Правила оформления управленческих документов

Если документ направляется в правительственное  учреждение, а также постоянным адресатам - почтовый адрес не указывается.

При адресовании  частному лицу сначала указывается  почтовый адрес, затем фамилия и  инициалы получателя, например:  

119215, Москва

Ордынка, 32, кв. 17

Лунину П.В.  

При адресовании  писем в несколько адресов  слово -”копия” перед адресатом  не указывается.

Реквизит “адресат”  печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой верхней  части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.  

Реквизит “гриф утверждения “ 

Утверждаются  руководителем, как правило, следующие  виды документов:

планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты.  

Реквизит “гриф  утверждения” должен состоять из:

1. слова “УТВЕРЖДАЮ” (без кавычек);
2. наименования должности лица, утвердившего документ;
3. его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты,

например:  

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО “Гранд”

Подпись П.Н. Климов

01.03.95

В ряде случаев  гриф утверждения заверяется печатью  предприятия.

Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова “УТВЕРЖДЕНО”, названия документа в именительном падеже, его даты и номера,

например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора АО

25.03.95 № 6  

Реквизит “гриф  утверждения” располагается в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков от границы левого поля.

Реквизит “резолюция “ 

Реквизит “резолюция”  проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюция располагается  между реквизитами “адресат”  и “текст” на первом листе документа.

Резолюция содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе.

Реквизит “резолюция”  должен включать:

1. Ф. И. О. исполнителя (кому поручается исполнение);
2. содержание поручения (конкретные действия);
3. срок исполнения;
4. личную подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции  указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа  является лицо, указанное первым, остальные  привлекаются при решении вопроса  как соисполнители.

Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

“Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии до 04.03.95″;

“Скорину А.В. Подготовить проект контракта до 01.05.95″.

Иногда резолюцию  помещают не на документе, а на прикрепленном  к нему листке - поручении. Это нежелательно, т. к. в этом случае возможна потеря резолюции или ее замена.

Реквизит “заголовок” 

Заголовок - краткое изложение основного смысла текста составляемого документа.

Заголовок должен грамматически согласовываться  с названием вида документа, отвечая  на вопрос “о чем?” или “чего?”, например:

“Приказ… о реорганизации АО”,

“Журнал регистрации входящих документов”.

Заголовки таких  документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например,

“Акт инвентаризации”,

“Протокол заседания Совета директоров”,

“Договор аренды”.

Заголовок располагается  после реквизитов “дата” и “индекс  документа” от границы левого поля. На типографских бланках фирмы для  реквизита “заголовок” устанавливаются  ограничительные знаки.

Заголовок не должен превышать двух строк, например:

О поставке груза          

по контракту № 249/16

Наличие заголовка  избавляет от необходимости чтения документа полностью при его  регистрации.

Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.  

Реквизит “отметка о контроле “ 

Отметка о контроле обозначается буквой “К” и наносится от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах. 

Реквизит “отметка о контроле” разлагается на левом  поле документа на уровне заголовка.  

Реквизит “отметка о наличии приложений “ 

Если к документу  имеются приложения, то в документе  ставится отметка о их наличии. Этот реквизит располагают после текста перед подписью от границы левого поля.

Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если приложения к документу не указаны в тексте, необходимо в отметке о приложении указать полностью наименования документов, входящих в приложение, с указанием количества листов и экземпляров, например:

Приложение: 1. Проект контракта с АО “Храст” на 20 л. в 2 экз;     

2. Список поставщиков на 2 л. в 2 экз.

Если приложением  к документу является документ с  приложением, то отметка о наличии приложения содержит название вида документа, упоминание о его приложении и общее количество листов, например:

Приложение: Договор аренды от 21.10.95 №8 и приложение к нему, всего на 15л.

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: Каталог “Well” в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные  в документе адреса, отметку о  наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Сами документы-приложения должны иметь все необходимые  реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись.

Кроме того, на приложениях  в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом, например:  

Приложение 1

к приказу директора ОАО “ЭРА”

от 01.04.95 №17 

Реквизит “подпись” 

Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.

В состав реквизита  “подпись” входят:

1. наименование должности лица, подписавшего документ;
2. личная подпись;
3. расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Директор                    подпись    А.В. Рогов 

Должность лица, подписавшего документ, указывается  полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

Директор ЗАО “РЕАЛ+”       подпись    А.И. Смелов 

При оформлении документа на бланке организации  должность указывается сокращенно, например:

Директор                   подпись    А.И. Смелов 

При подписании документа несколькими должностными лицами, составные части реквизита “подпись” располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью, например:

Директор                     подпись     И.Г. Орлов

Главный бухгалтер            подпись     Н.Н. Зотова 

При подписании документа несколькими равными  по должности лицами их подписи располагаются  на одном уровне, например:  

Директор АО “ДИЗ”               Директор 000 “ГЭЗ”

подпись   Г.К. Лан                     подпись      И.В. Розов  

Если руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица, с указанием его фактической должности и фамилии.

При этом не допускается ставить предлог “За”, надпись от руки “Зам.” или косую черту перед наименованием должности.  

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности  лиц, составивших документ, а распределение  обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

Документы коллегиального органа (Совета учредителей, Общего собрания участников АО) подписываются председателем этого органа и секретарем.

Реквизит “подпись” проставляется после реквизитов “текст”, “приложение” и печатается следующим образом:

1. должность указывается от границы левого поля;
2. расшифровка подписи после 48 печатных знаков от границы левого поля (см. рис.1).

 

 

Реквизит “визы” 

Внутреннее согласование проекта документа оформляется  визой. Это необходимо для проверки целесообразности или своевременности  составления документа специалистами  предприятия.

Реквизит “визы” включает в себя:

1. должность;
2. личную подпись визирующего;
3. инициалы и фамилию;
4. дату визирования

Виза располагается  ниже реквизита “подпись” от границы  левого поля, например:

Юрисконсульт подпись Н.И. Власов 06.06.95 

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе.

На исходящих  документах виза ставится на втором экземпляре, остающемся в фирме. На внутренних документах фирмы (приказах, распоряжениях) виза может проставляться на первом экземпляре.   

Реквизит “печать” 

На документах, удостоверяющих права фирмы или  должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и  материальных ценностей, а также  предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы  он захватывал часть наименования должности  лица, подписавшего документ, часть  его личной подписи и был хорошо читаемым.

Ответственного  за хранение и место хранения печати определяет руководитель фирмы.

Реквизит “отметка о заверении копии “ 

В случае подписания руководителем только первого экземпляра документа остальные заверяются секретарем-референтом.

Реквизит “отметка о заверении копии” располагается  ниже реквизита “подпись”.

Отметка о заверении  копии включает:

1. заверительную надпись “верно”;
2. наименование должности лица, заверившего копию;
3. его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия);
4. дату заверения.