определению «узловой пункт, где осуществляются директивы партии, были самыми безвластными. Зато их буквально захлестывал бумажный поток многочисленных циркуляров вышестоящих органов, зачастую несогласованных между собой.

Так, например, за три месяца 1930 г. каждый Сталинградский райисполком получил 89 циркуляров, не считая телеграмм, только от финансовых органов (по данным Сталинградской окружной контрольной комиссии ВКП (б)). Недаром  Среднеахтубинский райисполком  писал: « Немедленно прекратите посылку необдуманных директив, которые сбивают с толку аппарат и вбивают в умы неверие  
в данные вами директивы»!

Руководящая роль партии выражалась также в требовании предоставления отчетов советских  органов и государственных учреждений в партийные инстанции. А поскольку отчеты о деятельности того или иного  
учреждения необходимо было посылать не только партийным органам, но и вышестоящим советским, отраслевым, профсоюзным органам, то, по подсчетам директора одного предприятия Сталинграда, неудивительно,  
что ему за год надо было представить 72 отчета в различные инстанции.  
Вопрос об отчетности неоднократно поднимался на партийных и советских совещаниях, конференциях, пленумах. По словам секретаря Сталинградской парторганизации Путнина: « Вообще мы увлекаемся памятниками и отчетами...». Отчеты учреждений и организаций достигали 600 — 800 страниц, содержали многочисленные формы, таблицы, диаграммы. Например, местным органам Наркомзема надо было ежегодно в отчетах представлять сведения о климатических и почвенных условиях региона (заведующий земуправлением назвал это «безумием»: Если и меняется химический состав почвы, то не три раза в год...) Статистическая отчетность отличалась обилием форм и показателей.

После того как в 1932— 1933 гг. НК РКИ провел ряд обследований госучреждений с целью сокращения аппарата и совершенствования его работы, только по системе потребсоюза были вместо 741 формы отчетности установлены 317 форм, а число показателей уменьшилось на 23 168. Надо сказать, что коллегия НК РКИ СССР еще в 1929 г. приняла Постановление « О мероприятиях по экономному использованию бумаги в учреждениях», согласно которому, в частности, предписывалось ограничить представление письменных докладов, составлять их в краткой, тезисной форме, объемом не более 10 страниц, кратко записывать протоколы, стенографировать в исключительных случаях, ограничить число экземпляров, сократить рассылку приказов, тираж и объем ведомственных сводок, обзоров и бюллетеней. Во исполнение постановления местными органами издавались различные документы, однако заметного результата эти меры не дали.

Обилие  циркуляров и отчетов отнюдь не повышало исполнительской дисциплины. Не только в местных органах, но и в наркоматах огромное число распоряжений не выполнялось  или выполнялось со значительным опозданием. Более того, подобная практика приучала к исполнению лишь после партийного «окрика», «разноса». Рабочий завода «Красный Октябрь» на партийной конференции сказал об этом так: «Если съезд или конференция выругает, то и работа будет...»

ХVII съезд ВКП (б), состоявшийся 26 января — 10 февраля 1934 г., констатировал, что в организационно-практической работе партии имелись серьезные недостатки: «канцелярско-бюрократические методы руководства, невнимание к низовым советско-хозяйственным и партийным органам, дача «общих», отвлеченных директив и многочисленных приказов вместо конкретного руководства, разбухание штатов центральных звеньев советского и хозяйственного аппарата...» и др. Бороться с этими недостатками было решено путем организационной перестройки отделов обкомов, крайкомов и ЦК  ВКП (б)⁷. Однако эти меры не дали нужного эффекта. Возвращался к этому вопросу и XVIII съезд ВКП (б), состоявшийся 10— 21 марта1939г. и принявший изменения к Уставу партии. Очевидно, что никакими частными организационными перестройками нельзя было устранить общие пороки административно-командной системы управления. С управлением же непосредственно была связана практика партийно-советского делопроизводства, не только всецело зависящая от системы управления, но и оказывающая на эту систему свое формирующее воздействие.  

                                     Раздел 2 Научные школы

                  2.1 Основоположник документации Поль Отле 

В конце  ХIХ в наблюдается тенденция  к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для поучения и доказательства, затем — как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

С начала ХХ в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание  
понятия «документ»: его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации — науки о совокупности документов и области практической деятельности — Поль Отле.

Поль  Отле (1868—1944) и его сподвижник, и единомышленник Анри Лафонтен (1854—1943) разрабатывали теорию документации в стенах Международного библиографического института, созданного в Брюсселе в 1895 г. и в 1931 г. переименованного в Международный институт документации. По решению Международного конгресса по документации (Париж, 1937) на базе института в 1938 г. была создана Международная федерация по документация (МФД). В настоящее ее время МФД является международной неправительственной организацией, объединяющей ведущие информационные центры и библиотеки, работающие в области теории и практики документоведения и научно-технической информации. Организация издает с 1975 г. журнал «Международный форум по информации и документации».

П. Отле впервые ввел в научный оборот понятие «документ» в значении, близком к широкому значению понятия «книга». Его основной труд — изданный в 1934 г. фундаментальный «Трактат о документации».

Объясняя  понятия «книга» и «документ», П. Отле подчеркивал, что книга это  термин, употребляемый условно для обозначения всего массива документов. Он объединяет в себе не одну только книгу в собственном значении слова, рукописную или печатную, но и журналы, газеты, рукописи и графические репродукции, чертежи, гравюры, карты, схемы, диаграммы, фотографии и т.д. Ученый рассматривал понятия «книга» и «документ» как синонимичные. Из контекста же ясно, что последнее шире по своему объему, т. к. не предполагает ограничений, как материальной основы документа, так и знаковой системы, применяемой для записи содержания.  
В обобщающее понятие «книга-документ»  П. Отле включал отдельные тома, брошюры, журналы, статьи, карты, диаграммы, эстампы, патенты, статистику, записи голоса с помощью фонографии, диапозитивы или кинематографические фильмы. П. Отле впервые использовал комплексный подход к типологической классификации документов, учитывающий содержание и форму документа, в «Трактате о документации».

Таким образом, П.Отле вошел в мировую историю документоведения как основоположник документации – науки и практики. Он первым не только ввел в научный оборот базовое понятие «документ», но и раскрыл его самый широкий смысл. П.Отле предпринял первую попытку комплексной классификации документов по совокупности признаков. Хотя она имела существенные недостатки, автору удалось сгруппировать существующее многообразие источников информации, функционирующих в социальной коммуникации. Вследствии теоретические мысли отечественных и зарубежных специалистов двигались в том же направлении, что и мысль документалиста П.Отле. 

                            2.2 Научные разработки в области документоведения 

   На первых порах документационная наука решала достаточно скромные задачи. Почти до самой середины XX столетия она занималась изучением процессов сбора, систематизации, хранения поиска в распространения документов в обществе, т. е. проблемами документной деятельности. Подобный подход во многом был связан с недостаточно глубоким проникновением в социальную и информационную  сущность документа.

Что же касается России, то здесь исследование проблем,  связанных с документом и документной деятельностью, в течение всей первой половины ХХ века продолжалось фактически в рамках отдельных документоведческих дисциплин. Причём активизация подобного рода исследований совпала с советским периодом истории. Уже в первые десятилетия после прихода к власти большевиков дальнейшее развитие получило практическое административное документоведение главным образом в направлении унификации документов, начиная от отдельных документных форм и заканчивая созданием унифицированных систем документации. Одновременно в литературе по делопроизводству тех лет поднимались и некоторые теоретические вопросы (в частности, в книгах П. В. Верховского, С. Н Голубова, Н. В. Русинова).

Определённое  отражение документоведческие проблемы нашли в 1920-е гг. и в исследованиях, посвященных в целом процессам управления. Тогда в Советском Союзе была создана целая система научно-исследовательских, хозрасчётных, ведомственных и общественных организаций, занимавшихся вопросами научной организации управления. Сложилось несколько самостоятельных школ управленческой мысли: школа А. К. Гастева (Центральный институт труда), навравление П. М. Керженнева, школа Е. Ф. Розмирович (Институт техники управления при Наркомате Рабоче-крестьянской инспекции СССР). Вопросами научной организации труда и совершенствованием делопроизводства занимался также ряд других организаций.