Понятие документ, его развитие

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ 

ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ДГТУ 

Кафедра «Документоведение и языковая коммуникация» 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине «Документоведение»

на тему «Понятие документ, его развитие» 
 
 
 
 

Выполнил  студент гр. ГЗДS-21

Лыба  Анна

(фамилия,  имя студента)

Проверил  Вышегородская Е.Д.

(ФИО  преподавателя) 

Оценка____________________

Дата  защиты_______________ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Ростов-на-Дону

2009

 

Содержание 

Введение………………………………………………………………………...  3

1. Возникновение  документа, его назначение………………….. 5

2. Свойства и  функции документа 

2.1. Свойства  документа………………………………………………………. 6

2.2. Функции документа……………………………………………………….. 7

3. Материальная  и информационная составляющие  документа 

3.1. Информационная  составляющая документа…………………………… 11

3.1.1. Электронный  документ………………………………………………... 18

3.2. Материальная  составляющая документа………………………………. 19

4. Расширение  понятия документ с развитием  науки и техники………….. 21

Заключение…………………………………………………………….. 25

Список используемой литературы…………………………………………... 26 
 
 
 
 
 

 

Введение 

      Я выбрала эту тему потому что она  очень актуальна в наше время.

Любая сфера человеческой деятельности, так  или иначе, связана с документной  информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования  в обществе;

б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может;

в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);

г) как  любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения;

д) документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.;

е) документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.

      Основная  цель курсовой: углубленное изучение документа как объекта документоведческого исследования.

      Задачи  курсовой:

• проследить эволюцию документа как носителя информации, развитие способов документирования и материалов для фиксации информации;
• выявить назначение функции и свойства документа;
• ознакомить материальной и информационной составляющими документа.

 

Основная  используемая литература 

      1. Zorya.dp.ua/post/show/materialnaja_osnova_dokumenta

      2. http://cde.ocu.ru/demoversion/course123/3_3.html

      3. .Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство  и документооборот. - М.: Книжный мир, 2004.

      4.Кушнаренко  Н.Н. Документоведение: Учебник. - Киев: Т-во «Знания», КОО, 2000.

      5. .Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. - М.: Издательство РДЛ, 2002. 

 

1. Возникновение документа, его назначение 

      Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.

      По  другой версии слово "dek" происходит от числа "десять" и связано  с тем, что на раскрытых ладонях  вытянутых рук насчитывалось  десять пальцев. Постепенно корень "dek" был заменен на "doc" в слове "doceo" - учу, обучаю, от которого были образованы слова "doctor" - ученный, "doctrina" - учение, "documentum" - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать "письменное доказательство", "доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов". В значении письменного свидетельства слово "документ" употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

Документ  специально создается  с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. 
2. Свойства и функции документа 

2.1. Свойства документа 

      Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных  качеств). Наиболее присуще из них следующие :

1. Атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может.

2. Функциональность  документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ – полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;

3. Структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

 

2.2. Функции документа 

      Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ - объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы: 

а) главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве;

б) общие  функции документа характерны для  всех документов, независимо от их типа и вида:

• информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации;
• коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна.

      В коммуникативной  функции можно  выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:

- документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);

- документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы);

• кумулятивная функция - это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;

 

в) специальные функции  присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся:

• управленческая или регулятивная функция - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации;
• правовая функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения;

функция учета дает количественную характеристику информации - это регистрация и  группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы);

• познавательная или когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, отчет о НИР и ОКР);
• общекультурная функция - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кино-фильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.);
• мемориальная (памятниковая) функция - способность документа служить "внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы);
• гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).