Кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, экспертной комиссией  проводятся следующие мероприятия:

     рассмотрение  годовых томов дел постоянного  и долговременного хранения (в  том числе по личному составу);

     составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

     решение вопросов о неисправимом повреждении  документов постоянного хранения;

     решение вопросов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

     решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

     подготовка  и внесение на рассмотрение экспертной комиссией предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

     рассмотрение  перечней документов, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.д.;

     согласование  проектов номенклатуры дел организации  и ее структурных подразделений.

     Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни типовых управленческих документов. По документам, срок хранения которых не предусмотрен в перечне, экспертная комиссия выносит свое конкретное решение. При этом учитывается важность документов, необходимость их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

     В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие  сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно.

     Экспертная  комиссия предприятия рассматривает  каждое дело, находит в перечне  срок хранения и проставляет его на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.

     Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя.

     Если  какие-либо документы отсутствуют, комиссия организовывает их поиск, в крайнем случае, допускается заменять их заверенными копиями[5].

     В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на четыре группы:

     документы постоянного хранения, подлежащие в  дальнейшем передаче в государственный архив;

     документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения (со сроком хранения свыше 10 лет);

     документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно);

     документы, подлежащие уничтожению (с истекшими  сроками хранения и утратившими свое практическое значение).

     Срок  хранения документов «до минования  надобности» означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации. Но он не может быть менее одного года.

     В архив передаются следующие документы:

     устав, учредительный договор, решение  о создании общества;

     свидетельство о государственной регистрации;

     документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

     положение о филиалах или представительствах общества;

     годовые финансовые отчеты;

     документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;

     протоколы общих собраний акционеров, заседаний  совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции);

     списки  акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;

     акты  ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;

     внутренние  документы общества, утверждаемые общим  собранием акционеров или иным органом  управления обществом;

     документы по личному составу предприятия;

     другие  документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.

     Передаются  в архив также бизнес-планы, годовые  планы и отчеты предприятия, приказы  руководителя по основной деятельности.

     Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет, а руководителей предприятия - постоянно. Бухгалтерские документы (за исключение лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) хранятся 5 лет и на архивное хранение не передаются. При этом запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

     Переписка хранится, как правило, 3 года и на архивное хранение не передается (исключение составляют очень важные для работы организации письма).

     При проставлении сроков хранения учитываются только года. День и месяц составления документа значения не имеют. Например, контракты за 2000 г. с пятилетним сроком хранения должны включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2006 г.[6]

     При оценивании документов пользуются различными критериями ценности, важнейшими из которых являются следующие:

     Значимость  учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. Ценность комплексов документов, создаваемых  в организациях и на предприятиях различных сфер деятельности, определяется значимостью учреждения (в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и т.д.);

     Значимость  содержания документов. Обычно документы, созданные в организациях делят  на две группы - документы по основной деятельности и вспомогательные (нужные для текущей работы учреждения). Документов второй группы намного больше, но они имеют временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет);

     Время и место образования документов. Эти критерии, как правило, взаимосвязаны. Как в истории страны, так и в истории существования каждого учреждения есть периоды, имеющие особое значение. Документы за этот период требуют большого внимания и на государственное хранение может отбираться большее количество документов, чем в обычные годы. Критерий места применяется, когда значительные события происходят на определенной территории;

     Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Однако ряд документов может существовать в организациях в виде копий. Эти копии должны быть заверены и иметь необходимые реквизиты (например, для исходящих писем - это номер и дата);

     Юридическая сила документа. Этот критерий вытекает из предыдущего, так как юридическую  силу имеют только правильно оформленные  документы (как подлинники, так и их экземпляры);

     Физическое  состояние документа. Критерий применяется  в отдельных случаях, когда документы  сильно повреждены и требуется решить, оставлять ли их в архиве (и отправлять на реставрацию), или выделять к уничтожению (если они не являются основными);

     Особенности документа. Это могут быть языковые или художественные особенности, придающие  документу уникальность. Такие документы  отбирают на хранение независимо от его  содержания, происхождения или принадлежности[7].

 

2 Порядок проведения экспертизы ценности экспертной комиссией

      2.1 Функции, права и  организация работы экспертной  комиссии

     Функции и права ЭК, а также организация  ее работы определяются положением. При  разработке положения об ЭК следует  руководствоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Росархива от 19.01.95 №2.

     Основными задачами ЭК являются:

     - организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

     - организация и проведение экспертизы  ценности документов на стадии  их подготовки к передаче в  архив учреждения;

     - организация и проведение отбора  документов, подготовка их к передаче  на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (в случае если документы отнесены к составу Архивного фонда РФ)[8].

     В соответствии с возложенными на нее  задачами ЭК выполняет следующие  функции:

     1 Организует и проводит совместно  с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.

     2 Осуществляет методическое руководство  работой по экспертизе ценности  документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

     3 Оказывает содействие и методическую  помощь специалистам учреждения:

     по  выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;

     по  выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей  отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами России;

     по  инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения.

     4 Рассматривает, принимает решения  об одобрении и представляет:

     4.1 На утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения:

     описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

     перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая  документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;

     акты  о выделении к уничтожению  документов с истекшими сроками  хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно.

     4.2 На согласование ЭПК архивного  учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения:

     сводную номенклатуру дел учреждения;

     описи дел по личному составу;

     акты  об утрате или неисправимом повреждении  документов постоянного хранения.

     4.3 На рассмотрение ЭПК архивного  учреждения:

     предложения об изменении сроков хранения категорий  документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

     4.4 На утверждение руководителя  учреждения:

     акты  о выделении к уничтожению  документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 4.1);

     акты  об утрате или неисправимом повреждении  документов по личному составу.

     5 Совместно со службами делопроизводства  и кадров проводит для сотрудников  учреждения консультации по вопросам  работы с документами, участвует  в проведении мероприятий по  повышению их деловой квалификации.