Проведение экспертизы ценности документов

       Отбор документов на хранение и уничтожение  должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений  организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

       В делах, предназначенных для постоянного  и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные  копии документов.

       При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

       В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

       Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

       В случае если организация является источником комплектования государственного или  муниципального архива, то описи и  акт о выделении документов к  уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение  ЭПК соответствующего архивного органа.

       Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными  органами при условии упорядочения документов по личному составу. В  этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

       Если  организация передает свои документы  на государственное или муниципальное  хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

       Почему  запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса  работ по упорядочению документов как  постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

       Это связано прежде всего с тем, что  в ходе подготовки дел к постоянному  или длительному хранению может  обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

5. Оформление результатов экспертизы ценности документов.

       Результаты  экспертизы ценности документов оформляются  при целевой экспертизе актом, а при описании и переработке описей актом  и описью. Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей ЭК, ЭПК, ЦЭПК Акты нумеруются по каждому фонду отдельно, в валовом порядке.

       После утверждения акта о выделении  к уничтожению документы передаются на переработку на бумагоперерабатывающие фабрики и снимаются с учёта  в государственном архиве в соответствии с требованиями раздела 3 настоящих Правил.

       Погрузка  и вывоз на утилизацию документов осуществляется под контролем сотрудников  архивохранилища (отдела), из фондов которого осуществлено их выделение, и главного хранителя фондов. Передача дел оформляется приёмо-сдаточной накладной, в которой указывается дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Накладная передаётся в бухгалтерию.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    В результате рассмотрения вопроса экспертизы ценности документов можно сделать следующий вывод, что в процессе работы организации любой организационно-правовой формы в течение года образуется большое количество документов. Эти документы необходимо систематизировать, хранить. Но хранение документов на бумажных носителях, а такие документы сегодня составляют подавляющий процент всего объема документов организации, требует больших площадей и специальных сотрудников. В то же время ценность документов, появившихся в процессе управленческой деятельности, неоднозначна. Информация в документах часто дублируется, первичные данные из одних документов обобщаются и представляются в сводном виде в других. Следовательно, отпадает необходимость хранить все документы, содержащие одни и те же данные. Кроме того, документы могут содержать информацию незначительную, предназначенную для разового прочтения, после использования которой надобность в ней сразу отпадает.

    Таким образом, различные документы имеют  разную ценность, следовательно, не все  должны сохраняться.

    Сроки хранения документов устанавливаются в процессе экспертизы их научной и практической ценности. Эта ответственная миссия возложена на архивные органы страны. Определение сроков хранения документов в зависимости от их исторической, научной, практической значимости требует специальных знаний, профессионального образования, широкого научного кругозора.

    Во  всем мире выработаны и применяются  определенные научные принципы и  критерии, на базе которых проводится экспертиза ценности документов и определяются сроки их хранения.

      Таким образом, составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы постоянно обновляющимися законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами. 
 

Список  использованной литературы. 

1. Басаков М.И. Делопроизводство. Конспект лекций // Серия «Зачет и экзамен». – Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2004.
2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. // Серия «Учебники и учебные пособия». – Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2003.
3. Красавин А.С. Секретарь руководителя организации и делопроизводство. -  М.: ИНФРА-М, 2004.
4. Кудряев В.А. Организация работы с документами. / М.:ИНФРА, М., 1998 г.
5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007.
6. Рогожин М.Ю. Экспресс – курс помощника руководителя компании. // Серия «Современный офис менеджмент», Спб: Питер, 2008.
7. Рогожин М.Ю. Спрпавочник по делопроизводству. // Серия «Современный офис менеджмент», Спб: Питер, 2009.
8. Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления докумнтов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 – М.: ТК Велби, Изд-во проспект, 2004.