Проектирование служебных помещений аппарата управления

 

2. Учет основных  факторов при распределении помещений между структурными подразделениями

Как рационально  разместить подразделения организации.

К размещению структурных подразделений организации, так же как и к выбору местоположения предприятия, нужно подходить с точки зрения получения максимального результата от производственной деятельности фирмы.

Размещение  подразделений на территории организации  целесообразно выполнять поэтапно в следующей последовательности:

- размещение структурных подразделений на территории организации;

- размещение рабочих мест.

Что такое  генеральный план предприятия?

Принятое  размещение структурных подразделений  организации необходимо закрепить  в паспорте организации и отобразить в генеральном плане организации.

Генеральный план организации — это проектируемое или фактическое размещение на плане (чертеже) земельного участка всех структурных подразделений организации, согласованное с особенностями рельефа местности и требованиями благоустройства территории. В паспорте и генеральном плане организации дается перечень и схема размещения всех основных и вспомогательных помещений, установленного оборудования и числа рабочих мест с указанием занимаемых площадей и расстояний, подъездных путей и проездов и т.д.

На что  необходимо обращать внимание при размещении подразделений организации?

Размещение  структурных подразделений организации  должно обеспечивать рациональную организацию  рабочего процесса.

Основные  правила и принципы:

Расположение  помещений по ходу рабочего процесса. Для обеспечения принципа прямоточности основные помещения на территории организации распределяются по ходу рабочего процесса, т.е. чем больше клиентов принимает то или иное структурное подразделение, тем ближе оно находится ко входу.

Групповое строение элементов производственной структуры. Отдельные подразделения, тесно взаимосвязанные в ходе производственного процесса, должны по возможности объединяться в группы с размещением в одном корпусе.

Обеспечение возможности расширения и модифицирования  производственной структуры. Объекты  на территории предприятия и его  подразделений должны размещаться  так, чтобы обеспечить возможность  их дальнейшего расширения и реконструкции  с минимальными затратами времени  и ресурсов, без нарушения основной идеи генерального плана и по возможности  без сноса ранее построенных  объектов.

Максимальное  использование объема и площади (земельного участка, зданий, помещений). Объекты на территории предприятия  и его подразделений должны размещаться так, чтобы обеспечить максимальное использование объема и площади имеющихся земельных участков, зданий, помещений. Для этого необходимо плотное размещение, повышение их этажности, рациональное использование площади и пространства под проезды, применение подвесных, подземных и многоярусных транспортных магистралей и мест хранения.

Как определить, эффективно ли мы используем имеющуюся территорию?

Эффективность использования площади земельного участка можно определить с помощью следующих коэффициентов:

Коэффициент застройки земельного участка.

Представляет  собой отношение площади, занимаемой зданиями и крытыми сооружениями, к площади всего земельного участка. Величина коэффициента должна быть примерно равна 0,22—0,35.

Коэффициент использования площади земельного участка.

Равен отношению площади, занимаемой зданиями, сооружениями и всеми устройствами, к площади всего земельного участка. Его величина обычно составляет 0,4—0,7.

Аналогично  можно оценить эффективность использования площадей отдельных подразделений, зданий и помещений, а также их внутреннего пространства.

Как правильно  подобрать помещения.

В последние  годы крупные корпорации начали осознавать важность выбора и распределения  помещений между структурными подразделениями. Однако эта проблема существенна  и для малого бизнеса, поскольку  правильный выбор одинаково значим и для клиентов, и для поставщиков, и для Ваших собственных работников.

Постоянное  пренебрежение нуждaми потребителей со стороны разработчиков и конструкторов привело к тому, что большинство зданий сейчас не соответствует требованиям современного бизнеса. Поэтому приспособить найденные площади под конкретные нужды - крайне сложная задача.

Обо всем этом нельзя забывать, ведь результаты ошибочного выбора помещений, их неправильной эксплуатации и непонимания проблем, связанных с ними, немедленно oтpaзятcя в балансовой ведомости фирмы.

Ошибочные решения в этих областях могут  привести к финансовым потерям и  помешать росту фирмы, стать препятствием в достижении целей.

Люди, занимающиеся бизнесом, понимают, насколько важно  удачно выбрать производственные помещения, подчеркнув тем самым определенный образ фирмы, наиболее соответствующий  ее виду деятельности.

На какие  характеристики производственных помещений  необходимо обратить внимание при их подборе?

"Оболочка" здания - это наиболее стабильная  и долговечная составляющая. Срок  ее службы может составлять 75 лет и более. Оболочка включает  в себя основные физические  элементы, такие как каркас здания, наружная облицовка и каркасы  лестниц, лифтов и т.д. Крайне  важно, чтобы оболочка полностью  соответствовала требованиям, поскольку ее перестройка потребует максимальных усилий и денежных затрат.

Срок  службы внутренних систем обеспечения  обычно составляет от 5 до 25 лет. Они  включают такие основные системы  как противопожарные системы, вентиляцию (отопление, охлаждение и кондиционирование), освещение, водо- и газоснабжение  и энергоснабжение.

Дополнительные  элементы включают в себя различные  отделочные элементы, перегородки, осветительные  установки, фурнитуру, обстановку и  т.д. Срок службы этих составляющих не превышает 5 лет. Обстановка в современных  помещениях не ограничивается лишь столами  и стульями, а включает широкую  гамму полностью оборудованных  рабочих мест, кабельное оборудование, устройства звукоизоляции и местное (рабочее) освещение.

Для ЗРЕЛОЙ фирмы характерно:

Профессиональное  управление. Отдельное, часто собственное  здание. Структурные изменения и  перестройка систем обеспечения  с использованием услуг строительных организаций.

Для РАСТУЩЕЙ фирмы характерно:

Небольшая группа работников с основами менеджмента. Часть здания с отдельным входом,находящееся в долговременной аренде. Ограниченная структурная адаптация с использованием услуг арендодателя или субподрядчиков.

Для МОЛОДОЙ  фирмы характерно:

Минимальное число работников. Несколько комнат в общем здании. Краткосрочная  аренда. Офисная мебель, новые полы, отделка.

Для НАЧИНАЮЩЕЙ фирмы характерно:

Своя  квартира или часть чужой площади  по договоренности. Оборудование second hand, минимальный ремонт своими руками.

Почему  так необходимо рационально использовать пространство помещений структурных  подразделений?

Малые организации редко остаются статичными.

Политическая, экономическая и техническая  ситуация вокруг них постоянно изменяется, что в свою очередь вносит изменения  в современную технологию, меняет рынок, в котором они функционируют, продукцию или услуги, с которой  они имеют дело, и действия, которые  они сами предпринимают.

Результатами  этой неустойчивости и подвижности  становятся высокая текучесть кадров, качественные изменения кадрового  состава, реорганизация рабочих  связей и взаимоотношений и, возможно, более высокий уровень автоматизации  работы офиса.

Подобные  изменения следуют по нарастающей  и являются незапланированными, поэтому  во многих организациях даже самые  серьезные перемены происходят без  сколько-нибудь ясной стратегии  развития помещений.

А это  приводит к:

неравномерной заполненности пространства;

изменениям  в распределении деятельности в  пространстве, когда к новым видам  деятельности предъявляются пространственные требования;

неэффективному  использованию пространства, планируемому по случаю, на короткий срок;

разорванным связям между различными отделениями  компании, размещению этих отделений  в разных зданиях, появлению дополнительных площадей, пространственно удаленных  от основных помещений вследствие незапланированного расширения;

ухудшению эстетических и климатических условий  вследствие повышения уровня автоматизации  и появления нового оборудования и, соответственно, увеличения количества проводов, ухудшения теплового режима;

снижению  уровня финансового контроля.

Чтобы справиться с данными обстоятельствами, нужно изначально определить, какие  пространственные условия являются наиболее приемлемыми для бизнеса  организации.

При выборе производственного помещения необходимо принять во внимание:

Специфику бизнеса ;

Общие потребности в рабочих площадях (с учетом возможного роста).

Требования  к зданию, вытекающие из специфики  бизнеса (конструктивные особенности, ширина дверных проемов, высота потолков, полы, необходимые коммуникации и  т.п.).

Общие требования к зданию (местоположение, подъездные пути).

Состояние здания (конструктивная «оболочка» и  внутренние системы обеспечения).

Условия и сроки аренды.

Необходимость (а также сроки и стоимость) получения дополнительных разрешений и согласований на размещение в данном здании организации.

Соответствие  помещений требованиям электро- и пожаробезопасности, а также требованиям законодательства в области и охраны здоровья.

Стоимость расходов на обустройство организации. 

3. Кабинетная система  планировки помещений  и ее характеристика

Поскольку в офисе многие проводят по 8-10 часов  в день, то одна из основных задач  руководства компании - организовать офисное пространство так, чтобы  оно стало удобным для каждого  сотрудника. Комфортность рабочего места  и его эргономика становятся основными  условиями охраны труда. Комфортность в офисе зависит от многих факторов - удобства офисной мебели, продуманности  планировочных и цветовых решений  интерьеров офиса, температуры и  качества воздуха. Много значит и  планировка офиса. Наиболее распространены следующие виды планировки офиса - офис закрытого типа, открытое пространство и комбинированный офис.

Офис  кабинетного типа - классическая схема  планировки, создающая атмосферу  уединения и спокойствия. Но в  данном виде планировки офиса невозможна коллективная работа, затруднено общение  сотрудников, и пространство используется менее эффективно. Такое решение  подходит для небольших компаний, разделенных на отделы, которые довольно мало контактируют между собой.

 Есть  два вида офисов кабинетного  типа. К первому виду относятся  кабинеты для одного-двух человек.  Это обеспечивает максимальную  уединенность, четкую пространственную  организацию.

 Ко  второму типу относятся офисы,  состоящие из комнат большей  площади, рассчитанных на коллективы  от трех человек. Этот тип  офиса может быть оптимальным  для совместной творческой работы. Так может быть организовано  рабочее пространство группы  проектировщиков, программистов,  дизайнеров, занятых в одном проекте.

 

Список  литературы

1. Волкова К.А. и др. Предприятие: стратегия, структура, положение об отделах и службах, должностные инструкции. - М., 2001
2. Курочкин А.В. Принципы организационного проектирования//Проблемы теории и практики управления. -1999.- №1
3. Лапыгин Ю.Н. Теория организаций: Учебн. пособие. – М., 2007