МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ им. И.М. ГУБКИНА

Факультет экономики и управления 
 
 
 

Реферат по курсу «Документирование управленческой деятельности  и деловая корреспонденция» на тему: 

Порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну 
 

Выполнила:

магистрант  гр. ЭММ-11-01

Ким Евгения

   Приняла:

Доцент  Калашникова С.Е. 
 
 
 

Москва 2011

План 

Введение 3

Понятие и сущность коммерческой тайны 4

Защита  документов, содержащих коммерческую тайну 7

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения 8

Реализация  режима коммерческой тайны на примере  ОАО «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы» 12

Заключение 17

Литература 18

Приложение 1 19

Приложение 2 20

Введение

 

     Кто владеет информацией, тот владеет миром

     Уинстон Черчилль

     В современных рыночных условиях всё большее значение приобретает защита информации, позволяющей компании поддерживать конкурентоспособность своей продукции, организовывать защиту материальных ценностей, снижать риск корпоративного захвата и т.д.

     Одним из эффективных средств защиты коммерчески  значимой информации является введение в организации режима коммерческой тайны, т.е. принятие правовых, организационных, технических и иных мер по охране конфиденциальности информации.

     Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том  числе и конфиденциальной) Однако они не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.

     В связи с актуальностью рассматриваемой  темы целью написания данной работы является изучить организацию работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

     В соответствии с целью работы поставлены следующие задачи:

• раскрыть понятие термина «коммерческая тайна»;
• изучить делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну;
• рассмотреть реализацию режима коммерческой тайны на примере конкретной организации.

Понятие и сущность коммерческой тайны

 

       Документы могут нести информацию  открытую и информацию с ограниченным  доступом, помеченную грифами «Конфиденциально»,  «Для служебного пользования», «Коммерческая  тайна», «Секретно» и т.п. 

     Коммерческая  тайна – это конфиденциальная информация, позволяющая её обладателю при существующих или возможных  обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить  положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

     К информации, составляющей коммерческую тайну, относится: научно–техническая, технологическая, производственная, финансово–экономическая, иная информация (в том числе составляющая секреты производства, которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введён режим коммерческой тайны. Одним из критериев отнесения информации к коммерческой тайне является возможность получения экономической выгоды от её разглашения или использования.

     К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать  и т.п.

     Информация  предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне при наличии  следующих условий:

• Действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности её третьим лицам;
• Отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;
• Принятие обладателем информации необходимых мер к охране её конфиденциальности.

     Обеспечение сохранности такой информации требует  соблюдения следующих условий:

• Определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;
• Обеспечение порядка их защиты;
• Обеспечение строго контроля над допуском персонала к секретным документам;
• Точное установление того, кто организует и контролирует секретное делопроизводство, наделение их соответствующими полномочиями;
• Разработка инструкции по работе с секретными документами, ознакомление с нею соответствующих работников организации;
• Контроль над принятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны предприятия;
• Введение системы материального и иного стимулирования служащих предприятия, имеющих доступ к её секретам;
• Внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны организации;
• Личный контроль со стороны руководителя организации, внутренней службы безопасности и секретного делопроизводства.

     Сведения  коммерческой тайны предприятия  можно условно разделить на два  крупных блока (Табл. 1): 
 

Таблица 1 – Классификация коммерческой тайны

Защита  документов, содержащих коммерческую тайну

 

     Основная  цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку к конкурентам. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

     Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

-разработку  инструкций по соблюдению режима  конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;

-ограничение  доступа к носителям информации, содержащим КТ;

-ведение  делопроизводства, обеспечивающего  выделение, учет и сохранность  документов, содержащих КТ;

-использование  организационных, технических и  иных средств защиты КТ;

-осуществление  контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

     Допуск  работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия.

     Работодатель  имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать  на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны. Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность. Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

     Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издает специальный приказ о введении Перечня сведений, содержащих КТ предприятия, мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «КТ». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

     Если  сведения из Перечня переносятся  в документы, то документы становятся конфиденциальными, и от того, как будет организована работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия.

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

 

     Ведение делопроизводства, обеспечивающего  учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

     Приказом  руководителя предприятия назначается  должностное лицо, ответственное  за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Эти лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

     Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра. Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

     На  документе с грифом «КТ» указывается  количество экземпляров документа  и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»).

     Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

     Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

     Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

     Все поступающие (входящие) документы с  грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

     Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в  отдельное дело или дела. На обложке  дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся эти дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.