Задание

     Контрольная работа на тему: «Применение информационных технологий в делопроизводстве организации. Электронный документооборот».

Введение

     Развивающийся рынок программного обеспечения  позволяет организациям приобретать  любые современные информационные системы и технологии, применяемые в сфере делопроизводства, компьютерную и копировальную технику, современные средства связи. Такие системы носят различные названия: "система автоматизации документооборота", "система автоматизации делопроизводства и документооборота", "система управления делопроизводством", "распределенная система управления документами", "электронный архив" и т. п.

     Все большее распространение получают технологии преобразования бумажных документов в электронные (поточное сканирование) и средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов. Распространены также другие сервисы для работы с электронными документами, вплоть до антивирусной защиты документов, распространяемых по организации.

     Применение  современных информационных технологий в делопроизводстве в рамках правового  режима, установленного Федеральным  законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", позволяет значительно повысить содержательность делопроизводства - за счет увеличения скорости регистрации, учета, поиска, архивирования и других технологических операций.

     Наиважнейшей  задачей управления каждой организацией является организация работы  с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.      

      Сегодня единственным эффективным путем  решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации  на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

     Все большее внимание в нашей стране уделяется проблеме внедрения информационно-коммуникационных технологий. В настоящее время на правительственном уровне рассматриваются концепции создания электронного правительства, внедрения электронных административных регламентов, объединения государственных информационных ресурсов¹. Совместными усилиями органов государственной власти при координации Министерства экономического развития и торговли РФ, фирм-разработчиков программного обеспечения и заинтересованных организаций предпринимаются попытки решить задачи эффективного внедрения информационно-коммуникационных технологий в работу органов власти в рамках проводящейся в настоящее время административной реформы.

     Благодаря современным электронным системам документооборота, секретари и другие работники делопроизводства смогут уделять больше времени качеству подготовки управленческих документов, ведению номенклатуры дел, контролю исполнительской дисциплины и соблюдению нормативных требований. Главное при этом - улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе², ведь для госаппарата быстрота реагирования - одна из важнейших характеристик эффективности   функционирования   его   учреждений,   а   в      коммерческих структурах   -   это   важное   условие   повышения   конкурентоспособности организации,   получения   выигрыша  за  счет   более   быстрой   реакции   на изменение конъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимость избранной темы.

     Цель  данной контрольной работы – дать описание конкретных видов применяемых технологий и их роль в  оптимизации ДОУ предприятия «Аксесс». Рассмотреть преимущества и возможности электронных документов. А также для наглядности приложить документы, используемые на предприятии. 
Описание конкретных видов применяемых технологий, их роль в                                    оптимизации ДОУ

По    степени    унифицированности    и    интегрированности    функций  программные продукты разделяются на несколько групп:

1. отдельные прикладные программы для обработки систем документации (кадровой, бухгалтерского учета и отчетности, регистрационно-контрольные картотеки). Это так называемые «коробочные пакеты», которые легко устанавливаются и настраиваются. Они рассчитаны на решение локальных задач небольшой организации - как правило, основанные на системах управления базами данных, поддерживающих архитектуру «файл-сервер» (трех-пяти пользовательские или без ограничения пользователей).

Примеры прикладных программ на предприятии:

 WinRAR, WinZIP – для архивации файлов;

 Dr Web – антивирусная программа;

2. офисные пакеты (пакеты прикладных программ), которые представляют собой несколько прикладных программ различных функций, связанных единым пользовательским интерфейсом, мощными средствами обмена данных между программами, унификацией классификации, форматов представления данных и т.д.

      Примером  на предприятии может служить  пакет Microsoft Office, включающий в себя программы:

 MS Word – мощный текстовый редактор, используется для создания, форматирования текста, таблиц, рисунков;

 MS Excel – табличный процессор, используется для создания и редактирования таблиц, диаграмм, постановки формул и решения задач;

 MS Outlook – используется для работы с электронной почтой;

 MS Power Point – для подготовки презентаций;

3. интегрированные автоматизированные системы делопроизводства - совокупность средств создания, движения, поиска документов и баз данных, охватывающая, по возможности, все документируемые функции учреждения. Как правило, они создаются на основе СУБД, поддерживающих технологию клиент-сервер. Современный уровень развития информационных технологий 
   предполагает использование именно интегрированных систем³. 
   Пример таких программ на предприятии - 1С: Предприятие - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она может использоваться на предприятиях разных направлений деятельности и форм собственности.

     Применение  современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации  внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы.

Электронный документооборот - его  возможности

     Признание превосходства электронных офисных  технологий перед бумажными является, по сути, общим местом в современной литературе по делопроизводству. Это связано с тем, что электронный документ имеет значительно лучшие характеристики, чем бумажный с точки зрения оперативности его составления, поиска, передачи, согласования.

      Основными    преимуществами электронного    документа    перед бумажными являются следующие:

1. Для бумажных документов и время, и надежность, и стоимость доставки зависят от выбранного сервиса (почта, курьер и т.д.) и варьируются в достаточно больших пределах. Для электронных документов все упомянутые указатели близки к идеальным значениям.
2. При использовании бумажных документов достаточно трудоемкой процедурой является поиск документов, поскольку он осуществляется вручную по классификаторам. Принципиально новой возможностью при работе с электронными документами является технология содержательного, или контекстного поиска, что значительно упрощает доступ заинтересованных лиц к массивам документальной информации.
3. Особенной для электронных документов является возможность 
   создания интерактивных документов. Бумажная среда для 
   документов является средой негибкой, консервативной. После того, 
   как документы напечатаны, остается очень мало возможностей для 
   их изменения. Наоборот, электронные документы могут непрерывно 
   модернизироваться автором. Например, разместив на 
   корпоративном Web-сервере подобную страницу с обратной связью, 
   маркетинговые     отделы     компании     смогут     провести     анализ посетителей и более точно спланировать работу сбытового аппарата.
4. Бумажные документы не могут содержать гиперссылки. Использование гипертекстовой и гипермедиа технологии в электронных документах существенно повышает эффективность работы специалистов с большими и распределенными документальными базами данных, позволяя  посредством гиперссылок осуществлять просмотр и поиск тематически связанных документов.
5. Совместная работа над бумажным документом осуществляется только в режиме последовательного доступа к бумажному документу, тогда как при создании и обработке электронных документов существует возможность параллельной коллективной работы, тогда как совместная работа над бумажным документом осуществляется только в режиме после.

6.    Еще одно из технологических  преимуществ электронных документов- расширение среды их представления.  В электронные документы можно  включить такие динамические объекты, как видео и озвучивание. Эта возможность имеет смысл, например, при протоколировании совещаний и конференций.

      В научной литературе применительно  к электронному документу получил  распространение термин « интеллектуальный документ». Это понятие используется, что бы подчеркнуть, что электронный документ не просто компьютерное представление своего предшественника, а нечто большее, содержащее помимо статистической информации еще указатели на другие источники данных.  Таким образом, документ становится эволюционирующей и интеллектуальной сущностью, способной самостоятельно и непрерывно поддерживать свою новизну и актуальность. Тесная связь приложений технологии регламентирования хода работ с регламентом движения электронных документов внутри учреждения обеспечивает                                                                             другой уровень интеллекта, преобразуя документ в самоуправляемый объект⁴.

     Таким образом, как отмечает Л.А. Сысоева⁵, управление документами в электронной форме - не просто дань современным технологиям, это совершенно иные возможности по управлению интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, напрямую связанные с успешностью представления на рынке. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективные.

     Вместе  с тем существует ряд препятствий дальнейшему повышению удельного веса электронных документов в управлении. Полностью исключить бумажные документы из работы невозможно, поскольку большое количество документов, имеющих юридическую силу, представлено в бумажном виде, и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго. Это связано с несовершенством нормативно-правовой базы электронных документов, поскольку до сих пор не создан стандарт работы с электронными документами, обеспечивающий признание их юридической силы. Проблема обеспечения аутентичности электронных документов особенно обостряется, если их нужно хранить долго - более 5-7 лет. В этом случае, вследствие устаревания компьютерных систем и (или) форматов данных, может потребоваться перенос документов в другую компьютерную систему и/или преобразование в новые форматы (миграция). Таким образом, для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия бумажные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации. Соответственно, нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (документы со сроком хранения «Постоянно»)⁶.

     Заключение

     Создание  действенной системы управления является сегодня ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий и все больше организаций понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. Таким образом, эффективность управления сегодня напрямую связана с применением передовых технологий управления документами (электронным документооборотом), и недооценивать данную проблему нельзя.

     Для полноценного использования электронных  документов необходимо дальнейшее развитие нормативно-правовой и методической базы регулирования электронного документооборота, принятие ряда законов, которые будут всесторонне определять порядок создания, применения, признания юридической силы электронных документов, их защиты, а также устанавливать ответственность за нарушение правил работы с электронными документами. В российской юридической практике практически нет ни одного подзаконного или инструктивного нормативного акта, который бы конкретизировал правила организации электронного документооборота в целом или в определенной информационно-телекоммуникационной системе. Так, Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», при всей своей значимости, не может регламентировать все аспекты применения электронных документов и электронных технологий. Автоматизацию управленческих процессов сдерживает   отсутствие   общегосударственных      нормативно-методических актов, устанавливающих требования к автоматизированным системам делопроизводства.  Актуальным является разработка типовых систем автоматизации  делопроизводства для организаций различного уровня и различных организационно-правовых форм.

     Система электронного документооборота делает процесс управления движением документов прозрачным, позволяет автоматизировать ручные рутинные операции, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов внутри организации, контролировать исполнительскую дисциплину, ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать поиск, хранение и распространение информации, поддерживать удаленных пользователей, обеспечивать многоуровневую систему безопасности и т.д.

     В настоящее время на рынке представлено немало программных продуктов автоматизации делопроизводства, поэтому актуален вопрос об их классификации, типологизации. Типологизация систем автоматизации документооборота дает возможность глубже изучить их функциональные характеристики; обеспечить потребителю определенную ориентацию на рынке программных средств.